Una soluzione T&E integrata può migliorare l’esperienza dei viaggiatori d’affari, incrementare la loro produttività e la gestione delle analisi e del controllo delle spese. Sono questi i risultati salienti dello studio di Forrester Consulting commissionato da Amadeus sulla “trasformazione digitale del processo Travel and Expense (T&E)”.
Una gestione che grava anche sui dipendenti
I responsabili finanziari e IT intervistati hanno affermato che i processi per la gestione T&E gravano pressoché sui dipendenti e manager viaggiatori. Oltre, naturalmente, sui reparti amministrativi preposti al controllo. Si tratta spesso di attività manuali e ripetitive con scarso valore aggiunto.
Solo il 50% delle aziende dispone oggi di una attività informatizzata per la gestione delle note spese. Il restante 50% sostiene costi rilevanti per i lenti e non produttivi processi di recupero delle spese, dei flussi di approvazione e di scansione e verifica analitica dei documenti.
Il basso livello di integrazione di strumenti per la gestione delle spese in viaggio aumenta inoltre il carico manuale sui dipendenti.
I Manager intervistati hanno indicato che il processo end-to-end richiede in media 13,6 ore per viaggio. La maggior parte del tempo viene impiegato per la prenotazione del viaggio da parte dei dipendenti, l’approvazione del viaggio da parte dei manager e la elaborazione della nota spese. La parte più lunga del processo è però l’elaborazione e il rimborso delle spese.
Gli obiettivi aziendali
Lo studio mette in risalto i tre principali obiettivi delle aziende per i prossimi mesi:
- Aumentare l’efficienza delle operazioni
- Accelerare la trasformazione digitale
- Migliorare l’esperienza dei dipendenti
I vantaggi che si ottengono con un sistema integrato sono: conformità alle politiche di viaggio (Travel Policy) e alle politiche di T&E e incremento della soddisfazione degli utenti.
Uno strumento T&E integrato supporta anche altri obiettivi aziendali:
- una maggiore digitalizzazione ed efficienza delle operazioni aziendali e
- una migliore capacità di gestire il duty of care dei viaggi dei dipendenti.
Una soluzione che Amadeus ha intrapreso con Cytric Travel&Expense che consente, appunto, di integrare tutti gli elementi che compongono un viaggio d’affari.
