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Travel management

Travel Policy, cosa sapere quando si decide di realizzarla a livello globale. 4° puntata

Nella quarta puntata del nostro percorso di conoscenza sulla gestione del business travel a livello globale, (vedi qui gli articoli precedenti), mi dedicherò ad un aspetto molto importante per chi intende adattare o sviluppare la travel polilcy internazionale.

L’armonizzazione della travel policy globale deve poter tener conto delle diverse normative in tema legale e fiscale locali. A tal fine sono preposti i diversi uffici locali esistenti in azienda, il Fiscale ed il Legale, che valutano eventuali incompatibilità. In caso di impedimenti legali prevale la legge locale e la travel policy deve essere adeguata di conseguenza.

La mia esperienza di Travel Policy Globale

Quello che ho potuto riscontrare gestendo il Business Travel a livello globale sotto questo profilo è stata la differenza circa le posizioni legali e fiscali relativamente ai rimborsi spese, che dovevano seguire il dettato del paese di riferimento.

La travel policy globale pertanto deve essere redatta in modo che possa dettare le regole generali di viaggio, modalità di acquisto della biglietteria ed eventuale soggiorno e relativi limiti di spesa e deve restare a livelli più alti delle travel policy locali che possono prevedere a loro volta condizioni più restrittive o semplicemente attuative nel rispetto delle leggi amministrative e fiscali locali.

Laddove per motivi particolari occorra disporre di travel policy più ampia di quella globale, il singolo paese può richiedere alla casa madre apposita deroga e concordare le eventuali eccezioni o integrazioni.

I Drivers per la Travel Policy Globale

In linea di massima gli obiettivi delle regole di viaggio globali e locali tendono ad assicurare all’azienda sicurezza, qualità ed economicità.
Questi secondo me sono i tre pillar in estrema sintesi che guidano i redattori della travel policy.

Sicurezza
Il capitale umano è uno dei fattori dell’azienda di primaria importanza e deve pertanto essere tutelato e messo al riparo da qualsiasi tipo di rischio.

Qualità
Al viaggiatore deve essere garantito un livello di confort minimo durante la sua attività lavorativa in trasferta, a tal fine vengono condivisi degli standard qualitativi che il travel manager (sia esso globale o locale) devono ricercare nell’attività di sourcing relativa ai viaggi di affari.

Economicità
In un’azienda multinazionale la voce “viaggi” assume una rilevanza tale da suggerire l’organizzazione di una struttura che tenga calmierata e monitorata l’entità, i limiti di spese svolgono questo compito mentre il reparto che gestisce i costi ne monitora l’andamento e le deroghe.

Travel Policy, che cosa conviene sapere quando si decide di realizzarne una a livello global?

Abbiamo già più volte citato questo elemento, la Travel Policy (TP) o regole di viaggio. Si tratta di un documento che racchiude in sé un elenco di regole alle quali le parti che interagiscono in azienda con il mondo viaggi si devono scrupolosamente attenere.

Ma prima di parlare di questo importante strumento è opportuno fare un’ulteriore riflessione sulla figura del Travel Manager.

Cosa fa il Travel Manager? Chi è il Travel Manager?

Il mercato dei viaggi riconosce questa figura ormai da diversi anni e ad esso associa il ruolo di colui o colei che definisce le regole di viaggio, individua e negozia con le controparti (Agenzie viaggi, hotel ecc.) monitora i risultati ed i costi relativi ad i servizi di viaggio e offre valore aggiunto all’organizzazione in termini di benefici e sicurezza per tutti gli utenti aziendali.

Per inciso, negli ultimi anni a questa figura è stato assegnato anche il compito di gestire la mobilità facendola così diventare la figura del Mobility Manager, ma questo è un altro tema.

Tornando al Travel Manager, sia esso locale o globale, in pratica nelle aziende di grandi dimensioni non sempre le attività e funzioni di cui sopra sono attribuite ad una unica persona. Mi spiego meglio: spesso le regole di viaggio vengono emesse dalla funzione HR di concerto con quella di Cost Management sulla base delle informazioni prodotte da chi effettivamente poi si muove sul mercato dei viaggi (spesso appartenente alla funzione acquisti), in pratica si può pensare alla figura del Travel Manager come ad una entità virtuale che raccoglie il pensiero combinato delle tre funzioni sopra indicate. Così ho gestito nella mia azienda il Business Travel  a partire dal 2006.

E’ anche vero che il ruolo del Travel Manager, sopratutto nella sua evoluzione recente, sta diventando sempre più importante e da mero esecutore sta diventando  protagonista anche nel supporto della redazione delle Travel Policy, delle attività che portano alla negoziazione e alle relazioni con i diversi attori interni aziendali (area amministrativa, finance, it ecc..).
Nelle aziende di medio piccole dimensioni, invece, questa sommatoria di attività è spesso affidata ad un’unica persona identificabile come Travel Manager o Gestore delle Politiche di viaggio.

Tornando alla nostra Travel Policy Globale, indipendentemente che il Travel Manager abbia una funzione di gestione diretta o indiretta dei processi interni legati alle trasferte, si dovranno valutare molto dettagliatamente la sua valenza e l’opportunità di redigerla.

Ad esempio, trattando gli aspetti legislativi e fiscali,  nella mia esperienza abbiamo notato che a livello locale i paesi in cui opera l’azienda possono avere un diverso approccio alle spese per viaggi di lavoro, in particolare al rimborso delle note spese.

Tuttavia, queste differenze spesso impattano sulle diarie o sui “piè di lista”, e difficilmente hanno una diretta correlazione con i vantaggi rivenienti dalla emissione di un regolamento per le spese per i viaggi di affari, in due parole della travel policy.

Foto di Jan Vašek da PixabayPer costruire una travel policy globale efficace è opportuno avere ben chiaro a chi deve essere indirizzata, spesso in azienda i viaggiatori possono essere “classificati” di seria A e di serie B (se non addirittura di serie C…). Inoltre è necessario disporre degli strumenti di controllo: non ha senso dare delle regole se poi non si possono controllare. Altrettanto auspicabile sarebbe avere delle conseguenze per l’eventuale mancato rispetto, per esempio, se è previsto che il taxi, a norma di T.P. non si debba utilizzare, al momento della sottomissione della nota spese non deve essere rimborsato, diversamente la regola perde di significato.

Il travel manager globale deve quindi avere una chiara visione e completa conoscenza delle caratteristiche locali, la travel policy globale deve poter essere osservata in tutti i paesi con le eventuali maggiori restrizioni o deroghe a cui accennavo in precedenza e deve anche verificare che localmente possano essere messe in atto le misure di controllo.

Dal punto di vista economico, abbiamo già visto come i volumi globali possano portare vantaggi a tutti i paesi e quindi più in generale al conto economico consolidato.

Per quanto concerne poi le regole da scrivere nella travel policy, ce ne sono diverse, di norma hanno tutte l’obiettivo di orientare l’azienda verso i 3 pillar di cui a qualche paragrafo sopra. Sui contenuti possono venire in aiuto le agenzie viaggi che stanno sempre più svolgendo un ruolo consulenziale o le società indipendenti di consulenza nel travel management che possono dare un ulteriore supporto.

Nella prossima puntata vi parlerò di “Global Travel: come controllo i viaggi”. Continua a seguirmi!


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massimo
40 anni di attività commerciale in una grande Banca italiana che nel tempo è arrivata ad essere presente in oltre 20 paesi. 17 anni passati nel ramo affari, a sviluppare e gestire nuova clientela e 23 negli acquisti di cui 11 nel marketing e grandi eventi e 12 nel business travel globale e mobility.

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