Il 19 luglio 2023, il team di BCD Travel ha pubblicato i risultati entusiasmanti del loro sondaggio globale condotto su acquirenti di viaggi. I dati raccolti hanno svelato una tendenza in crescita riguardo all’importanza attribuita alla gestione delle spese e dei viaggi, raggiungendo un livello mai visto dal 2020.
Priorità nei Pagamenti e Spese
Quando si tratta di pagamenti e spese aziendali, le priorità dei buyer sono rimaste consistenti nel corso degli ultimi due anni. Ecco cosa è emerso dal sondaggio:
- Semplificazione dei Processi: Semplificare i processi rimane in cima alla lista delle priorità. I buyer riconoscono che un flusso di lavoro fluido e intuitivo è essenziale per garantire una gestione efficiente delle spese e dei viaggi.
- Soddisfazione dei Viaggiatori: La soddisfazione dei viaggiatori è una preoccupazione condivisa dai buyer. Un viaggiatore felice e appagato può influenzare positivamente la produttività aziendale.
- Contrasto alle Frodi: La sicurezza e il controllo delle frodi sono elementi cruciali nell’ambito della gestione delle spese. I buyer comprendono l’importanza di garantire che le transazioni siano autentiche e sicure.
- Esperienza di Pagamento e Spese senza Intoppi: Un’esperienza di pagamento e gestione delle spese senza intoppi è altrettanto rilevante. I buyer sono consapevoli che una procedura efficiente può migliorare notevolmente l’efficacia dei viaggi aziendali.
- Efficienza Operativa: L’efficienza operativa ha registrato il maggior aumento di importanza. Questo aspetto è direttamente correlato al risparmio di costi indiretti, rendendolo un obiettivo chiave per i buyer.
Problemi nella Configurazione e Amministrazione dei Pagamenti
Durante il sondaggio, gli acquirenti di viaggi hanno condiviso le principali problematiche che affrontano nella configurazione e amministrazione dei pagamenti. Eccoli:
- Fornitori che non Accettano Specifici Metodi di Pagamento: Circa il 46% dei buyer ha segnalato il problema dei fornitori che rifiutano di accettare specifici metodi di pagamento o applicano tariffe extra. Una vera sfida, vero?
- Esigenze di Pagamento dei Non Dipendenti: Il 43% degli acquirenti si è trovato a dover gestire le esigenze di pagamento dei non dipendenti, come collaboratori esterni o consulenti. Questa diversità comporta ulteriori complessità nella gestione delle spese.
Metodi di Pagamento più Utilizzati
Per quanto riguarda i metodi di pagamento, il sondaggio ha rivelato i seguenti dati interessanti:
- Carte Aziendali: Gli acquirenti utilizzano le carte aziendali nell’84% dei casi. Questo metodo offre praticità e tracciabilità per le spese aziendali.
- Account Centralizzati/Per Viaggi di Lavoro: Il 71% degli acquirenti predilige gli account centralizzati o dedicati ai viaggi di lavoro. Questo approccio consente una migliore organizzazione delle spese e dei budget.
- Pagamento Virtuale: Solo il 38% dei partecipanti offre il pagamento virtuale ai viaggiatori. Anche se in crescita, sembra che ci sia spazio per una maggiore adozione di questa pratica.
La Gestione delle Spese e la Riconciliazione delle Carte di Credito
Una delle sfide principali nella gestione delle spese aziendali riguarda la riconciliazione delle carte di credito e la gestione delle spese. Ecco cosa i partecipanti al sondaggio hanno evidenziato:
- Raccolta di Ricevute e Fatture Mancanti: Più della metà dei partecipanti (52%) ha segnalato la raccolta di ricevute e fatture mancanti come la maggiore sfida. Senza documentazione adeguata, la gestione delle spese diventa un vero rompicapo!
- Riconciliazione Manuale: La riconciliazione manuale delle spese è stata indicata dal 45% degli intervistati come un compito complicato e dispendioso in termini di tempo.
- Gestione delle Spese per Categorie Complesse: Il 45% dei buyer ha condiviso le difficoltà nell’affrontare le spese per categorie complesse, come ad esempio soggiorni in hotel con pasti e servizi pagati separatamente.
Visibilità dei Costi e Conformità
La visibilità dei costi e la conformità sono aspetti fondamentali per una gestione finanziaria efficace. Tuttavia, sembra che ci siano ancora alcuni punti critici da affrontare:
- Manca Conoscenza delle Spese Effettuate durante il Viaggio: Quasi un quarto degli acquirenti (24%) non ha alcuna conoscenza delle spese effettuate durante il viaggio. Un problema da risolvere per una maggiore trasparenza finanziaria!
- Prenotazioni Fuori Programma: Il 23% degli intervistati ha segnalato la difficoltà nel tenere traccia delle prenotazioni fuori programma. Queste spese possono sfuggire al controllo se non gestite adeguatamente.
Approvazione Pre-Viaggio: Importanza Divisa
Sull’importanza dell’approvazione pre-viaggio per il controllo delle spese, le opinioni sono divise:
- Il 44% considera l’approvazione pre-viaggio “molto importante” o “estremamente importante”.
- Un altro 44% la ritengono “leggermente importante” o “per niente importante”.
La diversità di opinioni su questo aspetto rivela la complessità nell’equilibrare il bisogno di controllo con la necessità di garantire un’esperienza senza intoppi per i viaggiatori.
Somiglianze e Differenze tra Acquirenti e Viaggiatori
Il sondaggio ha anche esaminato le somiglianze e le differenze tra i punti di vista di acquirenti e viaggiatori:
- Rischio di Frode: Gli acquirenti considerano il rischio di frode più importante rispetto ai viaggiatori. Una precauzione comprensibile per la sicurezza finanziaria aziendale.
- Sfide riguardo alle Categorie di Spesa Complesse: Circa la metà sia degli acquirenti che dei viaggiatori si trovano ad affrontare le stesse sfide riguardo alle categorie di spesa complesse, come ad esempio soggiorni in hotel con pasti e altri servizi pagati separatamente. Avere un accordo comune può semplificare la gestione.
- Adozione del Pagamento Virtuale: Il 38% degli acquirenti offre il pagamento virtuale ai viaggiatori, mentre solo l’1% dei viaggiatori afferma di utilizzare questo metodo. Una discrepanza che suggerisce un potenziale divario nella conoscenza delle opportunità offerte dal pagamento virtuale.
