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Travel management

L’importanza dei dati per un Travel Manager

L’analisi e la valutazione dei dati sono da sempre processi fondamentali per chi gestisce certe attività di business. I dati sono linfa vitale per i dipartimenti marketing, carburante per i venditori, energia per il management.

E per il travel manager? Che importanza hanno i dati nel suo lavoro? Quanto sono utilizzati? E quanto è facile reperire ed elaborare le informazioni?

Spesso mi trovo a confrontarmi con Travel Manager che mi raccontano delle difficoltà che hanno nel prendere delle decisioni a causa della mancanza adeguata di informazioni. I più fortunati riescono ad elaborare i dati macro, quelli che riguardano la spesa per certi servizi di viaggio come il totale spesa aerea o il  totale spesa ferroviaria.

Ma quando devono analizzare, ad esempio, gli acquisti degli alberghi e i nuovi servizi del mondo travel (e vi assicuro che ce ne sono oggi davvero tanti), o semplicemente analizzare i comportamenti dei viaggiatori o gli andamenti rispetto a certi periodi le difficoltà crescono.

L’impossibilità di segmentare i dati, e di ordinarli in modo coerente e appropriato, fa perdere l’opportunità non solo di analizzare la spesa e i valori ad essa riferita, ma anche prendere decisioni proattive su cosa fare e su come operare al meglio un travel program aziendale.

Se il Travel Manager è davvero un Manager, (alla pari delle direzioni acquisti, commerciali, marketing e operative) non è comprensibile come si possa pensare che tale risorsa, che gestisce e amministra tra le seconda e quarta voce di costi dei bilanci aziendali, non abbia l’opportunità di svolgere bene il proprio lavoro.

Quali sono i rischi di questa carenza di informazioni per la mancanza dei dati travel?

Sicuramente l’inefficacia delle sue proposte sia verso la propria direzione, sia verso i partner con cui collabora, la non capacità di presentare dati che valorizzano il suo lavoro, e il mancato controllo delle varie fasi del processo di gestione dei viaggi d’affari con la relativa coerenza alla Travel Policy e agli accordi preferenziali sottoscritti con i diversi fornitori dei servizi Travel aziendali.

Vediamo quali sono i possibili strumenti che un Travel Manager dovrebbe “possedere” per svolgere pro-attivamente il suo lavoro e fornire valore aggiunto alla sua organizzazione:

Innanzitutto dovrebbe disporre di uno strumento di “reporting” che gli permetta di accedere facilmente alle informazioni ed effettuare delle analisi puntuali per gruppi di utente fino al dettaglio del singolo viaggiatore e centro di costo/commessa. Gli strumenti di reporting potranno raccogliere una serie di dati che ordinati e successivamente elaborati fanno comprendere che cosa si è verificato, in che modalità e perché. Spesso si tratta di un’analisi a posteriori, generalmente realizzata su base mensile (a volte anche trimestrale per aziende con spesa nei viaggi più limitata) che consente però di valutare l’andamento dei viaggi, della spesa, delle tariffe acquistate e la relativa aderenza alle linee guida aziendali come le indicazioni della Travel Policy o gli accordi specifici.

Il secondo strumento di cui potrebbe dotarsi il travel manager è quello che analizza non solo la fase pre-trip (pre-viaggio), ma sopratutto la situazione live dei viaggiatori d’affari. Fornisce informazioni su chi è in trasferta e permette di intervenire, in tempo reale, anche su eventuali situazioni di rischio. I dati di questo reporting, Insieme allo strumento prima indicato, permette al travel manager di tenere sotto controllo tutte le voci essenziali per prendere decisioni in tempo reale poiché è in grado di conoscere maggiori dettagli e il relativo valore del “business” della sua gestione dei viaggi corporate.

Il terzo strumento è un reporting evoluto, dove i dati travel (spesa dei viaggi) sono integrati con una serie di ulteriori dati che provengono da altre fonti aziendali. Ad esempio, i dati delle note spese, i dati dell’ufficio amministrativo, i dati del reparto finanziario e così via. Non sto parlando di integrazione con i “big data”, ma sicuramente di un concetto esteso di analisi, che vada al di là di una valutazione dei valori del solo dipartimento travel, ma di approfondimenti generali con i diversi aspetti aziendali e li traduce in modo coerente con quello che si vuole verificare.
Questo tipo di reporting può essere per natura anche “dinamico”, poiché la gestione delle tabelle, le queries e i risultati possono avvenire in modo istantaneo e permette anche di eseguire analisi ulteriori con la costruzione di  tabelle ad hoc.
Un report dinamico dovrebbe, inoltre, avere il vantaggio di misurare i risultati e metterli a confronto con indicatori di performance (KPI) che misurano sia gli obiettivi della spesa che di prestazione dei servizi.

Come prendere decisioni  basate su informazioni reali e accurate?

La soluzione migliore per un Travel Manager è disporre, quindi, di un sistema di business intelligence (B.I.) che, oltre ad un estratto puntale di dati, permette di confrontare in tempo reale la spesa dei servizi, gli andamenti dei fornitori, il comportamento di acquisto, le fasi dei vari spostamenti di viaggio, anche con un sistema di grafici comparativi.

Ulteriori aspetti da considerare nel progetto:

– Stabilire il livello di maturazione aziendale su obiettivi prefissati
– Unità di misura univoche
– Valutazioni condizioni di mercato
– Obiettivi chiari e misurabili
– Benchmark di mercato
– Verifica e confronto tra risparmi realizzati, risparmi mancati e risparmi potenziali
– Periodicità misurazione
– Qualità della misurazione

Le dashboard di un sistema di B.I. per il travel management

Rispetto ai cruscotti  “statici” le dashboard di un sistema di B.I. riescono a coprire esigenze più ampie che un travel manager può avere per controllare il budget e il travel program. Innanzitutto dispone di una serie di informazioni (sotto forma di grafici, indicatori, tabelle, “semaforini”) in un unico schermo iniziale, che permette di tenere sotto controllo la situazione generale del travel program.

A seconda delle integrazioni effettuate con altre fonti di dati, il travel manager ha a disposizione uno strumento interattivo per estrarre in tempo reale, e con pochi click, le informazioni di cui necessitano, man mano in un livello di profondità sempre maggiore.

Ad esempio, si può partire dalla spesa macro del totale viaggi aerei, per andare in un dettaglio successivo di spesa per compagnia aerea, poi per classi di servizio, per classi tariffarie, fino al nome del viaggiatore o commessa. Il sistema incrocia in automatico i parametri della travel policy, degli accordi esistenti (e i relativi obiettivi definiti), o dei comportamenti d’acquisto fino ai dati di rendicontazione delle note spese e gestione amministrativa.

Altri aspetti li ricordiamo sono: 

  • La conformità della politica di viaggio
  • La possibilità di avere confronti anno su anno per una valutazione comparativa delle tariffe e delle tariffe medie. Ciò fornisce un buon metro per misurare anche se la travel policy funziona e se gli interventi e il servizio è in linea agli obiettivi contrattuali.
  • Analizzare i  top fornitori / destinazioni / viaggiatori . Senza questa conoscenza non è possibile negoziare e si potrebbero perdere opportunità di risparmio.
  • Eseguire delle analisi Predittive – Un buon Travel Manager analizza e prevede le spese e le attività per i prossimi 12 mesi. Senza report e analisi significative, queste previsioni sono impossibili.
  • Report Air e Hotel Savings: dove si mostra le tariffe offerte / accettate / rifiutate. Questo dimostra ancora una volta quanto sta funzionando la travel policy.
  • Riepilogo di dati Ferrovie, noleggi e delle prenotazioni alberghiere e servizi mobilità : dettagli sui dati degli hotel utilizzati per la misurazione dei KPI e dei livelli tariffari negoziati.
  • Analisi dei comportamenti di viaggio, di prenotazione e di gestione
  • Green Report – per misurare l’impatto ambientale dei viaggi d’affari
  • Analisi dei processi aziendali
  • Analisi dell’adozione degli strumenti di online booking – self booking
  • Analisi livelli di soddisfazione – SLA –KPI Servizio
  • Analisi del T-ROI (Il ritorno dell’investimento di un viaggio di lavoro)

Il travel manager è così in grado di prendere decisioni più accurate, poiché la B.I. alleggerisce il potenziale disordine e raccoglie, consolida e analizza i dati e li presenta in una modalità visual facilmente comprensibile.
Sia che lo si utilizzi per analisi strategiche o per analisi analitiche, il sistema di B.I. riescono a condurre elaborazioni immediate a livello temporale, le tendenze di specifici fattori e aiutano a comprendere anche le eventuali conseguenze di un travel program.

Quali sono i rischi da valutare quando si decide di implementare un sistema B.I. per il controllo del travel management?

Innanzitutto il travel manager deve comprendere bene quali sono le informazioni da integrare nel sistema e quindi valutare bene quali sono le informazioni che possono aiutarlo davvero nel suo lavoro.
Infatti, uno dei rischi maggiori è quello di includere troppe informazioni e molti dati “grezzi” che rischiano di creare ancora più confusione e mettere le metriche essenziali in secondo piano. Una buona pianificazione iniziale diventa quindi fondamentale per “costruirsi” il proprio sistema di analisi B.I.

Altro aspetto importante è quello di collaborare non solo con i colleghi interni degli altri dipartimenti per creare un flusso di dati integrabili, ma anche con i fornitori dei servizi travel. Quest’ultimi, infatti, potranno risultare strategici per un’integrazione delle informazioni in modo automatizzato. Ad esempio il flusso dei dati delle carte di credito, il flusso dei dati di spesa per i noleggi auto e così via.
Fondamentale, quindi, è porsi l’obiettivo di sostituire il processo di analisi basato su  carta (o qualche file xls manuale) con un tool perfettamente integrato. E per fare questo lo strumento deve essere in grado di parlare con le terze parti attraverso i canali che utilizzano.
Inoltre, va bene ricordato che non è sufficiente solo il primo “caricamento” delle informazioni, ma sarà fondamentale mantenere e manutenere i dati aggiornati e includere anche informazioni riutilizzabili. Ed evitare di cadere nell’errore di analizzare solo le informazioni “basate sui fatti” ma di riuscire a fare analisi predittive.

Quale strumento di Business Intelligence scegliere per il business travel?

Infine, la valutazione dello strumento di Business Intelligence da scegliere per la propria organizzazione. Oggi esistono diversi strumenti che le TMC mettono a disposizione dei propri clienti. Bene o male tutte si basano su un sistema di gestione efficiente che consente, tramite un accesso web protetto da password, di accedere ad informazioni già pre-caricate e avere dei cruscotti di gestione utili per prendere delle decisioni. Tuttavia possono esserci alcuni rischi che il travel manager dovrebbe considerare per questa scelta:

  1. se decide di cambiare agenzia di viaggi e TMC. In questo caso rischierebbe di perdere molte delle informazioni che si era costruito nel tempo poiché, con il cambio di agenzia, non potrebbe più accedere a quella piattaforma specifica.
  2. se si decide di integrare informazioni dati di altre fonti, magari fonti aziendali interne riservate, che non si vuole dare all’esterno.
  3. nel caso si utilizzasse più di un’agenzia di viaggi – TMC oppure si utilizza altri canali di prenotazione (ad esempio prenotazione sul web); in questo caso l’integrazione dei dati su una piattaforma di questo genere sarebbe complicata.

Una possibile soluzione, che andrebbe a mitigare i rischi sopra indicati, e ottenere anche una maggiore flessibilità, sarebbe quella di appoggiarsi a piattaforme di Business Intelligence proprietarie o concessionarie. Cioè di quelle organizzazioni che permetterebbero le integrazioni con tutti i partner-fornitori che si vogliono considerare per le analisi per la gestione dei viaggi e ottenere quelle funzionalità tipiche di strumenti di B.I. quali analisi personalizzate e raggruppate,  filtrabili in base alle esigenze, i report dinamici ecc..
In questo caso si sarebbe svincolati dai sistemi proprietari dell’agenzia di viaggio, e si potrebbero svolgere analisi autonome grazie all’integrazione da altre fonti utili, ad esempio i dati delle risorse umane o i dati finanziari utili per il calcolo del T-ROI (Travel ROI).

La valutazione di una scelta piuttosto che d’un altra è naturalmente legata anche al costo. Tuttavia, oggi, sistemi indipendenti di B.I. specifici per il business travel sono diventati più che economici e facilmente accessibili per le aziende. Un canone annuale già di un ottimo prodotto, con interfacce in italiano e integrabile con diversi servizi-fornitori nel travel – si aggira intorno ai 2.500 euro.

Qualsiasi sarà la scelta del Travel Manager, è bene tenere a mente che oggi i cruscotti e i relativi sistemi di B.I. sono strumenti efficaci per favorire la propria crescita nella organizzazione. Infatti, con acquisite capacità decisionali, grazie a nuovi e ordinati dati, non si è solo più informati ma si può realmente dare quel valore aggiunto utile alle aziende per comprendere come fare le scelte giuste.

Inoltre, si riducono gli errori d’analisi, il tempo impiegato per queste attività è minore e si riesce a svolgere il proprio compito in maniera più strategica, magari concentrandosi più facilmente su nuovi obiettivi di efficienze.  Un piccolo investimento, per uno strumento di questo genere, porterà indubbi vantaggi non solo al travel manager ma a tutta l’azienda.  D’altronde stiamo parlando della seconda voce di costo più importante dei bilanci di molte aziende…non dimentichiamolo mai!

Se hai dubbi o vuoi confrontarti con me su questo tema, scrivimi direttamente accedendo alla messaggistica dalla community. L’iscrizione alla community è gratuita e troverai nelle aree riservate molte altre informazioni utili per il tuo lavoro di travel manager.

Buon business travel!


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CEO, consulente e formatore senior con alle spalle trent’anni di esperienza maturati in prima linea in aziende top player del settore dei viaggi d’affari e della logistica internazionale. Dal 2017 direttore editoriale del Magazine Travel for business, una pubblicazione specializzata nei temi della gestione e organizzazione dei viaggi di lavoro e degli affari in viaggio. Travel for business diventa così il primo luogo, autentico e indipendente, per condividere esperienze nel business travel e mobility management in ottica di “cultura partecipativa”.

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