Qual è l’impatto dei grandi eventi sulle trasferte? Prendiamo in esame i Mondiali di Calcio FIFA 2026 e scopriamo come gestire le conseguenze sul settore dei viaggi
I grandi appuntamenti su scala globale rappresentano una sfida unica per chi gestisce le trasferte aziendali. Giubileo, Olimpiadi o matrimoni reali non generano necessariamente solo un aumento del volume totale di spostamenti, ma scatenano una domanda estremamente irregolare, riducendo la disponibilità di posti e creando una volatilità dei prezzi capace di destabilizzare anche le policy più collaudate. Analizzando le tendenze storiche dei Mondiali passati, emerge come la pressione sulle tariffe alberghiere e sui vettori aerei si concentri in specifiche “sacche” geografiche e temporali. In vista della Coppa del Mondo FIFA 2026 (11 giugno – 19 luglio), che toccherà metropoli come New York, Los Angeles, Città del Messico e Toronto, è fondamentale che i programmi di viaggio si adattino a un mercato che smette di seguire le normali logiche stagionali per piegarsi alle dinamiche della competizione. Ecco allora come capire e come gestire l’impatto dei grandi eventi sulle trasferte di lavoro.
Le statistiche ci dicono che la domanda aerea non segue una curva di crescita lineare durante questi eventi. Spesso, infatti, i flussi abituali dei residenti e dei viaggiatori d’affari diminuiscono perché molti scelgono di evitare le aree congestionate, compensando in parte l’afflusso dei tifosi. Tuttavia, la capacità dei voli varia enormemente da mercato a mercato: se il Canada vedrà un aumento della disponibilità internazionale (+5%), mercati come il Messico o alcune rotte statunitensi rimarranno più rigidi, innescando rincari significativi. Sul fronte dell’ospitalità, l’effetto è ancora più marcato. L’analisi dei dati di Parigi 2024 ha mostrato un’impennata delle tariffe giornaliere (ADR) tra il 31% e il 52% nelle settimane centrali del torneo. Per uno smart working sicuro e una gestione oculata dei costi, è essenziale mappare queste anomalie per evitare che il budget aziendale venga eroso da prenotazioni effettuate in città come Atlanta o Dallas, dove la saturazione sarà massima.
Rischi per i viaggi durante i Mondiali 2026
Il primo è lo scostamento del budget: l’instabilità dei prezzi può spingere i costi oltre i massimali definiti, anche con prenotazioni anticipate. Il secondo riguarda la carenza di disponibilità: gli hotel preferiti nei quartieri d’affari potrebbero andare esauriti o imporre clausole di cancellazione molto rigide, limitando la flessibilità del trasfertista. Segue l’imprevedibilità logistica: l’aumento della sicurezza e le modifiche alla viabilità urbana complicano i trasporti via terra e i tempi di percorrenza. Infine, non va trascurato il dovere di assistenza (Duty of Care): in contesti così fluidi, il dipendente necessita di canali di supporto rapidi e informazioni in tempo reale per muoversi in sicurezza tra zone ad alta densità di folla e possibili strozzature infrastrutturali.
Per mitigare l’impatto dei Mondiali 2026, il mobility manager deve agire d’anticipo, anche diversi mesi prima dell’evento. È necessario identificare preventivamente quali dipendenti o fornitori transiteranno nelle città ospitanti (da Vancouver a Guadalajara) e riequilibrare la strategia alberghiera. Consigliamo di diversificare le strutture convenzionate, includendo diverse categorie di servizio, e di stabilire “paletti” tariffari chiari. All’interno degli strumenti di prenotazione (OBT), è utile inserire messaggi proattivi che suggeriscano di posticipare i viaggi non urgenti nelle date di punta. In questo contesto, il piano può essere integrato con indicazioni specifiche per i dipendenti delle sedi locali interessate, favorendo il lavoro da remoto per alleggerire la pressione sui trasporti cittadini durante le giornate dei match.
A un mese dall’inizio della competizione, la chiarezza deve prevalere sulla dispersione dei dati. Bisogna evidenziare ai viaggiatori le opzioni che offrono il miglior rapporto qualità-prezzo, privilegiando la vicinanza agli uffici rispetto alle zone degli stadi e monitorando la flessibilità delle tariffe. È il momento di definire una strategia di trasporto a terra verificata, condividendo punti di raccolta sicuri ed evitando le aree a traffico limitato per i grandi eventi. Una comunicazione puntuale, automatizzata e basata sull’itinerario specifico del viaggiatore, risulta molto più efficace di circolari generiche. Durante le settimane della Coppa, l’hub di messaggistica aziendale deve essere proattivo: inviare avvisi solo se rilevanti (cambi di gate, blocchi stradali, emergenze locali) garantisce che il dipendente riceva supporto umano e tecnologico proprio quando le condizioni ambientali cambiano rapidamente.
photo credit: Javier Gallegos
