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Travel management

Come migliorare i processi di Travel Management

Indipendentemente dall’esistenza di processi organizzati o da attività estemporanee, nelle aziende è indispensabile conoscere come si svolgono le attività concernenti  i viaggi e le trasferte.

Sapere chi viaggia,

quali motivi generano la necessità,

qual è la destinazione più frequente,

sono solo alcune informazioni di base per poter pianificare e programmare i viaggi d’affari con metodo e per tempo,  avendo ben chiari i progetti di sviluppo commerciali e di vendita aziendale.

Queste attività, collegate fra loro, determinano dei veri e propri processi aziendali che, come per qualsiasi altro processo, richiedono investimento di risorse economiche e di personale.

Misurare i giorni medi di trasferta annui e riuscire in essi a inserire meno viaggi e più appuntamenti, sono un esempio di come si possa  migliorare l’efficacia commerciale e ridurre i costi del business travel.  Molto utile è anche valutare la possibilità di intervallare i viaggi con altre modalità di interazione, come le call  e video conference.

Occorre quindi porsi la domanda: nella nostra azienda cosa succede con

la prenotazione,

l’autorizzazione della trasferta e dei servizi extra standard,

il rilascio dei documenti di viaggio,

la rendicontazione,

il pagamento delle fatture e dei rimborsi

Corporate Travel Manager3Questi sono le principali attività che chi si occupa di viaggi dovrebbe svolgere. Ma chi deve svolgerle in azienda? E in che modo vengono portate a termine?

Come molte volte accade, l’abituale pratica è molto più articolata di quello che pensiamo, con diversi passaggi in più di quelli che sarebbero necessari.

Potremmo riscontrare, durante la nostra verifica, diverse rilavorazioni e inefficienze operative dovute semplicemente alla scarsa attenzione posta su queste attività.

 

Analizzare i processi interni del Travel Management

Analizzando i processi inerenti, le sorprese non mancheranno! Ci accorgeremo ad esempio che:

  • La pianificazione del viaggio è fatta sempre in tempi ristretti, anche quando sarebbe possibile il contrario, non consentendo di usufruire di sconti e promozioni;
  • L’iter autorizzativo dei servizi extra standard non è ben definito: rallenta il processo costringendo chi si occupa dell’attività a rilavorazioni ed a riprendere in mano diverse volte la pratica;
  • I tempi di rilascio dei titoli di viaggio e le varie prenotazioni non avvengono in tempi brevi e certi, creando insicurezze nel viaggiatore che a loro volta  generano molteplici chiamate telefoniche di conferma;
  • La scelta dei servizi e degli hotel è spesso casuale e non segue una corretta politica di convenzioni e contrattualizzazione con catene e network che possono avere una diffusione nazionale e/o internazionale.

Se l’obiettivo della nostra azienda, è quello di migliorare l’efficienza, ridurre i costi e ottenere la massima soddisfazione del cliente interno, quali sono le attività conseguenti all’analisi?

Le prime azioni da promuovere sono:

  • Definire gli standard di qualità e di servizio;
  • Individuare eventuali mancanze e inefficienze dei fornitori;
  • Mappare i processi interni definendo ruoli e responsabilità operative.

 

I 5 suggerimenti utili per svolgere con efficacia l’attività di travel management

Corporate Travel Manager

Per svolgere poi correttamente l’attività di travel management si deve partire da questi cinque fondamentali processi:

  • la redazione della Policy in conformità alle direttive aziendali definite;
  • la ricerca di mercato e l’acquisto dei servizi con il miglior rapporto qualità prezzo;
  • la pianificazione e la prenotazione del viaggio;
  • l’amministrazione centralizzata delle fatture e dei rendiconti;
  • la gestione dei report e dei dati.

 

Per ognuno di questi processi è evidente che si prevedono tutta una serie di sotto processi e attività correlate che dipendono molto dal tipo di organizzazione aziendale e dalle dimensioni dell’azienda stessa.
È inoltre del tutto evidente, che i processi sono tra loro connessi e riguardano diverse funzioni aziendali che devono interagire tra loro con un unico scopo.

  • La Policy aziendale: è l’elemento imprescindibile dal quale si declinano tutte le scelte e gli acquisti successivi.
  • La ricerca di mercato e l’acquisto dei servizi: dovrà essere una costante ricerca delle più vantaggiose offerte con il miglior rapporto prezzo qualità . L’utilizzo delle piattaforme tecnologiche e degli strumenti on line facilita il lavoro, confrontando diverse proposte in tempi brevi e sono indispensabili per la stipulazione di contratti e convenzioni.
  • La pianificazione e la prenotazione del viaggio sono le attività sulle quali focalizzare le maggiori attenzioni essendo l’essenza del travel management.
  • Il successo di una missione commerciale, l’immagine aziendale, la soddisfazione del cliente sia interno sia esterno dipendono da questo processo.
  • L’amministrazione e la gestione contabile sono invece attività fondamentali sia per il pagamento dei fornitori che per rimborsare i costi sostenuti dai viaggiatori. Ai normali controlli e agli aspetti legati alle attività amministrative, nel caso dei viaggi d’affari diventa importantissimo poter determinare i costi e attribuirli ai centri produttivi che li hanno generati. Centralizzando le attività di fatture, sistemi di pagamento e riepiloghi i vantaggi saranno notevoli.
  • La gestione dei dati è infine irrinunciabile per ricontrattare in base ai volumi generati, i costi dei fornitori, monitorare i giorni di trasferta delle risorse umane, la loro incidenza sul ciclo produttivo e sulle attività commerciali o di post vendita.

Corporate Travel Manager2L’applicazione delle tecniche Lean sarà di notevole aiuto per mappare i processi ed eliminare gli sprechi e le attività che non generano valore.

L’insieme di quanto sopra descritto, accompagnati dalla rimozione delle cattive abitudini, consentirà di ottenere ottimi risultati anche nel travel management, così come avviene in altre attività aziendali. I processi in continuo miglioramento, in ordine, con efficienza e qualità a tutti i livelli contribuiranno al controllo e alla riduzione dei costi aziendali centrando l’obiettivo predefinito.


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Ivano Gallino
Curioso di tutto ciò che mi circonda, mi piace trasferire le mie esperienze e conoscenze agli altri. Nella mia attività professionale mi sono da sempre occupato di mobility e travel. Ricoprendo diversi ruoli di responsabilità, ho sviluppato competenze nel marketing, nella gestione dei processi aziendali, nella comunicazione sui social media e nello sviluppo motivazionale delle risorse umane. Formatore iscritto all'albo professionale AIF, Associazione Italiana Formatori.

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