Non importa quanto siano automatizzati i processi di gestione delle spese aziendali, le quali possono aumentare rapidamente e del tutto fuori controllo. Oltre a cause esogene, le ragioni potrebbero anche essere endogene; ad esempio dei sistemi obsoleti di rendicontazione o di calcolo del budget per le trasferte potrebbero contribuire ad una parziale dispersione di risorse economiche. Più facile è il processo da seguire per manager e dipendenti, più velocemente essi possono ottenere informazioni utili per prendere decisioni più strategiche, quando e ovunque si trovino. Ma in che maniera facilitare tali dinamiche? Cosa considerare per ottimizzare la gestione del budget aziendale? Quali aspetti della policy sottoporre al vaglio?
AI per processi di audit frequenti e affidabili
Chiunque controlli manualmente le note spese e l’attività di spesa diretta e indiretta sa bene quanto sia una pratica lunga e soggetta a errori.Inoltre, se gli audit non vengono eseguiti frequentemente, è facile perdere il filo e non intervenire tempestivamente in violazioni, pagamenti in eccesso o azioni non più in linea con le politiche.
Ecco perché l’integrazione dell’intelligenza artificiale e dell’apprendimento automatico nel processo potrebbe ridurre il lavoro manuale, aprendo la strada a controlli frequenti, rapidi e accurati del budget, di spese sospette, di infrazioni alle norme. Con altre parole, l’estrazione automatica di dati dalle ricevute consente a chi si occupa di revisione e verifica della travel policy di concentrarsi esclusivamente sulla gestione e sulla risoluzione di eccezioni, errori e frodi affidando all’AI la reportistica a basso rischio. Ma un’automazione del sistema potrebbe portare vantaggi anche lato dipendente; infatti i trasfertisti possono essere rimborsati più velocemente e a un costo inferiore.
Dipendenti e conformità
Assai spesso i dipendenti pronti a partire per un viaggio di lavoro non sono sicuri di come funzioni il processo di presentazione delle note spese e il rispetto delle nuove politiche aziendali. Riunendo flussi di lavoro automatizzati, essi possono fare scelte di acquisto migliori, senza dover studiare parola per parola sulla nuova travel policy per rimanere conformi. La user experience di un tool digitale guida i lavoratori nella giusta direzione, avvisando quando una spesa non è corretta e fornendo indicazioni sulle scelte migliori. L’azienda può rendere la formazione più veloce, migliore e più memorabile, con una soluzione integrata in tempo reale che consenta agli utenti di applicare le nuove conoscenze quando ne hanno bisogno. Inoltre l’AI applicata alla pianificazione delle trasferte utilizza i risultati basati sull’analisi per identificare il comportamento e i modelli di spesa dei dipendenti, valutare la necessità di aggiornare le politiche e ottimizzare le prestazioni del programma.
È possibile adattare i processi di spesa e controllo con la stessa rapidità con cui cambiano le politiche?
Ogni processo potrebbe nascondere rischi di frode, errori e spese non conformi. Le aziende sono sempre alla ricerca di un modo per muoversi più velocemente, soprattutto per stare al passo con la concorrenza che quasi sempre ha già messo in atto una sostanziale conversione digitale. Combinando competenze umane, intelligenza artificiale e machine learning in un’unica piattaforma, è possibile automatizzare le revisioni della conformità alle policy. Ad esempio, le ricevute possono essere analizzate e convalidate con un’unica immagine e in più lingue, inoltre le note spese possono essere verificate in conformità con la politica dell’organizzazione; inoltre i controlli fiscali e IVA possono essere verificati per garantire la conformità alle richieste fiscali.
Sono molti oggi gli attori della travel industry che offrono soluzioni di rendicontazione digitale delle spese di viaggio con l’utilizzo di AI. La prossima volta che devi scegliere un gestore di note spese prova ad immaginare di fare un nuovo passo verso un controllo ottimizzato.
