La tavola rotonda “Business Travel. Dentro il cambiamento”, ospitata nella cornice del Global Village Arena di TTG di Rimini 2025, ha riunito quattro voci autorevoli per interrogarsi su come il mondo dei viaggi aziendali stia cambiando dopo anni di routine e automatismi.
Il filo conduttore dell’edizione, “Awake to a New Era”, è diventato l’occasione per riflettere su un settore che oggi non si misura più soltanto in chilometri, budget o saving, ma in esperienze, benessere e valore umano.
Moderata da Rosemarie Caglia, la conversazione ha visto protagonisti:
- William Gandolfi, Travel & Global Mobility Manager del Gruppo AB,
- Rosa Guerra, Direttore Program Management di BCD Travel Italy,
- Laura Gobbis, Property Manager & Hospitality Expert, fondatrice di Haus Gobbis,
- Laura Spatola, Head of Sales NBT presso Noleggiare.
“Dal controllo dei costi alla cultura del valore umano”
William Gandolfi ha aperto la tavola con una riflessione ampia e onesta: “Per anni abbiamo fatto bene quello che ci veniva chiesto: controllare i costi, garantire saving, applicare policy. Ma i nostri viaggiatori tornavano più stanchi, più frustrati, meno produttivi.”
È stata la pandemia – dice – a rendere visibile quella crepa nel sistema.
Quel momento di stop forzato ha costretto aziende e travel manager a ripensare tutto: perché si viaggia, come si viaggia, con quale impatto.
“Abbiamo capito che dovevamo iniziare a guardare il mondo dei viaggi da una prospettiva diversa: non più fatta solo di numeri e budget, ma di persone in movimento.”
Il vecchio modello, basato su KPI economici, non è più sufficiente.
Gandolfi parla di una nuova metrica, che includa anche la qualità dell’esperienza e l’impatto umano.
“I numeri restano fondamentali, ma non bastano più.
Ora dobbiamo misurare ciò che davvero conta: l’esperienza e il benessere di chi viaggia.”
Il suo racconto si snoda come un percorso evolutivo del ruolo stesso del travel manager.
Un tempo confinato nell’area acquisti, oggi è chiamato a dialogare con le risorse umane, con il CSR, con la comunicazione interna.
Il focus si sposta dal “quanto spendiamo” al “che valore generiamo”.
Gandolfi descrive così la tensione quotidiana tra chi chiede di viaggiare meno (per sostenibilità, costi, sicurezza) e chi, invece, vuole tornare a viaggiare di più (per relazioni, business, visibilità).
La chiave, dice, è l’equilibrio, non l’estremismo.
Non serve contrapporre “più viaggi” a “meno viaggi”: serve scegliere i viaggi giusti, quelli che portano risultati reali e valore umano.
Il nuovo paradigma passa attraverso tre pilastri concreti:
- Formazione e ascolto dei viaggiatori, perché la consapevolezza è il primo passo verso la sostenibilità;
- Reportistica evoluta, che includa non solo spesa e saving, ma indicatori di soddisfazione, energia e benessere;
- Coinvolgimento attivo dei dipendenti nei processi decisionali, per costruire policy condivise e non imposte.
In questo contesto, anche la definizione di ROI cambia:
non più “ritorno economico dell’investimento”, ma Return on Experience.
Un concetto che include la produttività del viaggio, la qualità delle relazioni e l’impatto positivo sulla persona.
“Non dobbiamo ragionare in termini di più o meno viaggi, ma di migliori viaggi.
Non meno movimento, ma movimento con senso.”
Gandolfi riassume il suo pensiero con una formula che ha colpito molto il pubblico:
“Work smarter, not harder – travel smarter, not harder.”
L’obiettivo non è ridurre il viaggio, ma migliorarne la qualità.
È un cambio di mentalità che trasforma la funzione travel da centro di costo a motore culturale e relazionale dell’azienda.
“Verso un business travel più umano, consapevole e inclusivo”
In continuità con Gandolfi, Rosa Guerra ha portato la visione del provider, confermando che la trasformazione è in atto anche dal lato dell’offerta.
“Per molto tempo – ha detto – abbiamo parlato solo di efficienza e saving. Oggi emergono altre parole: senso, benessere, sostenibilità, diversità.”
BCD Travel, ha spiegato, ha scelto di affrontare questi temi in modo concreto, realizzando studi su bleisure e DE&I.
Perché il viaggio non è più solo un movimento fisico, ma un’esperienza identitaria.
Il segnale più evidente arriva dalle nuove generazioni.
Millennials e Gen Z considerano il business travel come un’estensione della propria vita, e vogliono che sia flessibile, autentico e sostenibile.
Sceglieranno aziende che permettono di conciliare lavoro e scoperta, offrendo welfare, estensioni leisure e politiche ambientali coerenti.
Questo, dice Guerra, sta già producendo cambiamenti concreti:
- policy che premiano chi sceglie il treno all’aereo,
- richieste di certificazioni ESG ai fornitori,
- preferenza per hotel con spazi wellness e servizi di benessere.
Secondo i dati GBTA 2025, il 60% dei viaggiatori italiani ha esteso i propri viaggi con giorni di leisure, mentre il 95% considera ancora il viaggio fondamentale per costruire relazioni e chiudere progetti.
I rischi del non cambiamento
Tuttavia, Guerra ha lanciato un avvertimento: se il settore non si adegua, il prezzo da pagare sarà alto.
“Se aziende e fornitori non accolgono davvero questo cambio di paradigma,” ha detto, “il business travel rischia di diventare:”
- poco rilevante, in un mondo dove il meeting virtuale è sempre più accettato;
- poco desiderabile, perché il viaggiatore percepisce solo i disagi e non più il valore;
- poco resiliente, di fronte a nuove crisi geopolitiche o sanitarie;
- e meno attrattivo per i talenti, soprattutto giovani, che cercano settori coerenti con i propri valori.
Il rischio più grande, quindi, non è quello di spendere troppo, ma di restare fermi, di diventare un comparto statico in un mondo che evolve.
E qui il richiamo a Gandolfi è diretto: anche per lei il travel manager del futuro sarà più vicino alle HR che al procurement, perché il viaggio non si governa più solo con i numeri.
Una visione di sistema
Per evitare questo scenario, serve una visione comune e collaborativa tra tutti gli attori del travel: aziende, fornitori e travel manager.
- Le aziende devono investire nei nuovi aspetti valoriali e di benessere;
- Le TMC devono innovarsi al fianco delle imprese, offrendo piattaforme tecnologiche intuitive, programmi di sostenibilità, e supporto consulenziale nella revisione delle policy;
- I travel manager, infine, devono accogliere le nuove istanze interne, tradurle in scelte concrete e presentarle ai vertici aziendali, diventando veri interpreti strategici del cambiamento.
Le regole da riscrivere
Nella parte conclusiva della tavola, Rosa Guerra ha individuato due regole simboliche del business travel che dovrebbero essere riscritte per entrare davvero nella nuova era:
1️⃣ Da “viaggiare per incontrare” a “incontrarsi nel modo più efficace”
Viaggiare solo quando l’interazione in presenza aggiunge un valore unico, non replicabile da remoto.
Questo consente non solo di ridurre costi e impatti ambientali, ma di restituire dignità e senso al tempo del viaggiatore.2️⃣ Da “il viaggio è parte del lavoro” a “il viaggio deve rispettare il benessere” Ogni viaggio deve essere progettato tenendo conto del benessere fisico e mentale della persona.
Questo produce maggiore engagement, riduce il burnout e costruisce una cultura aziendale più umana
“Il viaggio come ecosistema generativo”
Con Laura Gobbis la discussione è entrata nel campo dell’ospitalità e del benessere.
Dopo anni nel travel management per grandi multinazionali, oggi guida Haus Gobbis nelle Dolomiti Bellunesi, un laboratorio dedicato all’ospitalità trasformativa.
La sua domanda centrale ha aperto nuove prospettive:
“Come può il viaggio d’affari generare valore umano e territoriale, oltre che economico?”
Oggi il business travel vale 1.480 miliardi di dollari e cresce del +9% l’anno, ma il vero cambiamento è culturale: nasce il bleisure, la fusione tra business e leisure, che integra momenti di scoperta e rigenerazione personale all’interno del viaggio di lavoro.
Gobbis parla del paradosso del tempo: “Viviamo agende sature, ma cresce il bisogno di rallentare. Non vogliamo più attraversare i luoghi, ma abitarli.”
Con la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), le aziende devono ora rendicontare anche le emissioni legate ai viaggi (Scope 3), trasformando il viaggio in indicatore di cultura organizzativa e sostenibilità sistemica.
Le aziende più avanzate misurano il RoX – Return on Experience, attivano partnership locali e inseriscono crediti di tempo rigenerativo nelle travel policy.
Le prime evidenze di Haus Gobbis mostrano risultati tangibili: +21% di lucidità decisionale, –18% di stress percepito, +19% di engagement.
“Il tempo non va riempito, ma abitato,” dice Laura, illustrando i suoi micro-rituali rigenerativi — camminate consapevoli, momenti di respiro, incontri con artigiani — pensati per restituire energia e senso ai viaggiatori.
“La qualità della presenza è la nuova metrica del business travel.”
“La mobilità entra nella nuova era del viaggio d’affari”
A chiudere la tavola è stata Laura Spatola, che ha portato il punto di vista di un settore spesso considerato “tecnico”, ma che oggi si trova al centro del cambiamento: la mobilità.
“La mobilità è sempre stata il tassello funzionale del business travel: spostarsi da A a B.
Oggi, invece, sta diventando una parte integrante dell’esperienza.”
Nel suo intervento, Spatola ha descritto con chiarezza come anche il mondo del noleggio auto stia attraversando una trasformazione profonda, guidata da tre tendenze strutturali:
1️⃣ La transizione sostenibile.
Cresce in modo costante la richiesta di veicoli ibridi ed elettrici, non solo per ridurre l’impatto ambientale, ma perché rappresentano una scelta coerente con i valori delle aziende più attente alla responsabilità sociale.
Oggi la sostenibilità è diventata un criterio di selezione del fornitore, non un plus opzionale.
Molte aziende chiedono di conoscere l’impronta di carbonio delle flotte e di poterla integrare nei propri bilanci ESG.
2️⃣ La ricerca di flessibilità.
Il modello classico del noleggio a lungo termine sta lasciando spazio a formule brevi e modulari, che si adattano alle esigenze mutevoli di chi viaggia per lavoro.
Le aziende richiedono soluzioni più dinamiche, capaci di rispondere a trasferte imprevedibili, missioni temporanee, collaboratori in mobilità flessibile o “ibrida”.
In questo senso, il rent-a-car diventa non solo un servizio logistico, ma un elemento strategico di mobility management aziendale.
3️⃣ L’attenzione al tempo di qualità.
Con la digitalizzazione dei processi, la mobilità si sta alleggerendo dalle sue complessità.
Le prenotazioni diventano smart e contactless, il check-in è semplificato, l’assistenza è immediata e digitale.
Tutti elementi che non servono solo a “fare prima”, ma a ridurre lo stress e restituire valore al tempo del viaggiatore.
“La tecnologia non serve solo a velocizzare, ma a rendere più fluido e umano il viaggio,” ha detto Spatola.
La mobilità come parte dell’esperienza
Ma il cuore del suo intervento è stato un invito a cambiare sguardo:
il noleggio non è più un servizio di supporto, bensì parte integrante dell’esperienza di viaggio.
La scelta del mezzo, il modo in cui ci si muove, il comfort, il design, la facilità d’uso: tutto contribuisce a definire la percezione complessiva del business travel.
“I clienti oggi si aspettano comodità, fluidità e personalizzazione,” ha spiegato.
“Dalla possibilità di scegliere un’auto in linea con i propri valori di sostenibilità o con l’immagine aziendale, fino ai processi digitalizzati che eliminano tempi morti e complessità.”
In questo senso, la mobilità diventa un momento esperienziale, capace di incidere sul benessere del viaggiatore e sulla reputazione del brand.
Il noleggio, se ben progettato, può rappresentare il primo contatto tra l’azienda e il viaggiatore, e quindi un’occasione di relazione e cura.
Una “lentezza efficiente”
Spatola ha introdotto anche un concetto che ha colpito il pubblico: la “lentezza efficiente”.
In un mondo che accelera, la vera innovazione può consistere nel rispettare i ritmi delle persone.
“Muoversi senza stress, con consapevolezza, con tempo per sé” — così ha riassunto la sua visione.
La mobilità può farsi promotrice di questa cultura, proponendo:
- auto che si adattano ai ritmi del viaggiatore (silenziose, confortevoli, connessi al suo tempo di ascolto e concentrazione),
- servizi che eliminano l’attrito (app semplificate, check-in e check-out fluidi, assistenza predittiva),
- processi che rispettano tempo e attenzione (evitando code, documenti inutili, passaggi manuali).
È una visione in linea con tutto ciò che è emerso nella tavola: anche la mobilità può e deve contribuire al benessere complessivo del viaggio.
Rispondendo alla domanda finale – “Qual è la regola del business travel che va riscritta per prima?” – Laura Spatola non ha avuto dubbi:
“La prima regola da riscrivere è quella che mette al centro esclusivamente il costo. Il valore non è solo nel prezzo, ma nella qualità dell’esperienza e nella capacità di adattarsi alle persone.”
