Social Media: alleati per organizzare i viaggi aziendali

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Sono state oltre 250 le partecipanti al #secretaryday, l’appuntamento nazionale di formazione e networking dedicato alle Assistenti di Direzione che si è svolto recentemente a Milano. Travel for business ha avuto il piacere di partecipare come Partner all’importante iniziativa di Secretary.it, la più grande business community di tutt’Italia.

Secretaryday_Travelforbusiness

La Social Reputation, e come oggi le Assistenti di Direzione possono favorire la crescita e migliorare la loro reputazione online e quella delle aziende in cui lavorano, è stato il tema cardine della giornata. Oggi si parla di rete e ambiente dove identità, relazioni e esperienze si intrecciano tra mondo reale e virtuale, dove “Le persone ti incontrano sui social e online, e poi decidono se stringerti la mano” ha dichiarato Andrea Albanese, relatore durante la giornata e tra i massimi esperti di Social Media in Italia.

Dionilla-CeccarelliTra le partecipanti  Dionilla Ceccarelli, di professione Assistente di Direzione presso un’importante azienda multinazionale e Finalista del Premio ADA 2016 con il decalogo dell’Assistente Social & Digital.
Ha conseguito il certificato internazionale di Cultura e Lingua Russa all’Università Patrice Lumumba di Mosca e da anni sostiene il progetto per la qualificazione e il riconoscimento del ruolo professionale di Assistente di Direzione per l’area Lazio in qualità di Regional Business Ambassador di Secretary.it

 

Dionilla, come l’evoluzione digitale fa evolvere il ruolo della Manager Assistant e quanto questo può essere di supporto alle aziende?

 L’Assistente di Direzione è l’anello di congiunzione fra l’azienda e l’esterno e sempre più spesso è anche la figura deputata ad agire sui canali social per veicolarne i valori fondanti.

Oggi l’Assistente di Direzione affianca alla sua funzione tradizionale di ausilio organizzativo all’attività del manager (gestione dell’agenda, elaborazione dei report, organizzazione di viaggi ed eventi aziendali ecc..) anche la nuova competenza della gestione dei canali social.

Social Media

Molte aziende, come per esempio le compagnie aeree, chiedono ai propri dipendenti di postare almeno un messaggio al mese per raccontare le ultime news o le curiosità del loro brand. Le Assistenti di Direzione avendo contatto diretto con il management riescono a percepire prima e meglio di altri dipendenti l’umore aziendale ed è stato riscontrato che il loro post sono i più visualizzati e creano engagement, grazie alla capacità di creare legami tra il brand e i suoi “fans”.

Ecco che l’azienda, se capace di creare un rapporto di famigliarità sul web,  crea fiducia e induce gli utenti a diventare clienti e a consigliare i prodotti o servizi agli amici, generando messaggi virali di sicura efficacia.

D’altronde il  passaparola è un importante strumento di marketing anche sul web e i Social Networks, se opportunamente utilizzati, sono i nuovi alleati delle Assistenti di Direzione!

 

Quali sono i tuoi suggerimenti per l’uso dei canali social?

Gli utenti e il numero dei contenuti condivisi crescono di ora in ora rendendo i canali social mezzi di comunicazione da cui non si può prescindere, ma da utilizzare con criterio e attenzione.

Per muoversi nel nuovo villaggio globale della rete è necessario, quindi, un uso consapevole di questi nuovi strumenti sia quando li usiamo come mezzi di comunicazione e marketing sia quando li utilizziamo per reperire informazioni.

La perfetta Assistente di direzione sa orientarsi sui Social Network e grazie alla sua esperienza e preparazione riesce a selezionare le informazioni più adatte ai suoi obiettivi professionali.

 

Quanto i Social Network sono utili nell’organizzazione dei viaggi d’affari?

I Social Network sono particolarmente utili, ad esempio, per pianificare un viaggio d’affari o anche per trovare informazioni su le migliori location da utilizzare una volta arrivati a destinazione.

Social Media TravelInfluenzano notevolmente le scelte di chi è deputato a organizzare un viaggio di lavoro, in quanto permettono di avere un’idea di ciò che si sta per prenotare senza spostarsi dall’ufficio e in più leggendo le recensioni o feedback lasciati da altri viaggiatori possiamo farci un idea abbastanza veritiera anche sulla qualità dei servizi offerti.

Ad esempio il feedback è particolarmente importante per i servizi non tangibili come per esempio le compagnie aeree.

Le aziende per organizzare i viaggi di lavoro si servono delle agenzie di viaggio ma l’Assistente di Direzione conoscendo le necessità e gli obiettivi professionali del Manager deve orientare la scelta per razionalizzare il viaggio in termini di sicurezza, comfort,  risparmio di tempo ed efficienza dei mezzi a disposizione.

Nell’organizzazione di un viaggio non bisogna mai dare nulla per scontato, il primo requisito da tener presente è la sicurezza specialmente quando si viaggia in paesi ad alto rischio (red alert).

E anche in questi casi molti social hanno attivato delle procedure speciali per comunicare in caso di catastrofi ambientali. Per esempio Facebook ha il “Safety Check” uno strumento semplice e facile da utilizzare per connettersi e rassicurare famigliari e amici sul proprio stato di salute ma anche per controllare se anche gli altri intorno a noi stanno bene.

Inoltre i social sono molto utili anche per visionare/prenotare strutture che possano garantire il riposo e nello stesso tempo abbiano a disposizione tutte le facilities (connessione wi-fi, ambienti luminosi, sale conferenze etc.) necessarie per proseguire le attività lavorative anche fuori dagli spazi e orari aziendali.

 

Quali sono i tuoi suggerimenti per “migliorare le relazioni di affari in viaggio”?

Un altro modo di utilizzare i Social Network è il recupero d’informazioni su persone d’interesse professionale (clienti/ospiti) per cui ad esempio stiamo organizzando un evento/cena aziendale. Dai social si possono desumere informazioni professionali ma anche elementi strettamente legati alla vita privata come per esempio il giorno del compleanno, religione e cultura di appartenenza, passioni e hobby che ci aiuteranno a organizzare un evento aziendale di sicuro successo nel rispetto delle peculiarità dell’ospite.

Social TravelPersonalmente amo i Social Network! Li utilizzo sia come Regional Ambassador di secretary.it, la business community delle Assistenti di Direzione Italiane cui appartengo con orgoglio, sia per tenermi in contatto con amici e colleghi di ogni parte del mondo.

Le dinamiche dei social sono entusiasmanti, ad esempio, qualche anno fa ho organizzato un viaggio di lavoro a Kuala Lumpur – Malesia e sono entrata in contatto con professionisti locali che sono poi divenuti miei contatti sui social.

Lo sviluppo di quest’impegno professionale è stato sorprendente, gradualmente la mia rete di contatti malesi si è ampliata in modo naturale e inaspettato e molti contatti si sono trasformati in amici (come dice una nota pubblicità)!

 

E tu come usi i Social Network per organizzare i viaggi d’affari?

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