Un’analisi basata su dieci anni di osservazione del mercato corporate, con Nadia D’Andrea, Head of Corporate Sales di Locauto
Per molte aziende il noleggio auto continua a entrare nelle discussioni di procurement attraverso una domanda apparentemente semplice: quanto possiamo risparmiare sulla tariffa?
È una domanda che racconta però solo una parte del problema. Quando la mobilità aziendale si sviluppa su più Paesi, coinvolge viaggiatori con esigenze diverse e deve dialogare con Travel Policy, sistemi di prenotazione, amministrazione, sicurezza e sostenibilità, il costo della singola prenotazione diventa soltanto una delle variabili da governare.
La vera partita si gioca sulla capacità dell’azienda di costruire un sistema coerente.
È uno dei temi emersi con maggiore chiarezza nella conversazione con Nadia D’Andrea, Head of Corporate Sales di Locauto, durante la nuova puntata di The Mobility Talk. CLICCA QUI PER VEDERE E ASCOLTARE IL VIDEO
Da Commodity a Ecosistema: come è cambiata la domanda corporate
La prima domanda che abbiamo posto in occasione della nostra intervista è se negli ultimi dieci anni sia cambiato di più il mercato del noleggio o le aspettative di chi lo utilizza. Secondo D’Andrea, la risposta è netta.
“Negli ultimi dieci anni il mercato del noleggio auto si è evoluto, ma le aspettative delle aziende sono cambiate molto più velocemente rispetto al mercato stesso, guidate soprattutto dalla digitalizzazione e da una nuova centralità del duty of care. Dieci anni fa il noleggio era considerato una pura commodity: il cliente guardava quasi esclusivamente alla disponibilità immediata della vettura e al prezzo. Oggi le aziende non cercano solo un veicolo, ma un ecosistema di mobilità.”
Questo cambio di paradigma si traduce concretamente in tre richieste che, dieci anni fa, non comparivano nemmeno tra le priorità delle aziende:
- flessibilità reale e integrazione dei sistemi. Le imprese vogliono la certezza di poter contare su un partner in grado di gestire gli imprevisti dei loro viaggiatori: passare da un noleggio a breve termine a una soluzione di medio termine senza penali di cancellazione o per il rientro anticipato. A questo si affianca la richiesta di un’integrazione nativa tra il sistema del fornitore e i portali di prenotazione aziendali o della Travel Management Company di riferimento.
- tracciabilità ESG e carbon footprint. Si tratta, nelle parole di D’Andrea, di “un cambio di passo epocale“. Le aziende non chiedono più semplicemente quante auto sono state noleggiate, ma necessitano di report puntuali sulle emissioni di CO2, sulla tipologia di motorizzazione utilizzata nei viaggi e sui consumi medi, dati necessari per alimentare il bilancio di sostenibilità.
- data analytics in tempo reale. In passato ci si accontentava dell’estratto conto di fine anno per analizzare i costi. Oggi il Travel Mobility Manager ha bisogno di accedere a “cruscotti digitali” che permettano di monitorare l’uso dei veicoli e la mobilità in tempo reale, per ottimizzare i flussi mese per mese anziché a consuntivo.
Il noleggio auto è passato da leva di procurement isolata a componente integrata della strategia di mobilità, con implicazioni dirette su finance, sostenibilità e governance dei dati.
Il Gap delle aziende italiane: Visione Globale contro Gestione Emergenziale
Se il mercato internazionale si muove in questa direzione, dove si posizionano oggi le aziende italiane? D’Andrea individua un limite ricorrente, che definisce come un problema di impostazione più che di risorse.
“L’approccio che oggi manca un po’ alle aziende riguarda l’impostazione che danno alla mobilità e la visibilità delle esigenze solo in caso di emergenza.”
Questo limite si articola in due criticità distinte, entrambe rilevanti per chi ha responsabilità di procurement o di finance.
La prima riguarda l’assenza di una visione e di un accordo globale con il fornitore. Questa lacuna genera una perdita di potere contrattuale, una dispersione dei dati e l’impossibilità concreta di monitorare la compliance della travel policy aziendale, quando l’organizzazione si appoggia a fornitori locali o broker distinti in ogni paese.
La seconda riguarda proprio la visibilità delle necessità solo in fase di emergenza. Le aziende si accorgono delle difformità nella copertura assicurativa o nei livelli di assistenza da un paese all’altro solamente quando il problema si è già manifestato. Il Travel Mobility Manager scopre la criticità nel momento in cui l’emergenza nasce, non prima. Una gestione centralizzata della travel policy internazionale, al contrario, consente di anticipare queste situazioni invece di subirle.
Il paradosso del Prezzo: perché la Tariffa più Bassa è spesso la scelta più costosa
Quando si parla di noleggio aziendale, l’attenzione si concentra tradizionalmente sulla tariffa e sul risparmio percepito. Ma esiste un paradosso che ogni funzione procurement dovrebbe conoscere, e che D’Andrea sintetizza con questa formula: “Nella mobilità corporate, la tariffa più bassa è spesso l’illusione più costosa. Quando il procurement si focalizza solamente sul prezzo di vetrina, rischia di ignorare una serie di costi nascosti che possono far lievitare la spesa reale.”
Il meccanismo è noto a chi ha esperienza diretta di gestione trasferte, ma vale la pena renderlo esplicito. Una tariffa apparentemente aggressiva e competitiva può nascondere franchigie elevate per danno e furto, spese accessorie sul chilometraggio, supplementi per guide aggiuntive o guide giovani, penali per la riconsegna in una stazione diversa da quella di partenza. Sono tutti costi che emergono solo a consuntivo, quando il risparmio iniziale si è già eroso.
Ma secondo D’Andrea, il costo più significativo non è nemmeno questo. È il costo dell’inefficienza e del fermo lavorativo, un elemento che raramente compare in una comparazione tariffaria ma che ha un impatto diretto sul business.
“Un collaboratore o un tecnico che viaggia all’estero con una tariffa aggressiva, ma che si trova poi bloccato per inefficienza al ritiro del veicolo, o perché subisce un breakdown e non ha i contatti giusti per richiedere assistenza, si ritrova privo di un supporto adeguato durante una situazione di emergenza. Il risultato è un dipendente che perde ore lavorative preziose, rischia di saltare appuntamenti di business decisivi, mentre l’azienda si trova a pagare spese extra non pianificate, oltre a un danno d’immagine verso il cliente.”
La proposta di valore di un partner globale come Enterprise Rent-A-Car, spiega D’Andrea, si gioca esattamente su questo terreno: coperture trasparenti e uniformi che seguono le policy aziendali, con lo stesso livello di affidabilità e assistenza ovunque si trovi il viaggiatore. Affidarsi a un partner esperto a livello internazionale significa, in sostanza, trasformare un rischio variabile e imprevisto in un costo certo, programmabile e sotto controllo.
Il costo nascosto della Frammentazione: grandi aziende e PMI a confronto
Molte organizzazioni, grandi e piccole, gestiscono il noleggio internazionale facendo riferimento a una pluralità di fornitori locali, spesso con standard differenti da un paese all’altro. D’Andrea è chiara su cosa comporti questa scelta, apparentemente flessibile.
“Il vero costo della frammentazione non risiede solo nelle tariffe, ma nel peso invisibile dei costi interni e indiretti. Gestire il noleggio all’estero appoggiandosi a decine di fornitori locali differenti genera diversi problemi strutturali.”
Il primo problema è l’esplosione dei costi amministrativi. Il dipartimento amministrativo si ritrova a gestire centinaia di fatture in valute diverse, dollari, sterline, euro, con regimi fiscali differenti e processi di riconciliazione manuale che rischiano di saturare l’intera funzione. I dati di settore che D’Andrea richiama sono eloquenti: la gestione manuale di una singola nota spese o di una fattura fuori sistema costa all’azienda, in tempo lavoro, tra i 30 e i 50 euro. Moltiplicando questa cifra per centinaia di trasferte annue, diventa evidente dove finisca il presunto risparmio ottenuto sulla tariffa giornaliera.
Il secondo problema è quella che si può definire disomogeneità contrattuale. Ogni fornitore applica clausole, coperture e depositi cauzionali differenti, e l’azienda perde la garanzia di sapere con precisione cosa il proprio dipendente stia effettivamente sottoscrivendo al banco del noleggio. L’assenza di uniformità genera una scarsa consapevolezza delle coperture di cui i viaggiatori dispongono durante le trasferte.
Il terzo problema riguarda l’invisibilità dei dati. Senza una piattaforma unificata, il Travel Manager o il Mobility Manager perde visibilità sui volumi complessivi, sui dati di consumo e sulla spesa aggregata, elementi indispensabili per qualsiasi negoziazione futura.
La transizione verso una gestione coordinata con un partner globale produce un cambiamento sostanziale sotto ogni aspetto.
Un contratto quadro di noleggio unico, che stabilisce condizioni e coperture standard identiche in tutto il mondo.
Un interlocutore unico in Italia, un Account Manager dedicato con cui il Travel Manager o il Mobility Manager gestisce qualsiasi necessità o escalation a livello globale, parlando la stessa lingua.
Una semplificazione contabile, resa possibile da una fatturazione consolidata in euro e dalla possibilità di concordare pagamenti virtuali centralizzati, oltre a modalità di fatturazione su misura per le esigenze amministrative dell’azienda.
Una business intelligence unificata, attraverso un cruscotto digitale che aggrega spesa, chilometri e dati di flotta, offrendo al Travel Mobility Manager sia forza contrattuale nella negoziazione delle tariffe nei diversi paesi, sia una visione chiara della propria mobilità complessiva e della relativa spesa.
In sintesi: la frammentazione dei fornitori genera un costo totale di gestione superiore alla somma delle singole tariffe. Il valore di un partner unico si misura nella riduzione dei costi indiretti, non solo in quelli diretti.
I 4 Pilastri per costruire una Travel Policy Internazionale a prova di futuro
L’ultima riflessione fatta durante il The Mobility Talk riguarda un tema molto concreto per ogni Travel Manager: da dove partire se si dovesse riscrivere da zero il capitolo noleggio auto della travel policy aziendale, con un’attenzione specifica alla componente internazionale?
Il primo consiglio di D’Andrea precede qualsiasi struttura o framework: “Il primo consiglio che mi sento di dare riguarda l’ascolto. Ascoltare chi viaggia, perché da lì si capiscono le esigenze effettive e dove si annidano le vere inefficienze operative.”
Solo a partire da questo ascolto ha senso costruire il capitolo noleggio su quattro pilastri fondamentali.
Pilastro 1. Duty of Care e definizione rigorosa della sicurezza. Definire a monte il livello di copertura assicurativa autorizzato e vietare le prenotazioni fai-da-te su canali B2C. Questo approccio riduce l’esposizione a rischi legali e assicura al viaggiatore un’assistenza sempre protetta e tracciata.
Pilastro 2. Clusterizzazione intelligente delle categorie auto del noleggio. Mappare in modo chiaro le categorie di veicoli prenotabili combinando tre variabili: ruolo aziendale, durata della trasferta e tipologia di tratta.
Pilastro 3. Centralizzazione dei pagamenti. Prediligere l’uso di carte di credito aziendali, dei moderni sistemi di pagamento virtuale, o della fatturazione diretta, per eliminare gli importi dispersi nelle note spese individuali e garantire un tracciamento puntuale dei costi.Pilastro 4. Canale di prenotazione vincolato. Veicolare ogni prenotazione esclusivamente attraverso il portale corporate concordato. Oltre alla certezza dei dati amministrativi, la centralizzazione permette di sapere sempre dove si trova il personale in trasferta: una priorità assoluta di sicurezza in caso di emergenze geopolitiche o climatiche.
Le raccomandazioni operative per una mobilità più strategica
L’analisi condotta con Nadia D’Andrea restituisce un quadro coerente: la mobilità aziendale internazionale sta evolvendo da funzione operativa a leva strategica, e le organizzazioni che continuano a valutarla attraverso la sola lente del prezzo giornaliero rischiano di sottostimare sistematicamente il costo reale della propria travel policy.
La transizione verso una partnership globale consente, inoltre, di trasformare l’incertezza dei costi variabili in un costo certo e programmabile. In un mercato dove l’imprevisto è la norma, la mobilità aziendale deve smettere di essere un’incognita nel bilancio per diventare un processo lineare supportato da dati certi.
Oggi, ogni Travel Manager e CFO dovrebbe porsi una domanda: l‘attuale travel policy crea valore per l’azienda o genera semplicemente costi indiretti e burocrazia?
Per approfondire questi temi e valutare una strategia di mobilità internazionale su misura per la vostra azienda, contatta Locauto qui!
