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Advance booking e suggerimenti per viaggiare. L’esperienza di Roberto Del Vento in Italdesign

Roberto del Vento, responsabile acquisti e servizi generali,  ha iniziato a gestire i viaggi di Italdesign nel 2012 quando la Direzione Generale  gli chiese di coordinare l’ufficio viaggi interno, gestito dalla direzione acquisti, e di integrare i processi dedicati per ottimizzare e automatizzare le richieste di viaggio.

Un lungo percorso in una delle aziende icone nella realizzazione di prototipi, fondata a Torino nel 1968 e oggi leader a livello mondiale nella fornitura di servizi per l’industria automobilistica.

Anche la gestione dei viaggi d’affari è stato un lungo ed interessante percorso per Roberto che gli ha permesso un’attenta visione delle necessità e delle abitudini dei collaboratori aziendali che si muovono per lavoro.

Roberto, che cosa è cambiato in questi anni nella gestione dei viaggi d’affari della tua azienda?

Il viaggiatore è stato coinvolto nel tempo in un cambiamento progressivo delle abitudini. Oggi le richieste che riceviamo sono di maggiore funzionalità e completezza  in termini di ricevimento delle info di viaggio, anche se gestiamo le esigenze particolari interagendo costantemente con il viaggiatore.

Parallelamente abbiamo lavorato sulla gestione delle prenotazioni anticipate, i cosiddetti “ advance booking” per riuscire ad ottenere il massimo dell’efficienza nei processi e nei costi aziendali.

Oggi i nostri dipendenti in viaggio riescono a programmare  la loro trasferta in media anche 20 giorni in anticipo. Un risultato eccellente che ci ha permesso, nonostante un aumento del traffico e del numero di transazioni, di contenere la spesa.

Ma abbiamo lavorato anche per migliorare l’efficienza e la qualità dei processi di viaggio. Infatti nel 2016 abbiamo deciso di adottare uno strumento tecnologico per le richieste che fosse integrato con le funzionalità dell’ERP aziendale. Il tool ha dato subito buoni risultati perché è servito per ottimizzare il processo di richiesta, la gestione delle prenotazioni e soprattutto la qualità dei dati. Quest’ultimi importantissimi non solo per gli aspetti amministrativi ma anche per l’analisi e reporting dei flussi di spesa legati al travel e per facilitare il processo di controllo e autorizzazione.

Quali sono stati gli altri vantaggi che questo tool vi ha dato?

Sebbene non abbiamo promosso una Travel Policy rigida, abbiamo lavorato per promuovere una migliore responsabilizzazione dei viaggiatori e il tool ci ha dato un’ulteriore supporto perché ci ha permesso di fare un salto di qualità notevole.

Secondo la tua esperienza, oltre all’ottimizzazione dei processi e della spesa nel travel, avete anche analizzato il ritorno dell’investimento sui viaggi di lavoro?

Italdesign ha analizzato questo punto con attenzione lo scorso anno, invitando i viaggiatori a valutare il successo dei loro ultimi viaggi e il 90% di essi ha indicato un esito positivo.

L’8% dei viaggi, invece, risulta non aver generato  benefici significativi rispetto al costo, mentre il 2% è stato ritenuto insoddisfacente.

Questo esperimento  ha avuto l’obbiettivo di approfondire come viene valutato il ritorno dell’investimento di una trasferta e offrire indicazioni su come ridurre il numero di viaggi di lavoro ritenuti insoddisfacenti.

L’applicazione delle tecniche “Lean thinking”  per esempio, che è una strategia operativa nata nel mondo Automotive, oggi applicata in settori e ambiti diversi, sono state di notevole aiuto per mappare processi ed eliminare sprechi e attività che non generano valore.

Oggi sei impegnato in una nuova sfida professionale in  Italdesign che ti vede coinvolto nei processi  di internazionalizzazione. Quanto questi processi sono legati al miglioramento dell’efficienza dei viaggiatori d’affari.  E quanto i viaggiatori interni dell’azienda sono determinanti per lo sviluppo dei mercati esteri.

In un contesto  come quello attuale, sempre più interconnesso e globalizzato, le aziende, prima o poi, affrontano il processo di penetrazione dei  mercati esteri. Sono sicuro che queste operazioni  porteranno a migliorare via via, anche le efficienze  aziendali.

Italdesign  è in fase di trasformazione e conta moltissimo sulla determinazione dei suoi dipendenti.
I nostri viaggiatori d’affari  quindi, sono assolutamente pronti per salpare verso nuovi mercati.

Quali sono i tuoi trucchi del mestiere? Puoi svelarcene qualcuno?

Per rispettare un viaggio di business e renderlo altamente produttivo, esistono dei piccoli trucchetti, utili a raggiungere il successo quando si è all’estero per lavoro.

a) Arrivare sempre prima rispetto alla data stabilita (se possibile il giorno prima) e comunque avere il tempo per raggiungere la location in tranquillità.

b) Assicurarsi di avere tutte le info sull’itinerario, magari su smartphone o tablet (es. indirizzo dell’albergo in cui si alloggerà e gli orari dei meeting previsti).

c) Assicurarsi di avere sempre disponibili i numeri di emergenza.

 


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Ivano Gallino
Curioso di tutto ciò che mi circonda, mi piace trasferire le mie esperienze e conoscenze agli altri. Nella mia attività professionale mi sono da sempre occupato di mobility e travel. Ricoprendo diversi ruoli di responsabilità, ho sviluppato competenze nel marketing, nella gestione dei processi aziendali, nella comunicazione sui social media e nello sviluppo motivazionale delle risorse umane. Formatore iscritto all'albo professionale AIF, Associazione Italiana Formatori.

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