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Travel management

La protezione dei dipendenti in viaggio al centro del Forum OICE

L’intensa mattinata del 23 maggio, in Palazzo D’Accursio a Bologna, può felicemente riassumersi ribadendo che, sebbene nessuno ci vieti di sperare che alcunché intervenga a turbare il normale svolgimento delle nostre attività, è auspicabile si sia sempre preparati, con piani atti a fronteggiare il peggio. L’ha detto Roger Warwick, CEO di Pyramid Temi Group, al termine dell’ultimo intervento in scaletta.

L’acronimo OICE sta per “Operating in Complex Environment” (oice.eu per chi vuole approfondire) e, in collaborazione con Pyramid Temi Group , ASIS, ANRA, Mastery, Metro Security Express, Travel for business, ha organizzato il primo, in ordine temporale rispetto al calendario 2018, workshop sugli “Emerging Trends in Regional Security: l’analisi degli esperti, focus su Nord Africa e Medio Oriente”.

Nell’introduzione, Antonella Grazia, Direttore e Organizzatore, come Mark Lowe, di OICE, ha fornito alcuni contributi sull’aspetto più prettamente legislativo della sicurezza e della protezione che l’impresa deve assicurare ai dipendenti e le sue connesse responsabilità (i riferimenti più importanti: DL 81/2008; DL 231/2001 e modifiche, legge 30/11/17 n. 179).

L’internazionalizzazione ed espansione in altri mercati rafforzano l’esigenza di curare le tematiche di sicurezza anche per i viaggi dello staff, nelle fattispecie contrattuali più diffuse, sia per la più comune trasferta/missione che per il distacco internazionale o l’appalto presso un committente estero.

Duty of Care

Il complesso di regole non è stato però accompagnato da un chiaro supporto attuativo, colorando del grigio dell’incertezza gli ambiti di responsabilità dell’azienda. Responsabilità che esiste e, nel caso il peggio dell’affermazione di Warwick, dovesse concretizzarsi, l’azienda ha l’obbligo di dimostrare di aver oggettivamente fatto tutto ciò che occorreva a tutela del dipendente. Tra i più recenti esempi, il rinvio a giudizio di 5 dirigenti della Bonatti per supposte ‘’omesse procedure in ordine ai rischi’’ per i tristi fatti in Libia.

E’ indispensabile quindi che i datori di lavoro agiscano coerentemente al dovere di diligenza, il ‘’duty of care’’, a quelle obbligazioni morali e legali che hanno verso i loro impiegati, contractor, volontari, ed i loro familiari, di mantenerli in un adeguato stato di benessere, sicurezza e protezione, in azienda e quando fuori per suo conto. Un’interessante ricerca di benchmark è disponibile su www.internationalsos.com/duty-of-care mentre è opportuno tenersi aggiornati sulle iniziative sull’argomento, dell’ISO, l’organizzazione internazionale per la normazione.

Formazione e comunicazione chiavi di volta 

Roger Warwick ha puntualmente stressato quanto l’azienda debba allertarsi per evitare esposizioni a qualunque tipo di pericolo immaginabile ed avere un’unità ed un piano strutturato per affrontare l’eventuale crisi. L’unità dedicata deve disporre di esperienza e abilità comunicative insieme a potere decisionale e di spesa. Warwick attenziona tre macro-aree:

  • l’in-house management cioè la gestione interna all’azienda a partire dalle norme della travel e booking policy, inclusi i livelli di autorizzazione al viaggio e i budget, sino ai protocolli della comunicazione, e la formazione. Quest’ultima è imprescindibile nella prevenzione: formazione sui rischi che attengono al viaggio in generale, su quanto è permesso fare e perché, educando chi viaggia a non indulgere nella banalizzazione delle regole. Una formazione di questo tipo non può essere semplicisticamente erogata prima della partenza ma deve essere parte integrante della cultura aziendale. Altro aspetto è la conoscenza sugli usi e i costumi delladestinazione specifica.
  • la costruzione di un agile apparato informativo, di ‘’intelligence’’ che disponga di una mappatura delle destinazioni, la loro classificazione a seconda dei livelli di rischi, l’analisi del grado di affidabilità dei fornitori locali e, ancora una volta i protocolli di comunicazione. La comunicazione delle strategie di sviluppo con i collaboratori preposti alla sicurezza consente di mettere in piedi una rete valida e non improvvisata di contatti in loco e un efficace rapporto con le autorità del Paese. O di valutare un’eventuale società in outsourcing che li affianchi.
  • il viaggio e l’emergenza: sapere dov’è il dipendente, velocità nel provvedere a cambi di soluzioni di spostamenti e rientri, contatti in azienda che siano disponibili al supporto a distanza 7 giorni su 7, in caso di necessità l’attivazione di risorse locali che veglino sulla sua sicurezza e, sempre e comunque, protocolli per la comunicazione.

The Global Risks Report

Guidati da Mark Lowe gli esperti invitati hanno analizzato i Paesi compresi nell’area Nord Africa-Medio Oriente, oggetto dell’incontro, accorpandoli secondo 3 gradi di rischio: basso/medio, alto, estremo. Sebbene il Global Risks Report (la 13ma edizione datata 2018 è già stata pubblicata dal World Economic Forum) costituisca un’eccellente guida per le aziende con interessi internazionali, specialmente Charles Hollis, Managing Director di Falanx Assynt, ha caldeggiato una valutazione critica dei dati. Il suggerimento è tenere conto dei parametri utilizzati nella definizione più o meno rischiosa di un Paese, quali aree siano effettivamente coinvolte, e della pianificazione temporale dei propri investimenti o progetti. Più lungo è il periodo di attuazione, maggiore è la possibilità che si possano verificare cambiamenti. E bisogna aver attivato, o servirsi di società specializzate che lo facciano per noi, un osservatorio sensibile e predittivo specifico. La ‘’security’’ è infatti sempre più ‘’intelligence’’.

La valutazione del livello di rischio di viaggio

Il risk rating considera le minacce che possono impattare sui viaggiatori nei vari Paesi: stabilità socio-politica, diritti civili, possibilità di violenze legate a sette, differenze razziali ed etniche, efficienza dei sistemi di sicurezza e delle polizie, efficacia del sistema sanitario, epidemie, pandemie, mancanza d’acqua, disastri naturali, clima, stato dei trasporti e della viabilità, crimini (anche cyber crime), terrorismo, rapimenti. I mutamenti possono intervenire rapidamente perché le situazioni sono fluide ed occorre tenersi aggiornati, se non abbiamo le risorse in casa, scegliere un fornitore specializzato.

Attuale classificazione dei Paesi oggetto del workshop

Nella categoria a basso rischio sono al momento inseriti Marocco, Israele, Kuwait, Bahrain, Qatar, UAE ed Oman; a medio-basso Giordania e Iran. In quella ad alto Algeria, Tunisia, Libano ed Arabia Saudita; estremo Libia, Iraq, Palestina, Egitto, Siria e Yemen.

Anche Christian Ricci, Chief Operating Officer di IMI Security Service è d’accordo con Hollis e sottolinea che l’analisi di un Paese deve passare per la sua comprensione. Non si deve mai prescindere dal conoscerne l’organizzazione, la storia, l’approccio alle religioni e dal capire che tipo di valutazione a loro volta fanno di noi, cosa li potrebbe disturbare o offendere. E noi non possiamo applicare i nostri parametri per codificarli, dobbiamo essere capaci di scinderci.

Aldo Pigoli, Managing Director di Mastery, ha condiviso alcune interessanti osservazioni su come la stabilità politica sia influenzata dalla geo-politica: soffre la Siria e ne paga le conseguenze anche il Libano, un passo falso di Hezbollah scatena confronti all’interno dell’asse sciita in Iraq. Quando sappiamo di doverci interfacciare con un Paese estero non dobbiamo semplicemente chiederci chi sono le istituzioni ma individuare i poteri forti nel territorio.

Un contributo sulla necessità di una legge per l’utilizzo delle risorse delle PMSC (Private Military Security Company) Italiane è stato portato da Enzo Pergolizzi, Chief Security Officer di Metro Security Express. Il settore è infatti penalizzato rispetto alle grandi compagnie private americane e britanniche, costituite in massima parte da ex militari professionisti, che già da molto tempo e su larga scala hanno infatti affiancato, e in qualche caso persino sostituito, le forze armate e di sicurezza governative internazionali e locali.

Il dibattito

L’intento di Mark Lowe, confessato con un sorriso malizioso nei saluti di commiato, era creare un’interazione tra pubblico e relatori. Posso testimoniarne il successo. Tra le domande più dibattute una particolare menzione va al ‘’bleisure’’, la commistione del viaggio di lavoro, magari prolungato nel weekend, con lo scopo turistico e che comincia ad essere vietato o regolamentato in dettaglio proprio per la sua tangenza con la responsabilità dell’azienda. Anche, sino a che punto un’azienda è chiamata in causa per il suo dipendente andato per divertimento in aree e ad ore poco sicure? O a fare jogging in un parco isolato col Rolex? O in un Paese particolarmente contrario agli occidentali pensare di andare in un ristorante alla moda tra gli espatriati? Tutto torna e fa capo alla formazione, di chi si occupa di scrivere le policy conoscendo le possibili conseguenze di scelte incaute e di chi viaggia che, a sua volta, deve essere formato a farlo correttamente, senza mettere in pericolo se stesso, altri, e la reputazione della sua azienda.

I prossimi appuntamenti

OICE ritorna a Bologna all’inizio di settembre (le date esatte sono in corso di definizione) con il workshop dedicato ai Paesi dell’Area Sub-Sahariana e il 2-3 ottobre con la Conferenza Internazionale sulla sicurezza delle aziende che operano in contesti internazionali ad alto rischio. Travel Manager e Responsabili Sicurezza bloccate le date sulla vostra agenda!

Per informazioni sugli altri partner citati:

ASIS: organizzazione di Professionisti della Sicurezza a livello mondiale | asisitaly.org

ANRA: associazione nazionale risk manager e responsabili assicurazioni aziendali | anra.it

Mastery: international academy for security and defence| masterymas.com

Metro Security Express: istituto di vigilanza | metrosecurityexpress.it/

Travel for business: piattaforma di condivisione, magazine, consulenza, academy | travelforbusiness.it


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Graziella Pica
Graziella Pica, con la sua trentennale esperienza, acquisita dirigendo reparti commerciali di strutture Italiane e uffici regionali di catene alberghiere internazionali, si colloca a pieno titolo nel novero dei nostri esperti consulenti. Specializzata nel segmento Meeting & Eventi ma soprattutto nel Business Travel, è responsabile dei moduli di approfondimento sulla contrattazione alberghiera, per singolo hotel o gruppo. Seguendo i suoi corsi si approfondisce la conoscenza della costruzione tariffaria e si comprendono le sfide e le problematiche che condizionano un efficace processo negoziale ai giorni nostri, entrando anche nel dettaglio, laddove occorra, dei meccanismi della gestione alberghiera, operativa e commerciale. Fonte di riferimento per i responsabili acquisti in ambito travel, in aziende ed agenzie, gli addetti alle vendite di struttura o gruppo alberghiero, amplia gli scenari di discussione alla sharing economy nell’ospitalità.

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