Ci eravamo lasciati a maggio con la prima parte di un articolo che voleva idealmente avvicinare e mettere a sistema il mondo del Travel Management a quello della Security Aziendale…..Ed è già stato tempo di partire e tornare dalle Vacanze.
Dobbiamo quindi per forza ripartire dai viaggi: milioni di viaggiatori hanno lasciato e lasceranno (non solo per turismo) le loro case…, hanno viaggiato, viaggeranno e torneranno senza problemi.
Come già scrivevo a maggio, viaggiare all’estero non è mai stato più sicuro di quanto lo sia oggi.
Tuttavia… anche se quasi tutti sono rientrati senza problemi, una piccola parte di loro può aver affrontato situazioni di pericolo anche grave dovuto ad incidenti di Safety o di Security.
Nella prima parte di questo articolo ricordavo che i più frequenti problemi che il viaggiatore incontra all’estero riguardano incidenti stradali e/o problemi medici: sono tuttavia molti i problemi che possono impattare anche in maniera grave sui viaggiatori.
Di chi è la responsabilità in questi casi?
Per quanto attiene il turista oltre alle ovvie responsabilità civile e penale delle strutture che erogano il servizio (hotel, compagnie aeree, strutture turistiche), molta responsabilità rimane in capo al viaggiatore.
Per le aziende e le organizzazioni che hanno una personalità giudica invece, il Datore di lavoro è responsabile dell’assolvimento del Duty of Care. Chi può supportare il Datore di Lavoro in questo senza l’aiuto di chi i viaggi li organizza?
Duty of Care nel Travel Management
Che cosa si intende per Duty of Care? È un concetto anglosassone che esprime l’obbligo del datore di lavoro di prendersi cura del proprio personale sia nel paese di origine che all’estero.
I viaggiatori che si recano all’estero spesso non hanno la giusta preparazione per mitigare i rischi (anche atipici) cui la loro missione li espone, o semplicemente non hanno esperienza dei territori in cui devono svolgere l’attività. Talvolta il paese di destinazione non possiede gli stessi standard lavorativi e sanitari italiani, oppure è interessato da maggiori livelli di instabilità politico-sociale.
Assolvere il Duty of Care…
….è un dovere del Datore di Lavoro che difficilmente può compiuto senza il contributo fondante del Travel Manager.
Non mi soffermerò sulla base normativa già rivista assieme nella prima parte dell’articolo, ma su un approccio metodologico pragmatico che può portare ad un T-ROI* (ritorno sugli investimenti di Travel) o di ROSI (ritorno sugli investimenti di Security ) misurabili alla fine dell’anno.
*T-ROI è il termine coniato da Travel for business per identificare il ritorno degli investimenti sul Travel Management
Per assolvere il Duty of Care occorre:
- Informare, che significa informare e formare i viaggiatori ed i distaccati aziendali sui rischi presenti nella destinazione del viaggio (prima che partano) e richiede una profonda analisi dei rischi presenti, che devono essere misurati e valutati per probabilità di accadimento e per possibile impatto in modo da identificare eventuali minacce.
- Prevenire, che vuole dire mettere in campo strategie procedurali atte a mitigare i rischi riducendo le possibilità di accadimento. La formazione è tra gli interventi possibili quello con il più alto ritorno sull’investimento: conoscere le destinazioni, comprendere le situazioni locali, le differenze culturali e linguistiche significa capire i rischi e poterli evitare.
- Monitorare. I rischi di viaggio possono riguardare eventi naturali, situazioni mediche, sociali o politiche. Solo il monitoraggio costante permette una tempestiva rilevazione di possibili impatti e di reagire quando questi si manifestano.
- Intervenire, significa in verità essere già pronti a farlo! Il famoso Cardinale Richelieu diceva che “l’esperienza dimostra che se si prevede da lontano il disegno che desidera intraprendere, si può agire con rapidità una volta venuto il momento di eseguirlo”.
La Travel Security Policy, strumento per la gestione dei rischi per chi viaggia
Un buon punto di partenza per il Travel manager è quello di considerare questi punti nella redazione della Travel Policy, oppure anche meglio quella di tenerli presenti prevedendo una Travel Security Policy dedicata, scrivendola – se presente in azienda – a quatto mani con il Security Manager.
Cosa è, quindi, opportuno inserire nella Travel (Security) Policy?
In maniera non esaustiva suggerisco qui di seguito, alcune sezioni da considerare nella redazione della policy.
Il documento deve chiare ai viaggiatori ed alle altre funzioni aziendali l’avvenuta istituzione da parte dell’azienda di:
- un Crisis Team, con potere decisionale, deputato a gestire le emergenze prendendo decisioni tempestive in caso di situazioni di crisi che coinvolgano i viaggiatori od il personale in distacco.
- un piano di gestione delle emergenze.
- un processo di autorizzazione dei viaggi con distinzione tra i viaggi che presentano rischi accettabili (per l’organizzazione) e quelli che presentano rischi maggiori da eliminare o mitigare ad un livello accettabile.
- assicurazione dei rischi di viaggio trasferibili, quali ad esempio quelli di situazione medica che possono rendere necessaria una ospedalizzazione oppure un rimpatrio medico
- una mappatura dettagliata delle destinazioni e dei rischi ivi presenti con dettaglio dei paesi da considerare a rischio maggiore (da revisionare periodicamente).
- valutazioni aziendali approvate dal Senior Management sulle contromisure da prendere e sulle deroghe in merito agli aspetti di Travel management nei paesi più rischiosi, quali ad esempio i criteri con cui scegliere gli hotel, o fornire una trasporti locali sicuri (autisti dedicati, scorte etc)
- un protocollo di comunicazione delle emergenze (azienda/viaggiatore e viceversa).
- il metodo con cui l’azienda effettua il monitoraggio dei viaggi per gestire tempestivamente eventuali minacce che si possano manifestare
- quali sono i comportamenti attesi dei viaggiatori – da parte dall’azienda durante i momenti di off-time e quali comportamenti debbano essere evitati per non esporsi a rischi inutili.
I risultati della Survey sulla Travel Risk Management
Per concludere la seconda parte di questo articolo vorrei condividere i risultati di una breve survey condotta dal sottoscritto su un campione da 24 Security Manager italiani di riferimento.
L’indagine ha voluto mettere a fuoco lo stato di maturità del processo di Travel Risk Management nelle aziende italiane. Di seguito i quesiti e le risposte ricevute:
1) Nella sua azienda viene redatta una valutazione dei rischi di viaggio dal RSPP o dal Security Manager?
2) Nella sua azienda è attivo un programma strutturato di Travel Risk Management?
3) Il responsabile della Security viene coinvolto nel processo di Travel Risk Management e nelle valutazioni di eventuali misure di sicurezza da prevedere a tutela dei viaggiatori?
4) Esiste una Travel Security Policy che spieghi ai dipendenti gli strumenti e i processi attivati dall’azienda per mitigare i rischi di viaggio e i comportamenti attesi da parte dei viaggiatori?
5) Nella sua azienda viene utilizzato uno strumento-servizio di Mass comunication e -o di Real Time Alerting dedicato ai viaggiatori?
6) Nella sua azienda viene utilizzato uno strumento o un servizio di Travel Tracking per monitorare i viaggi esteri?
7) La vostra azienda ha strutturato un programma di Crisis Management, identificando i manager che gestiranno l’evento in caso di emergenza?
8) È attivo un programma di Travel Security Awareness?
9) La vostra azienda effettua, come richiesto dalla Farnesina, la registrazione dei dipendenti in distacco o trasferta estera sul sito MAE – viaggiare sicuri?
In conclusione
Il Travel Manager può e deve dare un valore aggiunto all’azienda collaborando all’attivazione di un processo aziendale di gestione dei rischi di viaggio.
In alcune aziende, dove la particolarità della produzione (ad esempio di macchinari o di costruzioni di grandi opere in paesi stranieri) genera un continuo flusso di viaggiatori, il Security Manager talvolta coincide con il Travel Manager.
Ad ogni modo qualunque sia l’estensione del vostro ruolo di gestori del processo di viaggio, implementare un processo di Travel Risk Management è una grande opportunità di valore aggiunto, sia permettendo all’azienda di operare in nuovi scenari anche se difficili ed ancora di più evitando l’accadimento di eventi che genererebbero costi rilevanti e forse insostenibili per l’azienda.
Alla fine dell’anno una gestione accurata permetterà di misurare i KPI di gestione del rischio e di dimostrare un T-ROI, ovvero un guadagno economico.
Ma di questo parleremo nella prossima puntata.
Samuele Caruso
Travel Security & Crisi Manager
Presidente ASIS International – Chapter Italy
