il 47% dei viaggiatori ha esigenze speciali. Ma per rendere i viaggi d’affari più inclusivi serve sia l’impegno dei Travel Manager e dei fornitori

La tendenza verso viaggi d’affari più inclusivi riflette una significativa evoluzione nella cultura aziendale. Tradizionalmente le trasferte erano focalizzate principalmente sulle necessità interne legate strettamente agli interessi di business, trascurando invece le esigenze dei viaggiatori e le scelte strategiche da un punto di vista di brand reputation. Oggi meeting con partner o incontri con potenziali clienti rappresentano ovviamente la finalità delle trasferte, ma le aziende non trascurano più l’ecosistema nel quale si muovono per selezionare i fornitori. Di pari passo con la diffusione di una sensibilità nuova verso la società e le persone, il concetto di viaggi d’affari si è quindi ampliato, ma quanto è pronto il settore del Business Travel ad accogliere davvero ogni tipo di viaggiatore?

L’accessibilità non è ancora una priorità nell’organizzazione dei viaggi di lavoro

Uno studio realizzato da Accessio Consulting 2022 ha rivelato come la maggior parte dei gestori di viaggi d’affari (70%) non sia a conoscenza del numero esatto di viaggiatori che avrebbero bisogno di accomodamenti per l’accessibilità. Secondo alcuni nella propria azienda addirittura non ci sarebbero viaggiatori con esigenze particolari. Solo il 24% stima che i viaggiatori con requisiti di accessibilità rappresentino tra il 5% e il 10% del totale. Il risultato appare molto basso e soprattutto stride notevolmente con il 47% dei viaggiatori che effettivamente segnalano di avere queste necessità. In aggiunta, la soddisfazione dei viaggi d’affari con esigenze di accessibilità è del 17% più bassa rispetto a quella del resto dei viaggiatori.

Da parte loro, il 69% di chi si occupa di organizzare trasferte aziendali ammette di non dedicare tempo all’organizzazione di viaggi accessibili; inoltre solamente il 15% dei team ha una persona dedicata alla questione. Ma il problema pare essere a monte, poiché il 60% dei responsabili dei viaggi non è in grado di valutare quando e in quale maniera i viaggiatori hanno bisogno di particolari attenzioni.

Travel Manager opera in un mondo già a misura di accessibilità

Tuttavia una nota positiva c’è. Il 30% dei responsabili dei viaggi d’affari sta attivamente lavorando sull’accessibilità o ha in programma di farlo entro la fine dell’anno. A seguire, un 22% esprime interesse in questo ambito, ma attualmente è concentrato su altre priorità.

Partiamo dal presupposto che oggi i viaggiatori con disabilità possono già contare su un migliore accesso a trasporti adeguati e camere d’albergo a norma. Da non tralasciare sono poi le direttive europee in materia di accessibilità. Il Regolamento Europeo n. 1107/200613 stabilisce che tutti gli aeroporti e le compagnie aeree che operino all’interno dell’UE sono tenuti a offrire assistenza gratuita alle persone con disabilità o mobilità ridotta. Anche le compagnie di trasporto su rotaie offrono un servizio gratuito di assistenza e assistenza ai viaggiatori per persone con disabilità o mobilità ridotta. 

Passiamo alle strutture alberghiere o fieristiche. Maniglie facili da impugnare, segnaletica in diverse lingue, porte automatiche, corridoi ampi e tecnologia accessibili: il design universale consente ai viaggiatori di essere più indipendenti nella ricerca del loro aereo, treno, albergo, centro congressi o sala riunioni. 

Attori del settore Travel devono adeguarsi per viaggi d’affari più inclusivi

Tuttavia in molti casi mancano ancora i piccoli dettagli che rendano il soggiorno e gli spostamenti dei viaggiatori d’affari più accessibili per non incentivare discriminazioni nelle realtà dei propri clienti business. Tra queste mancanze strutturali che in diversi casi devono ancora essere adeguate ci sono la larghezza delle porte, la disponibilità di ascensori nei ristoranti, di bagni per persone con disabilità, la segnaletica braille ad ogni porta; questi solo per citarne alcuni. 

Il discorso è questo: se i Travel Manager sono propositivi nel pianificare viaggi di lavoro inclusivi che non facciano discriminazioni tra i propri dipendenti in trasferta, devono poter contare su fornitori che siano sul pezzo oltre che su un’assicurazione di viaggio specialistica. Per dirne una, molti self booking tool continuano ad avere lacune di accessibilità per coloro con varie disabilità. 

Comunicazione interna accessibile per business travel inclusivo

Parallelamente i Travel Manager devono comunicare le politiche di viaggio inclusive ai dipendenti sensibili all’argomento con i giusti supporti. È importante metterli a conoscenza delle procedure per farli sentire tutelati e sicuri durante la trasferta, ma anche mandare da subito un chiaro segnale di premura e attenzione scegliendo la giusta palette di colori a contrasto, la giusta grandezza dei font nei materiali informativi o addirittura prevedere dei video di supporto. 

Migliorare la situazione attuale e alleviare lo stress dei viaggiatori d’affari con esigenze di accessibilità, già in fase di prenotazione, porterà benefici sia all’impresa che ai dipendenti finalmente gratificati e dunque più propositivi.