La distribuzione lungo la filiera che collega fornitore, intermediario azienda rappresenta una componente strutturale del costo complessivo di ogni prenotazione. Comprenderne la dinamica consente al Travel Manager di evolvere da negoziatore di tariffe a gestore di una supply chain complessa, con impatti diretti su budget, governance e qualità del servizio.
Misurare il Total Travel Cost of Distribution
Ogni prenotazione corporate attraversa un ecosistema articolato: GDS, TMC, sistemi di settlement, piattaforme tecnologiche, circuiti di pagamento. Ognuno di questi attori genera valore economico e assorbe una quota della spesa.
L’obiettivo strategico per il Travel Manager consiste nell’introdurre una metrica integrata che includa:
- tariffa negoziata;
- fee di agenzia;
- costi di distribuzione;
- servicing e gestione delle modifiche;
- oneri di pagamento;
- impatti amministrativi e di riconciliazione.
La gestione delle irregolarità operative, sempre più frequente in uno scenario globale instabile, incide in modo significativo sul costo effettivo per viaggio. La misurazione sistemica permette di individuare aree di attrito e ridefinire le priorità negoziali su basi oggettive.
Scelte di canale e impatto operativo
L’evoluzione degli standard distributivi, con la crescente diffusione di contenuti NDC accanto al tradizionale modello GDS, modifica l’equilibrio economico del programma travel. Ogni canale presenta una propria combinazione di costi, complessità tecnologica e qualità del servicing.
Per il Travel Manager l’analisi deve includere l’intero ciclo di vita della prenotazione: dalla creazione della prenotazione alla gestione post-ticketing. Una tariffa inizialmente più competitiva può generare costi superiori in fase di modifica, integrazione o reporting. Al contrario, un’infrastruttura consolidata può offrire maggiore efficienza operativa e stabilità gestionale.
La scelta ottimale emerge da un confronto basato su dati interni, volumi, frequenza delle modifiche e struttura organizzativa aziendale.
Incentivi e allineamento degli interessi
La filiera della distribuzione incorpora meccanismi di incentivazione legati ai volumi intermediati. Per il Travel Manager, la piena visibilità di questi flussi rappresenta una leva di governance.
Un modello trasparente, con strutture di remunerazione dichiarate e condivise, consente di allineare gli interessi tra azienda e intermediari. L’integrazione di logiche a net fee o revenue sharing esplicito favorisce una maggiore coerenza tra strategia distributiva e obiettivi di efficienza.
In un contesto in cui i board richiedono controllo e tracciabilità della spesa, la trasparenza della catena del valore rafforza la posizione del Travel Manager all’interno dell’organizzazione.
Il payment come leva finanziaria
La componente di pagamento incide in modo rilevante sulla spesa complessiva. Commissioni dei circuiti carta, fee transfrontaliere, costi di riconciliazione e tempi di rimborso generano un impatto diretto sui flussi di cassa e sul costo amministrativo.
L’integrazione della strategia di payment nel travel program consente di ottimizzare la struttura finanziaria, migliorare la tracciabilità e ridurre l’attrito operativo. Soluzioni come virtual card o lodge account centralizzati offrono maggiore controllo e dati più granulari, facilitando il dialogo con CFO e finance.
In programmi di grandi dimensioni, anche variazioni marginali sulle commissioni producono effetti economici significativi su base annua.
KPI evoluti per una gestione strutturale
Il passaggio da una logica di saving tattico a una di ottimizzazione strutturale richiede indicatori adeguati. Accanto all’average ticket price trovano spazio metriche come costo totale per prenotazione, costo di servicing per PNR, incidenza delle fee di pagamento e impatto delle modifiche operative.
Questi KPI rafforzano il ruolo del Travel Manager come interlocutore strategico del procurement e della direzione finanziaria, trasformando il travel program in una leva di efficienza misurabile e governabile.
Governare la complessità
Il Travel Manager che integra analisi economica, visione tecnologica e governo della filiera distributiva acquisisce un vantaggio strutturale. La creazione di valore si concentra sulla capacità di orchestrare canali, intermediari e strumenti di pagamento in modo coerente con gli obiettivi aziendali.
Il futuro del travel management si definisce quindi attorno a una parola chiave: controllo. Controllo dei dati, dei flussi economici e delle scelte distributive. Una competenza che distingue la funzione travel come presidio strategico all’interno dell’impresa.
Se volete capire quanto incide realmente la distribuzione sul vostro budget, quali canali generano efficienza e dove si annidano costi impliciti, il primo passo è un’analisi strutturata e indipendente del vostro modello operativo.
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