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Travel management

Taxi e Car Sharing, come inserire i costi in nota spese

Al termine di una trasferta di lavoro si deve spesso compilare e sottoscrivere un modello di rimborso che, autorizzato, permette di essere inoltrato all’ufficio incaricato della liquidazione del trattamento di missione.

L’inserimento nella nota liquidazione missione dei documenti di cui si chiede il rimborso, può avvenire con documenti cartacei oppure nelle forme on line come deliberato lo scorso 21 luglio dall’agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione 96/E/2017, che ha dato il via libera alla conservazione soltanto elettronica dei giustificativi di spesa.

Lo svolgimento delle missioni può avvenire nelle aree metropolitane anche con mezzi come i taxi e oggi, sempre più, con la condivisione di vetture come il Car Sharing che gode degli stessi vantaggi fiscali assimilati per il taxi. Lo ha chiarito bene, infatti,  l’Agenzia delle Entrate con la risoluzione n. 83/E che ha assimilato il servizio di car sharing alle trasferte effettuate nel comune della sede di lavoro, laddove i documenti di prova racchiudano tutte le informazioni necessarie, come il destinatario della prestazione, il percorso effettuato, la distanza percorsa nonché la durata e l’importo dovuto.

Il Car Sharing non concorre a formare il reddito

Con la risoluzione n. 83/E del 2016, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti in tema di rilevanza, nell’ambito dei redditi di lavoro dipendente, del rimborso spese per il servizio di car sharing utilizzato dal dipendente in occasione di trasferte nell’ambito del territorio comunale ove è ubicata la sede di lavoro.

In generale, quando la trasferta o la missione è svolta all’interno del comune ove è ubicata la sede di lavoro, non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore i soli rimborsi delle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore; diversamente, sono da assoggettare a tassazione le indennità e i rimborsi di altre spese di viaggio.

Equiparazione dei documenti Car Sharing come per i Taxi secondo la Risoluzione N.83/E

L’equiparazione di tali documenti ai fini dell’applicazione dell’articolo citato, che consentirebbe di non assoggettare a tassazione i relativi rimborsi, sarebbe giustificata dal tipo di servizio fornito dalle Società di Car Sharing. Infatti, il servizio di taxi consiste nel trasportare il cliente da un luogo (di partenza) alla destinazione pattuita e, per tale servizio, viene richiesto un corrispettivo sulla base della tariffa comunale in vigore. Analogamente, il servizio di Car Sharing consiste nel mettere a disposizione del cliente un veicolo presso un luogo predefinito (luogo di partenza) e con tale veicolo il cliente raggiunge la destinazione desiderata.

Il giustificativo va sempre associato ad una missione autorizzata.

Similmente al servizio di taxi, anche per il servizio di Car Sharing, il corrispettivo dovuto dal cliente è quantificato in ragione dell’effettivo utilizzo del veicolo messo a sua disposizione e cioè in base alla durata e ai chilometri percorsi. Infatti, in conseguenza della possibilità di controllare, tramite gli strumenti inseriti sui mezzi, la durata e i chilometri percorsi dai clienti, le società di Car Sharing emettono fatture al termine di ogni utilizzo del tutto paragonabili, per analiticità e dettagli, ai documenti predisposti (o che dovrebbero essere predisposti) dai conducenti dei taxi.

Cosa contengono le fatture emesse dalle società di Car Sharing

Le fatture emesse dalle società di Car Sharing contengono:

  • o le generalità dell’utilizzatore (nel caso in esame, del dipendente in
  •  trasferta nel comune);
  • o il luogo di partenza:
  • o il luogo di arrivo:
  • o l’ora di prenotazione dei veicolo;
  • o l’ora di partenza;
  • o l’ora di arrivo a destinazione;
  • o i chilometri percorsi.

Di prassi la fattura è intestata alla persona fisica in quanto diretto utilizzatore del servizio fornito, nonché Cliente della Società di Car Sharing; tuttavia, alcune Società di Car Sharing prevedono la possibilità di emettere fattura anche nei confronti di un altro Cliente che può essere anche un soggetto giuridico.

Sono, inoltre, molte le società di Taxi che permettono di fornire fattura a un soggetto giuridico con formule di abbonamento o convenzioni per corse effettuate sul territorio nazionale. Un esempio è appTaxi, primo network italiano di chiamata taxi in grado di offrire il servizio, oltre che nelle principali città, anche nella laguna veneta (motoscafi – taxi acquei). Un network di cooperative a cui aderiscono i maggiori operatori radiotaxi d’Italia. I clienti business possono sottoscrivere convenzioni con fatturazione mensile, utilizzando coupon elettronici, generabili (per i clienti convenzionati) direttamente dall’app, oppure tramite coupon cartacei (utilizzabili, in alternativa al coupon elettronico, nelle città non ancora coperte dal servizio). Un notevole risparmio di tempo-lavoro con il beneficio di una reportistica puntale e precisa.


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