La ISO 31030 non riguarda solo la gestione del rischio di viaggio, ma implica una comprensione chiara degli obiettivi dell’organizzazione e dei suoi valori aziendali
Da quando è stata pubblicata la norma ISO 31030 nel 2021, nel mondo del Travel Risk Management si è imposto un nuovo standard di riferimento per il modo in cui aziende, università e altre organizzazioni tutelano la sicurezza e il benessere delle persone in viaggio. Infatti questo standard definisce un minimo comune denominatore al quale aziende e organizzazioni di ogni tipo e dimensione dovrebbero attenersi per proteggere l’incolumità e il benessere delle persone sotto la loro tutela, riducendo i rischi di carattere operativo, legale e reputazionale.
Dalle valutazioni di conformità alla ISO 31030 condotte da GSA negli ultimi quattro anni, emergono evidenze chiare dell’impatto positivo della norma. Le organizzazioni più grandi stanno investendo in ruoli specifici dedicati al rischio di viaggio e alla sicurezza, figure che combinano competenze tecniche con una forte attenzione al benessere dei colleghi. Molte imprese hanno riconosciuto i limiti della gestione interna, creando partnership con fornitori specializzati come Healix per garantire assistenza medica e di sicurezza 24/7 a dipendenti e studenti in ogni destinazione. Assicurazioni e broker stanno iniziando a collegare i percorsi formativi alla riduzione del rischio, evidenziando quanto la prevenzione incida sui risultati. I professionisti del settore stanno imparando rapidamente dalle grandi crisi globali – eventi climatici estremi, conflitti, incidenti cyber con impatto sui viaggi – rafforzando la capacità di risposta.
International SOS Foundation, organizzazione indipendente che mira a migliorare la sicurezza, la salute e il benessere dei dipendenti all’estero, e lo studio legale internazionale Gianni & Origoni poco più di un anno fa aveva pubblicato il Libro Bianco “Duty of Care“: il modello in materia di gestione dei rischi di viaggio”. Questo documento analizzava lo standard ISO 31030 e la normativa italiana in ambito di Duty of Care, offrendo supporto alle aziende nell’implementazione di un approccio strutturato per garantire la conformità ai requisiti del Duty of Care e alla normativa italiana.
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Dalla pubblicazione della ISO 31030, la consapevolezza sul travel risk è cresciuta enormemente. C’è ancora da lavorare sul coinvolgimento di tutti gli stakeholder, ma il progresso è evidente e suggerisce un forte potenziale di adozione su larga scala.
Che cosa è lo Standard ISO 31030
Il nuovo standard ISO 31030:2021 è stato creato per fornire alle organizzazioni di ogni tipo e dimensione le linee guida e le buone pratiche necessarie per gestire efficacemente i rischi legati ai viaggi di lavoro e rispettare gli obblighi legati alla duty of care. Questo standard internazionale è attualmente riconosciuto in 70 Paesi e contribuisce a ridurre l’esposizione a sanzioni legali e finanziarie, danni reputazionali e proteggere i datori di lavoro e i manager coinvolti nella gestione dei viaggi di lavoro.
La conformità a questo standard offre un vantaggio competitivo rispetto agli altri player di mercato e favorisce la tranquillità e la fiducia del personale viaggiante nei confronti dell’azienda, alimentando un ciclo virtuoso in termini di produttività e riduzione del turnover. Lo standard stabilisce nuove aspettative per la gestione del rischio di viaggio e rende necessaria una revisione e un eventuale adeguamento delle politiche esistenti. Inoltre, implica una chiara comprensione degli obiettivi e dei valori aziendali dell’organizzazione, favorendo l’adozione di nuovi modelli più adeguati alla natura e alla portata delle attuali minacce.
Lo standard ISO 31030 è nato come risposta all’aumento dei livelli di allerta nei confronti dei rischi legati ai viaggi, come emerso da una serie di studi condotti nell’ultimo quinquennio. È stato creato per colmare il gap normativo solo in parte mitigato dall’applicazione estensiva di leggi già esistenti e dall’evoluzione della giurisprudenza, quest’ultima favorita da un aumento dei casi di contenzioso nei confronti dei datori di lavoro.
L’implementazione dello standard ISO 31030:2021 rappresenta un insostituibile supporto per i datori di lavoro nella gestione delle numerose implicazioni legali in termini di gestione del rischio trasferte e costituisce una misura che consente di dimostrare che i datori di lavoro hanno adottato strumenti di tutela dei dipendenti da tale rischio, adempiendo ai loro obblighi esclusivi, personali e non delegabili.
Applicabile a tutte le organizzazioni, aziende, ONG, università, dovrebbe essere utilizzato all’interno di un sistema di gestione che integri anche altri standard che disciplinano ambiti contigui, come ISO 31000 sul Risk Management o ISO 45001 sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. La sua implementazione mira a promuovere una metodologia e una cultura finalizzate ad affrontare in modo adeguato e strutturato la gestione del rischio trasferta.
Perché è importante applicare lo standard
L’implementazione dello standard ISO 31030:2021 rappresenta un importante passo avanti nella gestione del rischio di viaggio e nella protezione dei dipendenti delle organizzazioni che si occupano di viaggi di lavoro. La conformità a questo standard non solo riduce l’esposizione a sanzioni legali e finanziarie, ma aumenta anche la produttività e la fiducia del personale viaggiante nell’azienda, creando un ciclo virtuoso per l’organizzazione. Inoltre, la ISO 31030 richiede una chiara comprensione degli obiettivi dell’organizzazione e va al cuore della sua strategia e dei suoi valori aziendali, favorendo l’adozione di nuovi modelli di gestione del rischio più adeguati alla natura e alla portata delle attuali minacce. In definitiva, l’adozione di questo standard rappresenta un investimento nella sicurezza e nella reputazione dell’organizzazione, nonché nella salute e nella sicurezza dei propri dipendenti.
Progressi dello Standard ISO 31030 dal 2021 ad oggi
Nonostante i miglioramenti, alcune criticità rimangono costanti. Le valutazioni di GSA, ad esempio, mostrano che quando il travel risk è integrato nell’area corporate security, il sistema risulta più robusto e meglio collegato ai framework di gestione del rischio. Quando invece ricade nelle funzioni travel o HR, il coordinamento è spesso meno solido. Molti professionisti del travel risk continuano a formarsi “sul campo”, senza un percorso strutturato, e alcuni riferiscono di sentirsi isolati all’interno della propria organizzazione. Allo stesso tempo, reparti chiave come HR, legale e procurement tendono a sottovalutare il loro ruolo nel travel risk management, percependolo come una responsabilità altrui.
La valutazione dei rischi legati all’alloggio rimane un punto debole: i viaggiatori scelgono spesso gli hotel basandosi sul prezzo più che sulla sicurezza, anche in aree a rischio medio. E mentre molte aziende dispongono di policy di gestione della crisi, queste non sono sempre supportate da ruoli chiari, formazione adeguata ed esercitazioni realistiche. Un’ulteriore criticità riguarda il coinvolgimento del top management. In molte organizzazioni, il travel risk appare tra le priorità solo quando si verifica un incidente – un promemoria del fatto che la duty of care deve essere applicata ogni giorno, non solo dichiarata.
Esistono però realtà che mostrano cosa succede quando leadership, competenze e comunicazione aperta lavorano insieme. In questi casi si sviluppa una cultura della partecipazione: la sicurezza viene percepita come una responsabilità collettiva, non come un adempimento burocratico. Questo approccio si traduce in risposte più rapide alle emergenze, minor numero di incidenti e viaggiatori più sicuri e preparati. È la differenza tra reagire ai problemi e anticiparli.
Guardando al futuro dello standard ISO 31030
L’ISO sta trasformando alcune parti della guida in uno standard certificabile, spostando l’attenzione da ciò che le organizzazioni dovrebbero fare a ciò che devono fare. È un’evoluzione importante verso maggiore coerenza e responsabilità. Inoltre, permetterà la certificazione non solo per le organizzazioni, ma anche per i fornitori dei servizi di cui esse si avvalgono. Le aree emergenti che con ogni probabilità plasmeranno le future integrazioni includono:
- sicurezza informatica, in particolare i rischi di social engineering
- uso dei droni, sia come minaccia sia come strumento di monitoraggio
- nuovi obblighi legali, come le normative britanniche che collegano gli obblighi anti-molestia ai viaggi di lavoro
La certificazione potrebbe essere il catalizzatore della prossima evoluzione del travel risk. La ISO 31030 sta diventando rapidamente un elemento indispensabile per i datori di lavoro che vogliono dimostrare seriamente la propria duty of care.
Possiamo quindi affermare che, a quattro anni dalla sua introduzione, la ISO 31030 ha reso il travel risk management più strutturato, visibile e misurabile. E, in un contesto globale in continuo cambiamento, ulteriori evoluzioni sono non solo inevitabili, ma necessarie. La sfida sarà mantenere i nuovi standard proporzionati, applicabili e supportati da competenze adeguate. Una buona gestione del travel risk non riguarda la burocrazia: riguarda le persone, la preparazione e la collaborazione.
Photo credit: Lennart Wittstock
