Oggi la crescente instabilità geopolitica, l’emergere di nuove minacce sanitarie e gli effetti del cambiamento climatico rendono più che mai indispensabile un approccio strutturato e consapevole al travel risk management (TRM), che passi attraverso una collaborazione olistica e integrata tra aziende, travel management company e società specializzate nella gestione del rischio.
Da questo presupposto nasce la collaborazione tra CTI – Cisalpina Tours International (il nuovo brand con cui la Tmc del gruppo MSC si propone sui mercati esteri) e Ambimed, realtà italiana specializzata nella gestione sanitaria e dei rischi di viaggio.
Grazie alla nuova partnership, le aziende clienti di CTI potranno accedere a soluzioni integrate e innovative per la sicurezza e la prevenzione sanitaria durante i viaggi di lavoro, in Italia e all’estero.
Loretta Bartolucci, Commercial Director di CTI, e Alessandro Perrone, General Manager e Co-founder di Ambimed, ne hanno parlato durante un incontro presso gli uffici milanesi di CTI. L’incontro ha rappresentato anche l’occasione per soffermarsi sugli aspetti chiave del TRM.
“Nel 2024 – ha dichiarato Loretta Bartolucci – abbiamo registrato oltre 24 mila transazioni dei nostri clienti in Paesi a rischio, con un incremento del 36% rispetto all’anno precedente. Con numeri del genere è fondamentale focalizzarsi sulla sicurezza, grazie all’abbinamento tra competenza umana e tecnologie a supporto”.
La normativa di riferimento in tema di travel risk management e duty of care
A eccezione dei grandi gruppi internazionali, molte imprese della Penisola faticano ancora ad affrontare in maniera sistematica ed efficace il tema del duty of care, ovvero l’obbligo legale in capo alle organizzazioni di proteggere i dipendenti da eventuali danni. Eppure, ha spiegato Alessandro Perrone, esistono ormai numerose normative di riferimento, a livello nazionale e internazionale:
- prima fra tutte, il ben noto standard ISO 31030:2021, che riunisce le linee guida a cui le aziende dovrebbero attenersi per strutturare il travel risk management in modo corretto. Si tratta di indicazioni e non di obblighi, ma rappresentano un punto di riferimento per i giudici in caso di dispute legali riguardanti la gestione del rischio durante i viaggi di lavoro;
- l’Art. 2087 del Codice Civile italiano che impone all’imprenditore di adottare le misure necessarie per tutelare l’integrità fisica e morale dei lavoratori;
- il Decreto Legislativo n. 81/2008, più noto come Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, che rappresenta la principale normativa italiana in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro;
- un recente documento della SIML – Società Italiana di Medicina del Lavoro, riconosciuto dal Ministero del Lavoro, che stabilisce le linee guida per i medici competenti in caso di trasferta dei dipendenti.
Gli step di un piano di travel risk management efficace
Alessandro Perrone ha illustrato le fasi attraverso le quali è possibile articolare un efficace piano aziendale di travel risk management:
- definizione dell’organizzazione preposta alla gestione dei rischi di viaggio;
- stesura delle procedure e condivisione con tutti gli stakeholders, incluso il medico competente;
- identificazione, analisi e valutazione dei rischi;
- gestione dei rischi attraverso la messa in atto di misure di prevenzione (tra queste, meeting trip con i viaggiatori per informarli sulle criticità della destinazione) e mitigazione (ad esempio, stabilire con il dipendente il percorso meno rischioso dall’albergo fino alla sede di lavoro);
- a trasferta avvenuta, monitoraggio e revisione di quanto è accaduto durante il viaggio per introdurre eventuali azioni correttive. Il tutto senza tralasciare la fondamentale attività di comunicazione, che rappresenta un cardine in ogni piano di travel risk management.
Rischi oggettivi e soggettivi nei piani di travel risk management
“Quando si valutano le criticità di una trasferta – ha detto Alessandro Perrone – è bene soffermarsi su due tipi di rischi: quelli oggettivi, legati alle specificità della destinazione, e quelli soggettivi, connessi alle condizioni individuali del viaggiatore (ad esempio, eventuali problemi di salute). Si può viaggiare ovunque nel mondo, a patto di compiere valutazioni accurate ed essere correttamente informati”.
Gestire il rischio senza limitare
È d’obbligo un chiarimento aggiuntivo: “Queste procedure non hanno lo scopo di ostacolare il lavoro del dipendente con un eccesso di regole e precauzioni – ha puntualizzato Perrone -. La sfida è mettere a punto processi che incidano positivamente sul livello di sicurezza dei viaggiatori, senza rappresentare un limite”.
Un cambio di prospettiva per le Tmc
Porre l’accento sulla sicurezza, ha aggiunto Loretta Bartolucci, comporta anche una ridefinizione del ruolo della travel management company, chiamata ad assumere di conseguenza un ruolo di consulente strategico.
I tre momenti chiave del supporto fornito dalla Tmc
“Nella fase pre-trip, dedicata alla pianificazione del viaggio,andiamo ad affiancare l’azienda e il viaggiatore nel reperimento di informazioni sui rischi della destinazione, che comunichiamo attraverso newsletter e alert – ha detto Bartolucci -. A seguire, durante la fase on-trip, è essenziale il monitoraggio costante della situazione geopolitica e sanitaria, insieme al supporto H24 e alla possibilità di localizzare i dipendenti in caso di emergenza”.
“Infine, la fase post-trip prevede l’analisi degli eventi e la redazione di report utili a rivedere policy e procedure aziendali, in un’ottica di miglioramento continuo”.
Percepire il valore del travel risk management
Dall’incontro emerge chiara una necessità: le aziende devono cominciare a percepire la gestione del rischio non più come un costo, ma come un valore. I dipendenti, infatti, sono l’asset più prezioso delle imprese. Proteggerli significa salvaguardare la loro salute fisica e psicologica, la loro produttività e la continuità operativa, garantendo l’efficacia della trasferta.
Inoltre, un valido piano di TRM aiuta a prevenire incidenti e crisi che possono incidere negativamente sulla business continuity, generando costi imprevisti e il rallentamento di progetti cruciali.
Un alleato della reputazione aziendale che rientra anche negli obblighi ESG
Oltre a ciò, prendersi cura della sicurezza dei dipendenti rafforza la reputazione aziendale e consente di evitare i costi aggiuntivi derivanti dalla gestione della crisi. “E i piani di travel risk management – ha concluso Alessandro Perrone – rientrano pienamente negli obblighi di ESG a cui le aziende dovranno attenersi a partire dal 2027”.
