Una guida pratica e concreta per travel e mobility manager che vogliono trasformare la mobilità in un asset strategico e sicuro per l’azienda
La mobilità aziendale oggi è molto più che un insieme di trasferte, spostamenti o dispositivi assegnati. È un ecosistema dinamico, fatto di persone che si muovono tra sedi, clienti, aeroporti e hotel, spesso connessi a reti pubbliche, armati di smartphone, laptop e app di ogni tipo. È anche un mondo in cui i confini tra lavoro e vita personale si fanno sempre più sottili, e dove la sicurezza non può più essere relegata alle pareti dell’ufficio o ai firewall aziendali. In questo scenario, travel e mobility manager si trovano a gestire sfide nuove: garantire efficienza, flessibilità e allo stesso tempo proteggere i dati, i dispositivi e — soprattutto — le persone.
Allineare le strategie di mobilità agli obiettivi di sicurezza non è un dettaglio, ma una condizione necessaria per mantenere la fiducia dei clienti, rispettare le normative, evitare danni economici e reputazionali. Questo articolo è pensato proprio per chi si occupa di mobilità sul campo e vuole affrontare il tema della sicurezza in modo pratico, senza tecnicismi inutili. Dall’analisi del contesto alla definizione di obiettivi chiari, dall’implementazione delle policy al miglioramento continuo, vedremo insieme come costruire una mobilità sicura, intelligente e sostenibile. Perché oggi, più che mai, mobilità fa rima con responsabilità.
Valuta il tuo panorama mobile
La prima cosa da fare, prima ancora di introdurre nuove policy o acquistare software di gestione, è prendersi del tempo per osservare con attenzione cosa succede davvero in azienda sul fronte della mobilità. Oggi il concetto di “mobile” non si limita più allo smartphone aziendale: coinvolge laptop, tablet, dispositivi personali usati per lavorare da remoto o in trasferta, applicazioni in cloud e dati sensibili condivisi anche inconsapevolmente. Valutare il panorama mobile significa fotografare tutti questi elementi e capire quante persone vi accedono, da dove, con quali autorizzazioni e quali strumenti di protezione. È un lavoro apparentemente tecnico, ma in realtà molto strategico, perché aiuta a rispondere a domande cruciali: quanti dispositivi sono davvero registrati? Chi li usa? E soprattutto: cosa accade se uno di questi dispositivi viene perso, rubato o attaccato? Questo tipo di analisi consente ai travel e mobility manager di avere una mappa chiara del perimetro su cui costruire le successive scelte operative. Senza questa fase iniziale, qualsiasi policy rischia di essere generica e inefficace.
Definisci obiettivi di sicurezza chiari e condivisi
Dopo aver compreso il livello reale di esposizione e la varietà dei dispositivi e delle connessioni attive in azienda, è il momento di fare un passo avanti: tradurre questa consapevolezza in obiettivi di sicurezza. Ma attenzione: non stiamo parlando di frasi di principio, tipo “vogliamo una mobilità sicura”, bensì di risultati concreti, misurabili, che possano diventare un riferimento quotidiano per chi prende decisioni o si muove per lavoro. Questo significa, ad esempio, stabilire che ogni dispositivo aziendale debba essere rintracciabile, protetto da autenticazione forte e crittografia, oppure che nessuna applicazione mobile possa accedere a dati sensibili senza una specifica autorizzazione. Gli obiettivi devono essere allineati alla strategia dell’azienda, al settore di appartenenza, alle normative vigenti e alle esigenze delle persone coinvolte: non solo i dipendenti, ma anche gli auditor, i clienti e i partner. Serve un confronto continuo tra chi si occupa di sicurezza IT, chi organizza i viaggi aziendali, chi gestisce il personale e chi lavora sul campo. Solo in questo modo le regole non restano sulla carta ma diventano parte integrante della cultura aziendale.
Metti in pratica le politiche EMM
Una volta chiariti gli obiettivi, è il momento di trasformarli in azioni concrete. È questa la fase in cui la mobilità incontra davvero la sicurezza, e dove il ruolo dei travel e mobility manager diventa decisivo. Implementare politiche di Enterprise Mobility Management (EMM) significa introdurre un sistema coerente di regole che accompagni ogni fase della vita del dispositivo: dalla registrazione all’uso quotidiano, fino alla dismissione. Ogni scelta tecnica deve avere un senso rispetto agli obiettivi: configurare correttamente i dispositivi, attivare sistemi di autenticazione robusti, prevedere aggiornamenti automatici, stabilire protocolli per il backup dei dati o per la loro cancellazione in caso di smarrimento. Ma non si tratta solo di hardware: anche le app vanno selezionate, distribuite e monitorate con attenzione, tenendo conto delle autorizzazioni concesse e delle informazioni a cui accedono. I dati, poi, sono il cuore pulsante della mobilità moderna: devono essere protetti nel momento in cui vengono creati, archiviati, trasmessi e, infine, eliminati. Per rendere tutto questo possibile, ci si affida a strumenti come MDM, MAM, MIM e MCM, che vanno scelti con criterio e integrati in modo intelligente nei processi aziendali esistenti.
Monitora e migliora in modo continuo
La sicurezza non è mai un traguardo raggiunto una volta per tutte, soprattutto quando si parla di mobilità. I dispositivi si aggiornano, le app cambiano, le abitudini degli utenti si evolvono e le minacce diventano sempre più sofisticate. Per questo è fondamentale prevedere un sistema di monitoraggio costante che consenta di tenere sotto controllo ciò che accade sul campo e di misurare l’efficacia delle policy implementate. È importante che i dati raccolti non restino chiusi in un cruscotto IT, ma vengano letti e interpretati insieme ai feedback di chi si muove davvero per lavoro. Un travel manager può segnalare se una procedura di login è troppo complicata da applicare in aeroporto, o se un sistema di backup automatico rallenta l’operatività durante una trasferta. Queste informazioni sono preziose per individuare i punti critici e migliorare l’esperienza degli utenti senza rinunciare alla sicurezza. Il miglioramento continuo si fonda su questa logica: ascolto, misurazione, adattamento. È un ciclo virtuoso che permette alle aziende di restare agili e protette allo stesso tempo, senza trasformare la sicurezza in un ostacolo alla produttività.
Una visione integrata per una mobilità sicura e strategica
Alla fine, il vero segreto per coniugare mobilità e sicurezza sta in una visione integrata e condivisa. Non si tratta di demandare tutto all’IT o di scaricare la responsabilità sui fornitori di software, ma di costruire una strategia che tenga conto delle esigenze di tutti. I travel e mobility manager giocano un ruolo centrale, perché sono in contatto diretto con chi si muove, conoscono i percorsi, gli strumenti usati, le criticità quotidiane. Ma serve anche l’apporto delle risorse umane, della compliance, dell’area legale e naturalmente del team IT. Quando tutti collaborano alla definizione delle regole, alla scelta degli strumenti e alla valutazione dei risultati, la mobilità smette di essere una fonte di rischio e diventa un vantaggio competitivo. In un mondo dove il lavoro si fa sempre più da remoto, in viaggio, tra una connessione Wi‑Fi pubblica e una VPN aziendale, avere una mobilità sicura non è più un’opzione: è la condizione per lavorare bene, proteggendo persone, dati e reputazione.
Photo credit: SevenStorm JUHASZIMRUS
