Abbiamo parlato del fenomeno “multi-sorgente” in questo articolo “Travel Mixology“. I dipendenti, abituati nella vita privata a interagire con una combinazione di AI, contenuti UGC, comparatori e piattaforme intuitive, tendono a replicare lo stesso approccio nel contesto aziendale. Questo genera nuove opportunità di personalizzazione e soddisfazione dell’employee, ma introduce anche rischi di leakage, perdita di controllo, dispersione dei dati e incertezze sul duty of care.
Con questa guida per i Travel Manager, vogliamo mettere in evidenza alcuni suggerimenti per non contrastare la Mixology, ma governarla, integrandola in un modello più evoluto di policy, procurement e user experience.
Il presente toolkit fornisce una guida pratica per farlo, combinando prospettiva strategica e operatività.
1. RIPENSARE LE POLICY IN LOGICA “FLESSIBILE MA GUIDATA”
Overview
Il nuovo viaggiatore aziendale si aspetta margini di autonomia analoghi a quelli del leisure. Policy troppo rigide generano comportamenti “fuori canale”, mentre policy troppo permissive creano inefficienze. Serve quindi un modello ibrido, dove l’azienda definisce regole chiare e il dipendente opera con libertà entro confini predefiniti.
Dettaglio: Introduce categorie dinamiche: budget variabile per destinazione, preferenze di orario, limiti flessibili legati alla missione. Evidenzia esplicitamente cosa è negoziabile e cosa no. Inserisci meccanismi di “pre-approvazione intelligente” integrati nel SBT, così da governare la personalizzazione senza rinunciare al controllo.
2. AGGIORNARE I SELF BOOKING TOOL CON CAPACITÀ AI-NATIVE
Overview
Gli utenti sono già abituati a chiedere all’AI di filtrare, suggerire e ottimizzare. Se il SBT aziendale non offre un’esperienza comparabile, i dipendenti cercheranno alternative non autorizzate. L’AI diventa quindi un fattore competitivo interno.
Dettaglio: Richiedi ai vendor: motori di raccomandazione “preferenziali”, ricerca descrittiva (“viaggio breve con scalo facile”), interfacce conversazionali e integrazione di fonti esterne (mappe, rating verificati). Verifica anche la capacità del sistema di apprendere dagli itinerari storici per proporre opzioni realistiche e conformi alle policy.
3. VALUTARE I FORNITORI ANCHE SULLA LORO INTEROPERABILITÀ
Overview
L’era della Travel Mixology rende decisivo non solo il costo della singola tariffa, ma la capacità del fornitore di “dialogare” con gli strumenti aziendali. L’integrazione dei dati non è un valore accessorio: è il nuovo standard.
Dettaglio: Inserisci nel procurement criteri di valutazione come apertura API, qualità del data feed, compatibilità con SBT e sistemi ERP, presenza di chatbot o soluzioni automatizzate per modifiche e gestione disruption. Assicurati che i fornitori supportino standard globali (NDC, strutture dati unificate, deep link personalizzati).
4. RAFFORZARE IL DUTY OF CARE IN UN MONDO DI PRENOTAZIONI “FUORI PIATTAFORMA”
Overview
Con la Mixology aumentano le prenotazioni fatte su canali esterni, e con esse il rischio di perdere visibilità sugli spostamenti reali dei dipendenti. Il duty of care deve evolversi per intercettare l’intero ciclo di viaggio, non solo ciò che passa attraverso la TMC.
Dettaglio: Implementa sistemi di “trip scraping/capture” che raccolgono automaticamente le conferme di viaggio provenienti da email personali o app esterne. Inserisci notifiche automatiche che ricordano la policy prima dell’acquisto. Utilizza piattaforme di risk management collegate in tempo reale, così da garantire assistenza anche quando il viaggio non è stato prenotato dentro i canali ufficiali.
5. COSTRUIRE UNA GOVERNANCE CONGIUNTA TRA HR, TRAVEL E IT
Overview
Il comportamento di pianificazione non è solo un problema operativo, ma culturale e tecnologico. Per governarlo servono tre funzioni aziendali che collaborano stabilmente.
Dettaglio: HR gestisce la parte di employee experience, Travel definisce policy e controllo, IT assicura integrazione dati, cybersecurity e compatibilità con gli strumenti aziendali. Crea un tavolo fisso e una roadmap trimestrale di miglioramento dell’esperienza di viaggio interna.
6. MAPPARE I NUOVI COMPORTAMENTI DEI BUSINESS TRAVELLER
Overview
Non esiste un unico modo di “fare Mixology”: ogni organizzazione ha gruppi di utenti con abitudini e strumenti diversi. Capirli è la base per creare policy realistiche.
Dettaglio: Conduci survey interne: quali strumenti usano? A cosa danno priorità (tempo, prezzo, comfort)? Quanto si fidano dell’AI? Identifica profili (planner, ottimizzatore, social-driven, AI-first) e costruisci regole e supporti pensati per ciascuno.
7. INTRODURRE UNA FORMAZIONE DI BASE SULLA “TRAVEL AI LITERACY”
Overview
La capacità di usare in modo consapevole AI e piattaforme è direttamente collegata alla qualità delle scelte di viaggio, ai costi e alla sicurezza. Non formare le persone significa lasciare autonomia senza competenza.
Dettaglio: Organizza micro-moduli: come scrivere richieste efficaci ai modelli, come validare dati, come confrontare suggerimenti AI con fonti umane, come valutare rischi e affidabilità delle piattaforme. Un dipendente “AI-capable” riduce leakage e aumenta sicurezza.
8. CREARE UNA LISTA DI STRUMENTI APPROVATI PER LA MIXOLOGY
Overview
Vietare l’uso di strumenti esterni è inutile: le persone li useranno comunque. È più efficace definire quali sono considerati sicuri e compatibili con gli standard aziendali.
Dettaglio: Crea una whitelist: siti affidabili per hotel e voli, piattaforme di contenuti verificate, strumenti AI con livelli di privacy accettabili. Associa linee guida su cosa è ammesso e cosa no, riducendo ambiguità e comportamenti a rischio.
9. MONITORARE I COSTI REALI, NON QUELLI “PREVISTI”
Overview
La Mixology aumenta il rischio di frammentazione: costi che non emergono nei sistemi ufficiali, prenotazioni volanti, modifiche fatte da mobile fuori policy. Il budget rischia di diventare opaco.
Dettaglio: Integra fonti multiple: TMC, carte corporate, ricevute digitali, itinerari catturati da app, feed dei fornitori diretti. Costruisci una dashboard che misuri il Total Travel Expenditure (TTE) e non solo la spesa registrata nelle piattaforme ufficiali.
10. PREPARARE UNA POLICY 2027 BASATA SU CO-CREAZIONE CON I TRAVELLER
Overview
La Travel Mixology non è una tendenza passeggera ma un comportamento destinato a diventare struttura. Le policy future dovranno nascere da un processo continuo di ascolto e revisione.
Dettaglio: Stabilisci cicli di feedback trimestrali, conduci test A/B su nuove regole, monitora il comportamento reale e adatta la policy in tempo quasi reale. Le regole non devono essere statiche, ma un sistema in evoluzione continua, co-costruito con i viaggiatori aziendali.
Il tempo delle policy statiche è finito. Nell’era della Mixology vince chi governa la complessità, non chi la contiene. Il Travel Manager è chiamato a diventare il vero regista dell’esperienza di viaggio aziendale.
Foto di Designecologist: https://www.pexels.com/it-it/foto/foto-della-persona-che-tiene-l-i-phone-1970139/
