A Verona, l’incontro regionale AITMM del 25 settembre ha portato in primo piano un tema cruciale per chiunque si occupi di business travel: la Travel Policy. Dopo i saluti del Presidente Gallino Ivano e della responsabile di area del Triveneto, Daniela Berdin, a condurre i lavori è stata Rosemarie Caglia di Travel for Business, che ha guidato i partecipanti con un approccio pratico e interattivo.
Fin dall’inizio, i dati hanno fatto riflettere. Più di due terzi dei viaggiatori prenota fuori policy, pur conoscendo il documento e avendolo consultato almeno una volta. Un paradosso che ha aperto la vera domanda: se le regole ci sono, perché non vengono seguite? Da qui si è sviluppata una riflessione più ampia. La Travel Policy non può restare un documento rigido, scritto in linguaggio burocratico. Deve diventare una bussola. Uno strumento che orienta le scelte, protegge chi viaggia, ottimizza le risorse e contribuisce alla reputazione dell’azienda.
Il contesto rende questo passaggio inevitabile. I mercati cambiano, le tecnologie si evolvono, i sistemi di prenotazione diventano più rapidi e complessi. I viaggiatori chiedono semplicità, benessere, sostenibilità, inclusione. Una policy scritta anni fa, senza aggiornamenti, non regge più il passo.
Quando manca una bussola chiara, gli effetti si vedono subito: processi di approvazione confusi, nessuna regola per le emergenze, assenza di monitoraggio, reparti coinvolti solo in parte. Tutto questo genera disordine, costi imprevisti, frustrazione.
Ecco allora il ruolo del Travel Manager. Non come custode di regole, ma come facilitatore. Un professionista capace di integrare la policy nei tool di prenotazione, raccogliere feedback dai viaggiatori, coordinare HR, Finance e Operations. Un interprete delle esigenze che sa tradurre la strategia in processi concreti e comprensibili. Così la policy smette di essere un peso e diventa un servizio: semplice, umano, utile.
Su queste basi si è innestata la parte più partecipata dell’incontro: il laboratorio.
1. Costruire: i mattoni e i macigni Davanti ai fogli bianchi e ai post-it colorati, i partecipanti hanno immaginato la Travel Policy come una casa da edificare: servono fondamenta solide, ma occorre anche liberarsi dei pesi che ne rendono instabile la struttura. Nei mattoni verdi sono emerse richieste di chiarezza, semplicità, processi ordinati che accompagnino il viaggiatore prima, durante e dopo il viaggio. Nei macigni rossi si sono invece condensate le frustrazioni: limiti di spesa irrealistici, testi troppo lunghi e burocratici, un linguaggio che suona più come un “non puoi” che come un “ti aiutiamo a fare meglio”. Un esercizio che ha mostrato quanto la policy non sia un documento neutro, ma un’esperienza emotiva: può far sentire il dipendente protetto o, al contrario, ostacolato.
2. Condividere: la forza delle storie Il secondo momento ha chiesto di immaginare una campagna interna di lancio della nuova policy. È stato come aprire una finestra di creatività: i partecipanti hanno proposto pillole informative, mini-video, tutorial pratici, racconti di viaggio trasformati in micro-storie aziendali. Il messaggio che ne è uscito è chiaro: una policy funziona solo se parla il linguaggio delle persone. Non bastano i regolamenti: serve narrazione, serve un racconto che renda la policy un compagno di viaggio, non un controllore silenzioso.
3. Coinvolgere: mettersi nei panni del viaggiatore Il terzo esercizio ha chiesto un cambio di prospettiva radicale: “Se tu fossi il viaggiatore, cosa ti farebbe sentire parte della policy?”. È stata la parte più emozionale: sono emersi desideri di riconoscimento, di ascolto, di semplicità. Feedback a fine viaggio, attenzione personalizzata, documenti chiari e umani, momenti formativi che spiegano il “perché” e non solo il “come”.
Il messaggio finale
Alla fine, il filo conduttore dell’evento è stato evidente. La Travel Policy non deve essere vista come un elenco di divieti, ma come un linguaggio condiviso che costruisce fiducia e appartenenza. Un compagno silenzioso che accompagna chi viaggia, che semplifica invece di complicare, che motiva invece di frenare.
Perché il viaggio, come è stato ricordato più volte, non è mai solo uno spostamento. È esperienza, è crescita, è relazione. E la Travel Policy, se scritta con intelligenza e vissuta con partecipazione, diventa il filo invisibile che lega persone e azienda in un percorso comune.
