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Travel management

Vale la pena investire in un software per la gestione delle note spese?

Termini come globalizzazione, mercato globale, lavoro all’estero, sono tutti figli di una società che cambia e che ha meno problemi a spostarsi rispetto al passato. Da molto tempo ormai le trasferte di lavoro sono al centro delle strategie di crescita di molti business: il viaggio è sinonimo di possibilità, di nuovo contatto, di opportunità.

Immaginiamo dunque un’azienda che da tempo ha intrapreso un importante processo di espansione su territorio nazionale e internazionale, crescita che ha comportato all’organizzazione nuove assunzioni e nuove trasferte di lavoro. Questo processo ha solo una conseguenza negativa, per l’impiegato dell’ufficio amministrativo si prospetta un aumento di lavoro pari allo sviluppo aziendale.

I numeri legati alle trasferte aziendali della nostra organizzazione diventano quindi ingestibili: 100 viaggiatori tra tecnici commerciali e dirigenti possono portare sulle scrivanie 1.200 note spese annue, più altre 250 realizzate da trasfertisti occasionali. Con numeri come questi utilizzare una gestione canonica con fogli di lavoro non è più possibile, questo spinge la dirigenza ad investire in una soluzione dedicata totalmente alla gestione di questa attività, ovvero a dotarsi di un software note spese.

Ritorno investimento sofware per gestione nota spese

Il ritorno dell’investimento iniziale non è utopia.

Processare una nota spese (approvazione, violazione travel policy ecc.) richiedeva prima circa 15 minuti, con una percentuale di errore dell’8% su tutto il processo. Grazie alla nuova soluzione si può ridurre il tempo di gestione del 70% e di portare gli errori al 3%. Queste riduzioni portano il monte ore annuo che viene dedicato al processo delle note spese da 363 a 109 con un guadagno di 254 ore da investire in altre attività.
Come si dice sempre il tempo è denaro. Ponendo che l’azienda in esame abbia un costo medio orario di 25,5 euro, per questo processo i costi annuali di processo erano di quasi 10.000 euro. Ora sono circa 2.800: il risparmio è visibile senza bisogno di calcoli.

Ma vale la pena investire tanto in soluzioni come questa?
Se il beneficio si estende su più aree aziendali la risposta è sì.

I viaggiatori avranno la stessa esperienza dei loro colleghi: il loro tempo da dedicare alla compilazione delle note spese verrà sensibilmente ridotto, tanto da portare nelle casse della nostra azienda 2000 euro risparmiati sul processo di rendicontazione delle note spese da parte del personale viaggiante.

Sommando i risparmi che si possono ottenere nelle varie aree dedicate alla gestione delle note spese (Contabilità, Amministrazione, Pagamenti, IT) l’organizzazione riesce a spendere circa 15.000 euro, l’esatta metà del costo totale precedente. Risparmio che si ripete, generando nei primi 4 anni un saving di circa 60.000 euro.

I benefici di un soluzione software dedicata al business travel

Il beneficio principale è dunque la possibilità di avere sempre a disposizione una situazione dettagliata circa le trasferte di lavoro effettuate in azienda e, avendo una base dati solida e precisa, capire dove è possibile generare saving di tempo e costi.  Come ampiamente dimostrato dai numeri un software note spese incide in modo sensibile sulle ore che una risorsa dedica al processo di gestione dandole modo di dedicare le ore risparmiate ad altre attività.

In molti casi questo risparmio è reso possibile anche grazie a funzioni come la conservazione digitale dei giustificativi di spesa con cui è possibile togliere scartoffie dalle scrivanie, oppure, dalla possibilità di importare in nota spese gli estratti conto delle carte di credito. Scegliere la soluzione adatta non è sempre facile viste le molte realtà presenti sul mercato, orientare la propria decisione su un software dalla comprovata esperienza e che fa della gestione del business travel il proprio core business è la scelta ottimale.

Spendere meno non sempre è la vera soluzione, nella casistica presa in esame la scelta di un software note spese ha dato vita ad un ciclo virtuoso in cui l’azienda non solo ha speso meno ma soprattutto lo ha fatto meglio, generando guadagno sin dalle prime fasi della trasferta.

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