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Travel management

Come gestire una gara internazionale per il travel management. Rischi e opportunità da analizzare. II puntata

Nella precedente puntata vi ho parlato di cosa tenere in considerazione e che cosa cambia quando si decide di implementare un accordo di business travel a livello globale. Particolare attenzione è stata dedicata alla fase preliminare che un Travel Manager dovrebbe tenere in considerazione per l’ottimizzazione della spesa e dei partner.

In questo nuovo contributo per la community di Travel for business approfondirò i rischi e le opportunità di una gara per il business travel globale e in particolare su cosa concentrarsi e perché.

L’approccio al mercato globale per i viaggi d’affari è molto complesso, per parlarne occorre ritornare alla lista delle attività che fanno parte di questo mercato:
Agenzie Viaggi – Travel Management Company
• Compagnie Aeree
• Self booking Tool
• Hotel/provider
• Autonoleggio

Prima di trattare la gestione delle gare per i singoli fattori, vorrei richiamare un concetto espresso in precedenza secondo il quale le Agenzie viaggio e le compagnie aeree non sarebbero, secondo me, globali.

A mio modesto avviso, laddove non è possibile avere un’espressione univoca di resa del servizio ma solo una reportistica dell’attività, non si può considerare la controparte globale; in altre parole, fintanto che l’agenzia viaggio deve rendere conto al singolo paese di appartenenza, sebbene operi con la stessa ragione sociale, non si può considerare globale.

Un po’ diverso è il discorso per le compagnie aeree: fino a qualche anno fa esisteva una realtà che interpretava il concetto di “globale” in modo corretto: Star Alliance – Gruppo Lufthansa-. Poi ha cessato di dare questo tipo di espressione tornando al modello locale.

Bene, ora trattiamo la questione “gare globali business travel” per i singoli operatori del settore.

Agenzie viaggi – Travel Management Company:

Se si deve avviare una gara, per selezionare il fornitore dei servizi di biglietteria, occorre confrontare i diversi livelli di servizio per paese e armonizzarli in modo da redigere un capitolato unico.

Eventualmente è anche possibile predisporre un capitolato per paese e valutare il risultato di gara per singolo capitolato.

Per la differenza dei diversi contesti economici e sociali sarà impossibile determinare un costo unico per transazione/paese, il che rende la gara globale poco interessante dal punto di vista delle sinergie di prezzo, anche perché il volume di transazioni non è un elemento di attrazione per il fornitore, una leva è invece data dall’entità del business globale.

Per intenderci, il fatto che la somma delle transazioni dei singoli paesi possa sembrare interessante, in realtà essendo le lavorazioni eseguite da operatori collocati in paesi diversi, la somma non assume di per sé un significato in grado di farne contenere il prezzo unitario.
Tuttavia, la casa madre, a cui confluiscono i risultati economici dei singoli bilanci locali, potrebbe essere interessata all’acquisizione del business globale.

Ho fatto una prova nel 2008 bandendo una gara per agenzia viaggi globale: l’intento era quello di verificare se si potessero realizzare sinergie utilizzando una singola agenzia viaggi globale per fornire il servizio a tutti i paesi centralizzando l’operatività.
Risultato: ogni paese ha fornito la sua offerta ed avrebbe gestito localmente il servizio, l’unico accentramento sarebbe stato quello della reportistica.
Da qui il mio convincimento del fatto che in tale situazione non si potesse parlare di “globale” ed ho lasciato che il servizio di biglietteria continuasse ad essere gestito localmente.

Un’ulteriore considerazione su questo tipo di gare è opportuna, solitamente quello che viene messo in gara è il costo del servizio, ovvero della singola transazione e l’aggiudicazione si basa per lo più sul minor costo offerto per operazione.

In questo modo si rischia di perdere di vista quale sia il costo reale del viaggio; nella mia esperienza la transazione si attestava mediamente nella misura del 1 – 3% del costo viaggio totale. Per questo motivo sono anche poco propenso a valutare la scelta dell’agenzia viaggi solo sulla base di questo parametro.

Valutare le proposte delle Compagnie Aeree per un accordo globale:

Per questo tipo di operatore-fornitore il problema non si pone perché di base ci sono due modi per acquistare il biglietto: a tariffa pubblica e a tariffa corporate tralasciando eventuali carnet che hanno poco di corporate sebbene consentano qualche minimo risparmio.

La tariffa pubblica è, per l’appunto, pubblica quindi non si negozia, di norma è consigliabile orientarsi sulla “best buy” che, rispetto a quella “flessibile”, offre sempre un risparmio significativo.

La tariffa corporate è una tariffa dedicata, quindi ideata ad hoc dal carrier (compagnia aerea) sulla base dei volumi di traffico per tratta (esempio Milano – Parigi) e, pertanto, non confrontabile. Senza confronto, viene meno il concetto di gara; eventualmente si possono fare più accordi con le diverse compagnie aeree, in modo da garantirsi uno sconto sulla tariffa pubblica flessibile.

Attenzione però, la tariffa corporate dipende sempre dalla disponibilità del vettore, molto spesso la si considera erroneamente una tariffa “paracadute” ma così non è, lo sarebbe se fosse garantita ma dato che è soggetta a disponibilità non gli si può dare quest’accezione.

La selezione del Self Booking Tool per una gara business travel internazionale

Negli ultimi anni, le società di software stanno realizzando strumenti sempre più sofisticati per rendere il compito della prenotazione al viaggiatore, che organizza autonomamente la sua trasferta, il più semplice possibile.

Questo significa che c’è un’obsolescenza piuttosto elevata, e per questo motivo la scelta tra la negoziazione diretta e quella tramite agenzia viaggi, dipende molto dalla volontà di farsi carico degli aggiornamenti ricorrenti.

Chiarito questo punto, per poter valutare lo strumento a livello globale è necessario armonizzare le esigenze dei diversi paesi e tracciare un processo idoneo per tutti, che possa rispettare la travel policy di gruppo e rendere una reportistica di gruppo più dettagliata possibile.

L’importanza di questo strumento può determinare il successo o meno del reale contenimento dei costi di viaggio.
Il rischio principale è quello di affidarsi ad uno strumento con scarso accesso ai sistemi di distribuzione e quindi incompleta visualizzazione delle opportunità di viaggio.

Un’approfondita conoscenza dei sistemi che si mettono in competizione è pertanto necessaria.

Selezionare gli Hotel/provider per gli acquisti globali. Cosa il travel manager tenere in considerazione.

La selezione degli hotel è particolarmente delicata, travel policy a parte, i fattori critici sono molteplici, a cominciare dalla sicurezza per arrivare all’igiene, non sempre sono cose che si possono dare per scontate.

La gara è uno strumento che aiuta a calmierare la tariffa e occorre prepararla scrupolosamente.

In questo caso non si può parlare di capitolato ma bisogna rifarsi agli standard minimi che, solitamente sono definiti dalla travel policy – dimensione della stanza, posizione, vicinanza mezzi pubblici, ecc. – sconsiglio vivamente l’uso delle “stelle” come parametri di selezione, non sempre la qualità si rispecchia nel numero di stelle attribuite, inoltre, all’estero spesso non vengono utilizzate. Io ho sempre cercato di vedere personalmente direttamente o tramite i buyer locali, le strutture da selezionare.

La gara per la selezione degli hotel solitamente si chiude con un pool di vincitori, ha poco senso fare una gara per un hotel, è opportuno invitare alla competizione almeno il doppio di quelli che si vogliono aggiudicare.

Negli ultimi anni si sono affacciate al mercato del Business Travel società che forniscono il servizio di prenotazione e pagamento degli alberghi, i più avanzati forniscono anche il servizio di selezione (sourcing): in pratica si affiancano ai travel manager e svolgono la selezione, prenotazione e pagamento appoggiandosi a sistemi di pagamento dei servizi di viaggio più comuni, seguendo le linee guida impostate dal travel manager, il risultato promesso in termini di risparmio sulla tariffa può essere garantito.

Autonoleggio

In ottica globale, la selezione delle società di autonoleggio a breve termine è condizionata dalla territorialità dei competitor, pertanto, occorre mettere in competizione le società con la maggior copertura rispondente alle proprie necessità.

La travel policy poi può guidare nella selezione dei modelli da far quotare. In questo settore occorre fare attenzione alle coperture assicurative, agli scoperti ed a tutte quelle commissioni che influiscono sul costo finale, tipo la presa e restituzione in aeroporto, la restituzione con il pieno, ecc.

Una decina di anni fa misi in essere una gara globale per il noleggio a breve termine; il risultato fu anche interessante dato che le tariffe concordate avevano tenuto conto dei volumi complessivi, peccato che nel prosieguo l’uso prevalente di noleggio a breve termine si concentrò prevalentemente in un unico paese rispetto ai 5 o 6 che avevo considerato, quindi in seguito lasciai la negoziazione per questo servizio a livello locale.

Tuttavia, l’alta velocità ed il proliferare dei servizi di car sharing, hanno contribuito a ridurre sensibilmente il bisogno di ricorrere all’autonoleggio: il travel manager deve valutare queste opportunità prima di impegnarsi in una gara per autonoleggio.

Nella prossima puntata vi parlerò della “Gestione dei fornitori a livello globale. Quali aspetti considerare e come monitorare gli accordi globali.”. Continua a seguirmi!


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massimo
40 anni di attività commerciale in una grande Banca italiana che nel tempo è arrivata ad essere presente in oltre 20 paesi. 17 anni passati nel ramo affari, a sviluppare e gestire nuova clientela e 23 negli acquisti di cui 11 nel marketing e grandi eventi e 12 nel business travel globale e mobility.

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