In un’epoca di forte rialzo delle tariffe, conoscere le tecniche di negoziazione alberghiera sviluppare hotel program efficaci è fondamentale per ottenere un saving reale per l’azienda, accontentando al contempo i viaggiatori.
Durante il seminario pomeridiano della convention annuale di GBTA, il 2 ottobre a Milano, si sono confrontati tre rappresentanti della filiera: Diego Rumazza, Global Director of Sales di Starhotels, Alessandra Massa, Operations Director di BCD Travel Italia, ed Elisa Amerio, Travel Manager & Strategic Buyer di Siemens.
Tariffe alberghiere: una sfida per il travel manager
Diego Rumazza ha sottolineato le difficoltà del contesto attuale: “In tema di tariffe alberghiere, dal 2010 al 2019 abbiamo vissuto un periodo relativamente stabile: inflazione bassa, crescita del PIL moderata, prezzi fermi o in aumento contenuto. Poi, dal 2020 in avanti, tutto è cambiato: aumento dei costi energetici, del personale, delle forniture e trasformazioni nella domanda turistica, con stagioni più lunghe e picchi anche in mesi prima considerati di bassa stagione. A Milano, nel 2024, la tariffa media ha toccato il livello record di oltre 240 dollari. A Roma i valori sono simili: tariffe sopra i 200 dollari con tassi di occupazione stabilmente oltre l’80%. Questi numeri rendono le negoziazioni estremamente complesse”.
Il dato storico come leva strategica
Nell’attuale scenario inflattivo, i dati diventano, ancor più che in passato, una leva strategica fondamentale per condurre delle negoziazioni efficaci. “Per venire incontro alle esigenze di saving dell’azienda, la Tmc deve poter disporre di dati consolidati di spesa, non solo anno su anno, ma anche storici. Le attività aziendali infatti cambiano, le imprese si espandono in nuovi mercati. Comprendere il trend di lungo periodo è indispensabile per impostare un hotel program realmente efficace”.
Usciamo dalla logica del “set and forget”
Massa ha sottolineato anche la necessità di superare la logica del “set and forget” nella stesura di un hotel program: “Il programma deve essere dinamico, rivisto più volte durante l’anno per intercettare le esigenze di saving dell’azienda e dei viaggiatori.
Continuous procurement: l’evoluzione della negoziazione alberghiera
Anche Elisa Amerio ha sottolineato l’importanza di passare dalla tradizionale negoziazione alberghiera annuale a un processo di continuous procurement, con un monitoraggio costante dei prezzi e una frequente ridefinizione delle tariffe: un cambio di prospettiva che non può prescindere da un ruolo attivo della Tmc, a cui spetta il compito di fornire all’azienda input e alert sulle variazioni e le opportunità offerte dal settore. “Questo approccio dinamico consente di reagire ai cambiamenti del mercato e ottimizzare il risparmio aziendale, rendendo l’hotel program uno strumento realmente strategico”.
Cambia anche la definizione dei massimali: “La travel policy – ha detto Amerio – non può fissare massimali validi ovunque, perché rischiano di essere irrealistici: deve invece considerare le differenze tra città e Paesi”.
Concentrazione dei volumi
Mai come oggi concentrare i volumi per acquisire maggiore potere negoziale – coinvolgendo se necessario anche la divisione aziendale dedicata al Mice – è indispensabile per raggiungere gli obiettivi di saving prefissati. “In Italia, a differenza di altri Paesi, la negoziazione alberghiera avviene ‘mettendo sul piatto’, in media, un volume di appena 70–100 prenotazioni all’anno. Per questo è consigliabile concentrare i volumi su poche strutture selezionate, piuttosto che disperderli” ha detto Alessandra Massa.
L’importanza di sensibilizzare i viaggiatori
Un altro tema chiave riguarda la gestione dei viaggiatori: “I nostri dati rivelano che tra il 30 e il 40% delle prenotazioni alberghiere attualmente non passa attraverso i canali ufficiali imposti dall’azienda – ha detto Alessandra Massa –. Un problema che causa una forte dispersione di dati e un conseguente indebolimento del potere negoziale. Uno strumento efficace per sensibilizzare il personale, m ancora poco in uso presso le aziende italiane? A detta di Alessandra Massa, è utile ricorrere agli alert e alla messaggistica relativa alla travel policy.
Prenotazioni fuori policy e processi autorizzativi
“A volte le deroghe alla travel policy diventano la regola invece che l’eccezione, e questo crea problemi sia alla Tmc, sia all’azienda – ha dichiarato Elisa Amerio –. È quindi fondamentale gestire queste eccezioni con processi chiari, evitando che diventino routine. Dove ci sono troppe deroghe, significa che la travel policy non è più funzionale e va aggiornata”.
Tariffe dinamiche vs. LRA
Oggi si parla molto di tariffe alberghiere dinamiche. Ma i travel manager le utilizzano davvero? “La preferenza dei travel manager va ancora alle LRA (Last Room Availability), che consentono di prevedere la spesa e stilare i budget – ha dichiarato Alessandra Massa –. A volte, però, le aziende finiscono per sforare lo stesso i budget perché le camere con LRA non sono sempre disponibili”.
“Io preferisco ricorrere alle LRA e confidare nella partnership con l’albergatore – ha commentato Amerio –. Il rapporto con l’account manager alberghiero è fondamentale: permette di trovare soluzioni flessibili e soddisfare le esigenze dell’azienda senza compromettere la qualità del servizio per i viaggiatori”.
