Il concetto di duty of care, ovvero l’obbligo del datore di lavoro di proteggere i propri dipendenti anche durante le trasferte, oggi è un dovere morale del quale le aziende non possono più farne a meno. La responsabilità verso i propri dipendenti in viaggio impone alle aziende di strutturare una policy di Travel Risk Management (TRM) solida, aggiornata e soprattutto utile. Il problema è che spesso queste policy esistono solo sulla carta. Sono generiche, troppo lunghe, scritte in legalese e… nessuno le legge. Oppure vengono diffuse con una circolare interna che finisce dimenticata in una cartella condivisa.

Eppure una buona Travel Risk Management può salvare una vita, o almeno il suo benessere psico-fisico. Senza trascurare il fatto che ciò aiuti ad evitare un danno reputazionale (e legale) serio per l’azienda. Vediamo allora come costruirla davvero bene, quali voci non devono mai mancare, e come far sì che venga letta, compresa e utilizzata dai viaggiatori.

Una policy per il Travel Risk Management serve davvero?

Troppe aziende hanno una “policy TRM” nel cassetto. È un documento che esiste, magari stilato anni fa, copiato da un template generico, pieno di frasi da manuale ma privo di istruzioni reali. Ancor più spesso sta bene lì, in un cassetto impolverato sotto scartoffie e rendiconti vari. La cosa ancor più spiacevole è che nella maggior parte dei casi i dipendenti che viaggiano non sanno nemmeno della sua esistenza. Ma il nodo è proprio qui: non deve essere scritto per il legal office, ma per chi si trova da solo in un aeroporto internazionale con lo zaino in spalla! Una policy di travel risk management è utile solo se chi parte lo conosce, lo capisce e lo usa. Deve rispondere a domande pratiche: “Chi chiamo se succede qualcosa?”, “Cosa faccio se perdo il passaporto o se mi arrestano?”, “La mia assicurazione mi copre anche se prolungo il viaggio per motivi di forza maggiore?”.

Il primo consiglio per i travel risk manager è quindi di scrivere (o riscrivere) la policy TRM con un obiettivo chiaro: la fruibilità. Usa un linguaggio diretto, evita il burocratese, dividi il testo in sezioni operative. E prevedi formati diversi per ruoli diversi: una versione estesa per il management e la compliance, e una sintetica (tascabile o digitale) per chi viaggia davvero.

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Cosa deve generalmente contenere una policy TRM efficace: le voci imprescindibili

Una policy TRM ben strutturata non può limitarsi a un generico “raccomandiamo prudenza”. Il documento deve diventare una guida chiara, aggiornata e verificabile. Possiamo identificare delle macro-sezioni essenziali che ogni policy dovrebbe contenere, con esempi e suggerimenti su come strutturarle.

Contatti di emergenza, sempre accessibili

Tra gli elementi più importanti, c’è senza dubbio la presenza di contatti di emergenza chiari e attivi 24 ore su 24, con numeri facili da memorizzare o raggiungibili da qualsiasi parte del mondo. Non ci si può limitare al numero dell’assicurazione: occorre indicare anche un riferimento interno all’azienda, come il travel manager, l’ufficio sicurezza o – nei casi più strutturati – la centrale operativa aziendale, se presente. L’ideale è spiegare, fin dalle prime righe, chi chiamare, in quali casi e cosa aspettarsi da quel contatto: assistenza medica, logistica, supporto psicologico o operativo.

Dettaglio delle coperture assicurative

ltrettanto importante è spiegare quali coperture assicurative sono attive, con esempi pratici. Non basta dire “sei assicurato”, bisogna entrare nel dettaglio: copertura medica fino a un certo massimale, eventuale rimpatrio d’urgenza, tutela legale, responsabilità civile, evacuazione da zona di crisi, assistenza in caso di calamità naturali o attentati. È utile aggiungere, magari in appendice o tramite un link, la polizza completa, ma ancora più utile è offrire una versione sintetica visiva, come una tabella con le voci principali o un’infografica facilmente consultabile anche in viaggio.

Comportamenti vietati nei Paesi a rischio culturale o normativo

Ci sono poi quelle situazioni che nessuno si augura, ma che vanno previste: arresti, fermi da parte delle autorità, attentati, disordini civili, disastri naturali. È in questi momenti che la policy fa la differenza. La persona in viaggio deve sapere, senza dover cercare altrove, cosa fare e cosa non fare. Ad esempio: in caso di arresto, non firmare nulla senza un rappresentante consolare; in caso di attacco terroristico, allontanarsi solo se le autorità lo consentono e contattare subito il team aziendale di riferimento. Le istruzioni devono essere scritte con chiarezza, quasi come un protocollo operativo.

Istruzioni per casi estremi: arresto, terrorismo, catastrofi naturali

Infine, una sezione che troppo spesso viene trascurata, riguarda i comportamenti vietati o culturalmente sensibili nei Paesi di destinazione. La policy dovrebbe includere un richiamo esplicito ai rischi legati a usi e costumi locali, leggi restrittive o norme religiose particolarmente rigide. Si può segnalare, ad esempio, che in alcuni Stati del Golfo è vietato fotografare edifici pubblici o persone senza consenso, o che in determinati Paesi l’omosessualità è ancora perseguita penalmente. Quindi informare i propri dipendenti appartenenti a minoranze equivale a tutelarli. Inserire queste informazioni significa proteggere concretamente il lavoratore ed evitare situazioni che potrebbero degenerare anche a livello diplomatico o aziendale.

Personalizzazione e scalabilità: una policy TRM non può essere uguale per tutti

Una delle principali debolezze nelle policy aziendali di travel risk è l’applicazione di un modello unico e standardizzato, valido per qualsiasi viaggio. Ma il contesto di una trasferta a Parigi per partecipare a un convegno è ben diverso da quello di una missione tecnica a Lagos, o di una negoziazione commerciale in una zona rurale dell’India. I livelli di rischio cambiano radicalmente, così come le condizioni ambientali, sanitarie, normative e infrastrutturali. È per questo che una policy TRM efficace deve prevedere protocolli scalabili e modulabili in base al Paese di destinazione, al ruolo del dipendente e alla durata del viaggio.

Il travel risk manager dovrebbe proporre una classificazione interna delle destinazioni, basata su fonti ufficiali come le schede della Farnesina, il Global Peace Index o le valutazioni di sicurezza fornite dalle compagnie assicurative partner. È utile creare una mappatura che distingua, ad esempio, tra Paesi a basso, medio e alto rischio, e associare a ciascun livello una serie di misure specifiche: dalla necessità di un briefing pre-partenza fino all’obbligo di tracciamento in tempo reale durante la missione. Allo stesso modo, un dirigente C-level e un tecnico operativo avranno esigenze differenti in termini di protezione, equipaggiamento, comunicazione e libertà decisionale. L’efficacia della policy si misura anche dalla sua capacità di adattarsi alle condizioni reali del viaggio, offrendo soluzioni personalizzate ma coerenti con il framework aziendale complessivo.

Una travel risk management policy che nessuno legge è una policy inutile

Scrivere una policy impeccabile è solo metà del lavoro. L’altra metà, forse quella più critica, è farla conoscere e interiorizzare da chi viaggia. Una policy che resta in un file PDF sul server aziendale, o che viene allegata a una mail mai aperta, è del tutto inutile. La vera sfida del travel risk manager è quindi culturale prima ancora che operativa: trasformare la policy da documento statico a strumento vissuto.

Per ottenere questo risultato, è necessario inserire il documento nella vita reale dell’azienda. La policy deve entrare nel processo di onboarding per tutti i dipendenti che viaggeranno per lavoro, magari attraverso una breve sessione di formazione interattiva. Può diventare oggetto di aggiornamenti periodici, con incontri brevi ma regolari in cui si condividono casi reali, simulazioni, nuove regole nei Paesi target. In corrispondenza di ogni trasferta, il dipendente dovrebbe ricevere promemoria sintetici e personalizzati, che riepiloghino le regole fondamentali, i numeri da contattare, le criticità locali.

La diffusione deve sfruttare canali interni efficaci, come app aziendali, intranet, chatbot o newsletter mirate. Meglio ancora se il contenuto viene adattato in formati visivi e agili: una pagina infografica, un vademecum “da tasca”, una dashboard interattiva. Anche la formazione può essere ripensata in chiave smart: quiz online, microlearning con brevi video o scenari a scelta, giochi a premi per stimolare l’attenzione. In questo modo, la policy TRM non sarà più percepita come un’imposizione formale, ma come un alleato concreto per chi viaggia, capace di rafforzare la fiducia e la percezione di tutela da parte dell’azienda.

Photo credit: Austin Zhang

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I numeri indicano con chiarezza l’intensità del fenomeno. Secondo i dati elaborati dal Cyber Defense Center di Maticmind, negli ultimi cinque anni gli attacchi significativi contro aziende del settore logistico sono aumentati del 48%. Il quadro nazionale appare particolarmente critico: nel 2024 l’Italia ha concentrato circa il 10% degli attacchi informatici registrati a livello globale, una quota rilevante rispetto al peso economico del Paese e indicativa di una fragilità strutturale del sistema produttivo.

La logistica rappresenta infatti uno snodo cruciale dell’economia contemporanea. Il blocco dei sistemi informatici di un operatore logistico non si limita a produrre un danno diretto all’azienda colpita, ma può generare effetti a cascata sull’intera catena del valore: dalla distribuzione commerciale alla consegna finale al consumatore. In un contesto dominato dall’e-commerce e dai servizi di home delivery, anche interruzioni di breve durata possono tradursi in perdite economiche rilevanti e in un deterioramento reputazionale difficile da recuperare.

Ransomware, DDoS e phishing: la nuova geografia delle minacce

L’analisi della tipologia degli attacchi restituisce una fotografia coerente con le tendenze globali della cyber criminalità. Il ransomware rimane la minaccia più diffusa, rappresentando il 38% degli attacchi registrati nel settore, seguito dagli attacchi DDoS (24%) e dalle campagne di phishing (18%).

La dimensione economica del fenomeno è altrettanto significativa. Secondo le stime della società di ricerca Cybersecurity Ventures, i costi globali legati al cybercrime potrebbero raggiungere i 10,5 mila miliardi di dollari nei prossimi anni, rendendo la sicurezza informatica una delle principali variabili competitive per le imprese.

Dal modello reattivo alla sicurezza proattiva

Di fronte a questo scenario, molte aziende stanno ripensando radicalmente le proprie strategie di difesa. L’approccio tradizionale, basato sulla risposta agli attacchi una volta individuati, sta progressivamente lasciando spazio a modelli di prevenzione e monitoraggio continuo.

Nel settore della logistica alcune imprese stanno puntando su piattaforme tecnologiche proprietarie e sulla gestione diretta delle infrastrutture digitali. L’obiettivo è ridurre la dipendenza da software standardizzati e mantenere il controllo della propria supply chain tecnologica. È la strategia adottata, tra gli altri, da Oikyweb, azienda specializzata nei servizi integrati di home delivery, che da oltre un decennio ha scelto di sviluppare internamente i propri sistemi operativi e le piattaforme di gestione dei dati.

Secondo Raffaele Ghedini, presidente della società, la sicurezza informatica deve essere considerata «un asset strategico» e non un semplice costo operativo. L’adozione di software proprietari e server gestiti direttamente dall’azienda consente, in questa prospettiva, un monitoraggio continuo dei sistemi e una maggiore capacità di individuare tempestivamente segnali di potenziali intrusioni.

Il fattore umano nella resilienza digitale

La tecnologia, tuttavia, rappresenta solo una parte della strategia di difesa. Il fattore umano continua a essere uno degli elementi più vulnerabili delle infrastrutture digitali. Molti attacchi informatici sfruttano infatti errori operativi, credenziali compromesse o comportamenti inconsapevoli degli utenti.

Per questo motivo, sempre più aziende stanno rafforzando i programmi di formazione interna, con l’obiettivo di aumentare la consapevolezza dei dipendenti e sviluppare una cultura della sicurezza diffusa a tutti i livelli dell’organizzazione. La capacità degli operatori di riconoscere tentativi di phishing o anomalie nei sistemi rappresenta oggi una delle prime linee di difesa contro le intrusioni informatiche.

Il ritardo italiano negli investimenti in cybersecurity

Il quadro nazionale evidenzia però un ritardo significativo negli investimenti. Secondo diverse analisi di settore, l’Italia rimane fanalino di coda tra i Paesi del G7 per spesa in cybersecurity in rapporto al PIL, con una quota pari allo 0,14%.

Un livello che appare limitato se confrontato con l’esposizione crescente del sistema produttivo agli attacchi informatici e con la crescente digitalizzazione delle infrastrutture logistiche.

Sicurezza informatica come leva competitiva

In uno scenario sempre più interconnesso, la cybersecurity tende quindi a trasformarsi da semplice voce di costo a fattore strategico di competitività. La capacità di garantire continuità operativa, protezione dei dati e affidabilità dei sistemi diventa un elemento determinante nella scelta dei partner logistici da parte delle imprese e dei grandi operatori dell’e-commerce.

L’integrazione di tecnologie come intelligenza artificiale e machine learning nei sistemi logistici consente oggi di ottimizzare i processi operativi – dalla pianificazione delle rotte alla gestione delle flotte – e allo stesso tempo di individuare in tempo reale comportamenti anomali nelle infrastrutture digitali.

In questo quadro, la sicurezza informatica tende a convergere con l’innovazione tecnologica e con le strategie di sostenibilità operativa. Anticipare le minacce diventa una condizione essenziale per garantire stabilità ai sistemi logistici e continuità alle catene di distribuzione. Per un Paese come l’Italia, fortemente dipendente dall’efficienza delle proprie reti di distribuzione, la protezione delle infrastrutture digitali della logistica si configura sempre più come una questione di sistema.

Impatti sul business travel

Le implicazioni della crescente esposizione cyber della logistica non si esauriscono nel perimetro delle aziende di trasporto e distribuzione. In un’economia fortemente integrata, le perturbazioni nelle infrastrutture digitali della supply chain tendono a propagarsi rapidamente ad altri segmenti dell’economia dei servizi, compreso il business travel.

Il viaggio d’affari è infatti sempre più legato alla stabilità dei sistemi logistici e digitali che sostengono il commercio internazionale. Interruzioni nelle catene di approvvigionamento, blocchi dei sistemi di gestione delle spedizioni o rallentamenti nei flussi aeroportuali e portuali possono tradursi in ritardi nelle missioni aziendali, cancellazioni di incontri commerciali e difficoltà operative per manager e tecnici chiamati a intervenire su mercati esteri.

Negli ultimi anni il business travel ha già dovuto adattarsi a un contesto caratterizzato da instabilità geopolitica, tensioni commerciali e shock logistici globali. La dimensione cyber rappresenta oggi un ulteriore livello di complessità. Gli attacchi informatici alle infrastrutture digitali del trasporto – dalle piattaforme di prenotazione ai sistemi aeroportuali, fino alle reti operative delle aziende logistiche – possono generare effetti indiretti sulla mobilità professionale, rallentando gli spostamenti e aumentando i costi organizzativi delle trasferte aziendali.

Per le imprese, questo scenario rafforza l’esigenza di integrare la sicurezza digitale nelle strategie di mobilità e gestione delle trasferte. Le aziende più strutturate stanno iniziando a includere nei propri modelli di travel management valutazioni di rischio legate alla resilienza delle infrastrutture digitali dei partner logistici e dei fornitori di servizi di trasporto.

In prospettiva, la convergenza tra sicurezza informatica, logistica e mobilità aziendale appare destinata a diventare uno dei nodi strategici dell’economia globale. In un sistema produttivo sempre più interconnesso, la capacità di proteggere le infrastrutture digitali non rappresenta soltanto una misura di difesa, ma una condizione essenziale per garantire continuità operativa, stabilità delle relazioni commerciali e fluidità degli scambi internazionali. Anche il business travel, tradizionalmente percepito come un elemento accessorio dell’attività economica, finisce così per essere direttamente influenzato dalla resilienza delle reti digitali che sostengono la logistica globale.

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Nel giro di poche settimane il conflitto ha coinvolto indirettamente gran parte del Medio Oriente, con attacchi missilistici e con droni, chiusure parziali dello spazio aereo, interruzioni nei collegamenti commerciali e un aumento generalizzato del rischio operativo per organizzazioni pubbliche e private. Secondo le analisi contenute nell’ultimo Crisis Update di International SOS, la crisi sta entrando in una fase più complessa, nella quale le operazioni militari dirette si intrecciano con attacchi contro infrastrutture civili, energetiche e logistiche, ampliando il raggio delle possibili conseguenze economiche e strategiche.

Cosa dice il Crisis Update di International SOS

L’attivazione della rete globale di assistenza e evacuazione

L’evoluzione del conflitto ha spinto numerose aziende a richiedere assistenza immediata per la sicurezza dei propri dipendenti. Dall’inizio della crisi, International SOS – società leader mondiale nella gestione integrata dei rischi per la salute e la sicurezza della forza lavoro – ha registrato un aumento significativo delle operazioni di supporto.

Dal 28 febbraio l’organizzazione ha gestito oltre 3.380 casi di assistenza, supportando più di 1.210 clienti e coordinando l’evacuazione di oltre 1.130 persone, attraverso operazioni sia terrestri sia aeree. Parallelamente sono state diramate più di 245 allerte operative per informare aziende e organizzazioni sull’evoluzione della crisi e sui possibili impatti per il personale presente nella regione.

Le operazioni di evacuazione hanno interessato diversi hub strategici del Golfo e del Levante. Missioni di movimentazione sicura del personale sono state organizzate da Emirati Arabi Uniti, Bahrain, Qatar, Kuwait e Iraq verso destinazioni considerate più stabili, tra cui Arabia Saudita, Oman, Egitto, Giordania e Turchia. Allo stesso tempo, squadre operative sono state dispiegate a Muscat, Riyadh e Il Cairo per coordinare accoglienza, supporto logistico e successivi trasferimenti tramite voli charter o vettori commerciali.

Un conflitto che si espande oltre il teatro principale

Il quadro operativo delineato nel Crisis Update evidenzia come il conflitto abbia rapidamente superato i confini del confronto diretto tra Israele, Stati Uniti e Iran. Le operazioni militari hanno preso di mira infrastrutture militari, strutture governative e siti legati ai programmi missilistici e nucleari iraniani, mentre Teheran ha risposto con una serie di attacchi contro Israele e contro asset occidentali distribuiti nella regione.

Le operazioni militari iraniane hanno incluso attacchi missilistici e con droni contro obiettivi militari e infrastrutture in diversi Paesi del Medio Oriente. Un numero significativo di proiettili è stato intercettato dai sistemi di difesa regionali; tuttavia il rischio per le infrastrutture civili rimane elevato, anche a causa dei detriti generati dalle intercettazioni o di possibili errori di targeting.

Secondo le valutazioni operative diffuse da International SOS, le operazioni congiunte di Stati Uniti e Israele si stanno progressivamente concentrando su siti legati alla produzione di missili e droni iraniani, oltre che su infrastrutture di sicurezza interne e figure chiave dell’establishment politico e militare. Questa strategia appare orientata a indebolire la capacità operativa del sistema di sicurezza iraniano e a destabilizzare la coesione interna del governo.

Allo stesso tempo l’Iran continua a mantenere una capacità significativa di risposta regionale, ampliando il ventaglio dei possibili obiettivi e includendo infrastrutture energetiche, porti, aeroporti e reti di telecomunicazione.

Le ripercussioni su trasporti, energia e infrastrutture critiche

Uno degli elementi più rilevanti della crisi riguarda l’impatto sulle infrastrutture logistiche e sui trasporti regionali. Diversi Paesi hanno introdotto chiusure temporanee o restrizioni dello spazio aereo, mentre alcune compagnie aeree internazionali hanno sospeso o ridotto i collegamenti con città strategiche del Medio Oriente.

In Iran lo spazio aereo è stato chiuso alla maggior parte dei voli civili, mentre Israele ha limitato le operazioni dell’aeroporto Ben Gurion con severe restrizioni al traffico passeggeri. Altri Paesi del Golfo hanno introdotto limitazioni temporanee o corridoi aerei controllati per gestire il rischio derivante dagli attacchi missilistici e dalle operazioni militari in corso.

Parallelamente il conflitto sta producendo tensioni crescenti sul traffico marittimo nello Stretto di Hormuz, uno dei principali point energetici del pianeta. Le autorità statunitensi hanno intensificato le operazioni per impedire il posizionamento di mine navali e garantire la sicurezza delle rotte commerciali, mentre Teheran continua a minacciare la navigazione nello stretto e ha già colpito diverse imbarcazioni commerciali nel Golfo Persico.

La sicurezza delle rotte energetiche rappresenta uno dei principali fattori di rischio per i mercati globali, considerando che una quota significativa del petrolio mondiale transita proprio attraverso queste acque.

Il rischio di un allargamento regionale del conflitto

Le analisi di scenario indicano che la crisi potrebbe estendersi ulteriormente se altri attori regionali o internazionali venissero coinvolti direttamente nelle operazioni militari. Gruppi alleati dell’Iran, tra cui Hezbollah in Libano, milizie filo-iraniane in Iraq e i ribelli Houthi nello Yemen, mantengono la capacità – seppur limitata – di colpire interessi israeliani o occidentali nella regione.

Il coinvolgimento di queste organizzazioni aumenterebbe significativamente la complessità del conflitto, aprendo nuovi fronti e ampliando il numero di Paesi potenzialmente esposti a operazioni militari o attacchi indiretti.

Allo stesso tempo, la crescente presenza militare di attori internazionali – tra cui Francia, Regno Unito e altri Paesi occidentali – aumenta il rischio di incidenti o escalation involontarie che potrebbero trasformare la crisi in un confronto più ampio.

Implicazioni per le imprese globali e per la mobilità internazionale

Per le multinazionali con personale nella regione, il conflitto evidenzia la crescente importanza della gestione integrata dei rischi geopolitici. Le aziende si trovano a dover affrontare simultaneamente interruzioni nei trasporti, potenziali minacce alla sicurezza dei dipendenti e possibili ripercussioni sulle catene di approvvigionamento.

In questo scenario la pianificazione di evacuazioni, la revisione dei piani di continuità operativa e l’accesso a informazioni tempestive diventano strumenti fondamentali per mantenere la resilienza organizzativa.

Le analisi operative suggeriscono inoltre che, sebbene la maggior parte degli attacchi missilistici venga intercettata dai sistemi di difesa regionali, il rischio di danni collaterali e di impatti su infrastrutture civili rimarrà elevato finché il conflitto continuerà.

Secondo le valutazioni contenute nel report di SOS International, le operazioni militari e le ritorsioni regionali potrebbero proseguire almeno per diverse settimane, con la possibilità di ulteriori attacchi contro infrastrutture economiche e logistiche considerate strategiche. La combinazione di tensioni geopolitiche, rischio di escalation regionale e vulnerabilità delle infrastrutture critiche rende il Medio Oriente uno dei principali epicentri di rischio per le imprese globali nel breve periodo.

Per le organizzazioni internazionali la crisi rappresenta un ulteriore segnale della necessità di integrare stabilmente la gestione del rischio geopolitico nelle strategie aziendali, soprattutto in un mondo in cui le tensioni regionali possono rapidamente trasformarsi in shock economici e operativi su scala globale.

L'articolo Come la crisi tra Israele, Stati Uniti e Iran sta ridefinendo sicurezza, mobilità e continuità operativa delle imprese. Rapporto International SOS proviene da Travel for business.

Le tensioni tra Stati Uniti d’America e Iran riaprono uno dei fronti più sensibili per l’economia globale: la stabilità del Golfo Persico e, con essa, la tenuta delle rotte commerciali e dei flussi di mobilità internazionale. Anche in assenza di un intervento militare immediato, l’ipotesi di un attacco statunitense e il rafforzamento del dispositivo navale nell’area hanno già prodotto un primo effetto tangibile: l’aumento del premio al rischio incorporato nelle decisioni delle imprese.

Il business travel rappresenta uno dei primi indicatori di questa tensione. Le trasferte d’affari riflettono infatti il grado di fiducia delle aziende nella stabilità dei mercati e nella prevedibilità delle catene del valore. Quando il contesto geopolitico si deteriora, la mobilità corporate diventa una variabile di aggiustamento: si rimodulano le agende, si rivedono le priorità, si ricalibrano le destinazioni.

Spazio aereo, costi e nuove pressioni inflazionistiche

Il primo canale di trasmissione dell’incertezza riguarda il trasporto aereo. L’eventuale chiusura o limitazione dello spazio aereo iraniano e delle aree limitrofe impone deviazioni sulle rotte tra Europa e Asia, con allungamento dei tempi di volo e incremento dei consumi di carburante. In un settore già esposto alla volatilità energetica, la prospettiva di tensioni nel Golfo si traduce in pressioni sui prezzi del jet fuel, che tendono a riflettere le dinamiche del petrolio e i rischi legati allo Stretto di Hormuz.

Per le compagnie aeree questo scenario comporta una revisione delle strutture di costo e, in molti casi, un trasferimento parziale degli oneri sulle tariffe corporate. Per le imprese, il risultato è un aumento della spesa per viaggi d’affari in una fase in cui molte economie avanzate stanno ancora gestendo gli effetti di una crescita moderata e di politiche monetarie restrittive. Il business travel, già tornato su livelli prossimi al periodo pre-pandemico, rischia così di subire una nuova fase di razionalizzazione.

Travel policy più selettive e gestione del rischio

L’escalation tra Washington e Teheran agisce anche sul piano organizzativo. Le multinazionali con presenza in Medio Oriente, o con interessi energetici e infrastrutturali nell’area, stanno rafforzando i protocolli di duty of care e le procedure di approvazione delle trasferte. Le travel policy diventano più selettive, con una gerarchia più stringente delle missioni considerate strategiche.

Questa dinamica si inserisce in un contesto in cui la gestione del rischio geopolitico è tornata al centro delle strategie aziendali. Dopo le crisi degli ultimi anni, dalle tensioni nel Mar Rosso al conflitto in Europa orientale, molte imprese hanno integrato strumenti di monitoraggio in tempo reale e piani di evacuazione strutturati. L’eventuale ampliamento del confronto tra Stati Uniti e Iran rafforzerebbe questa tendenza, consolidando un approccio alla mobilità internazionale sempre più legato a metriche di rischio paese e a valutazioni assicurative.

Divergenze regionali e riallocazione dei flussi

L’impatto, tuttavia, non sarebbe uniforme. I mercati direttamente esposti al Golfo potrebbero registrare una contrazione temporanea dei flussi business, mentre hub percepiti come più stabili beneficerebbero di una riallocazione di meeting, conferenze e headquarters regionali. Si tratta di un meccanismo già osservato in altre fasi di instabilità: il capitale e le persone tendono a spostarsi verso giurisdizioni con maggiore prevedibilità normativa e sicurezza operativa.

Al tempo stesso, alcuni comparti potrebbero sperimentare un aumento della domanda. Le società attive nella sicurezza, nella consulenza strategica e nell’energy management vedrebbero crescere le missioni legate alla gestione della crisi e alla riorganizzazione delle supply chain. Il business travel, in questo senso, funziona come moltiplicatore delle trasformazioni strutturali in atto nei mercati globali.

Digitalizzazione e prospettive di medio termine

Un ulteriore elemento da considerare riguarda la sostituibilità delle trasferte. L’esperienza pandemica ha accelerato l’adozione di strumenti digitali che consentono di mantenere relazioni commerciali a distanza. In presenza di un aumento prolungato del rischio geopolitico, una quota delle missioni internazionali potrebbe essere nuovamente convertita in incontri virtuali, con effetti strutturali sulla domanda di voli a lungo raggio e sull’industria alberghiera di fascia business.

La traiettoria futura dipenderà dall’evoluzione dello scenario politico. Un rapido rientro della tensione limiterebbe l’impatto a una fase di volatilità dei costi e a un temporaneo rallentamento delle trasferte. Un’escalation prolungata, invece, rischierebbe di incidere in modo più profondo sulla mobilità corporate, rafforzando la tendenza a una gestione prudenziale dei viaggi e a una maggiore regionalizzazione delle attività.

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Il concetto di duty of care non è più solo un principio etico o una clausola inserita nelle travel policy aziendali. Infatti rappresenta un sistema organizzato, tecnologico e integrato che consente alle imprese di sapere in ogni momento dove si trovano i propri dipendenti in trasferta e quali rischi stanno affrontando. L’instabilità geopolitica, tensioni regionali, eventi climatici estremi, scioperi improvvisi e nuove emergenze sanitarie rendono il monitoraggio dei viaggiatori business in tempo reale un elemento strutturale della strategia di travel risk management.

Non si tratta di controllo, ma di protezione preventiva e responsabilità organizzativa. Le aziende più mature dal punto di vista della governance stanno investendo in piattaforme digitali integrate capaci di trasformare dati di viaggio, informazioni geopolitiche e alert operativi in decisioni concrete. Il passaggio culturale è chiaro: non intervenire quando il problema è già esploso, ma costruire un sistema che consenta di anticiparlo. Vediamo allora quali sono gli strumenti digitali più utili per una trasferta sicura in ogni momento.

Il monitoraggio in tempo reale non rappresenta più una soluzione riservata a poche multinazionali con budget elevati. Con la diffusione di piattaforme SaaS e sistemi integrati, anche aziende di medie dimensioni possono implementare strumenti avanzati di tracking e alert.

Travel tracking: visibilità completa sul monitoraggio degli spostamenti

Il primo pilastro di questa evoluzione è il travel tracking automatico. Le piattaforme di nuova generazione aggregano in tempo reale i dati provenienti da prenotazioni aeree, hotel, autonoleggi e rail, creando una mappatura aggiornata degli itinerari aziendali. Questo elimina la frammentazione informativa tipica delle trasferte gestite tramite email, fogli Excel o comunicazioni non strutturate. In caso di evento critico – che si tratti di un disastro naturale, di un attacco terroristico o di una chiusura improvvisa di uno scalo – il sistema consente di identificare immediatamente chi si trova nell’area interessata. Questo riduce drasticamente i tempi di reazione e permette di attivare assistenza, riprotezioni o evacuazioni mirate. Il valore non è soltanto operativo: dimostrare di avere un sistema di tracciamento strutturato rafforza la posizione dell’azienda sotto il profilo legale e reputazionale.

Alert geopolitici e notifiche intelligenti

Il secondo livello riguarda l’integrazione con sistemi di allerta geopolitica e informativa. Le piattaforme più evolute incrociano i dati di viaggio con fonti istituzionali, enti governativi e provider specializzati in analisi del rischio. Il risultato è un flusso continuo di notifiche su scioperi, instabilità politica, condizioni meteo estreme, restrizioni sanitarie o criticità infrastrutturali nelle aree in cui sono presenti dipendenti aziendali. La differenza rispetto al passato è la personalizzazione. Non si tratta di inviare alert generici, ma di filtrare le informazioni in base alla destinazione specifica, alla durata del soggiorno e al profilo del viaggiatore. Questo consente di evitare sovraccarichi informativi e di garantire un flusso decisionale chiaro e gerarchizzato, dove le priorità emergono in modo evidente.

Integrazione con TMC e sistemi aziendali: l’ecosistema connesso

Il vero salto di qualità si verifica quando il monitoraggio si integra con la Travel Management Company (TMC) e con i sistemi aziendali di gestione HR, assicurazioni e compliance. In questo panorama, il travel risk management non è più un modulo isolato, ma parte di un ecosistema digitale interconnesso. Se un volo viene cancellato in un’area a rischio o un aeroporto viene chiuso per motivi di sicurezza, la piattaforma può attivare automaticamente un processo di riprotezione, proponendo alternative conformi alla travel policy aziendale. Questo riduce l’esposizione del viaggiatore a situazioni potenzialmente pericolose e minimizza i tempi di inattività. Inoltre, la raccolta strutturata dei dati post-evento consente analisi successive utili a migliorare le policy e le scelte future.

Intelligenza artificiale, previsioni e privacy: verso un modello proattivo

L’evoluzione più interessante riguarda l’impiego dell’intelligenza artificiale predittiva. Attraverso l’analisi di grandi volumi di dati storici e in tempo reale – traffico aereo, condizioni meteo, tensioni politiche, trend sanitari – gli algoritmi sono in grado di individuare pattern ricorrenti e stimare la probabilità di disservizi o criticità in determinate aree geografiche. Questo consente di intervenire prima che il rischio si manifesti. Ad esempio, suggerendo la modifica di un itinerario in una regione dove è prevista una forte probabilità di scioperi o congestionamento aeroportuale. Con l’IA il travel risk management diventa quindi proattivo e strategico, non più limitato alla gestione dell’emergenza ma orientato alla prevenzione. Per le aziende, questo significa ridurre costi indiretti, proteggere la produttività e rafforzare la resilienza operativa.

L’adozione di strumenti di monitoraggio avanzati richiede una gestione attenta dei temi legati alla privacy e alla protezione dei dati personali. Il tracciamento deve essere limitato alle finalità di sicurezza e conforme alla normativa europea in materia di protezione dei dati. La comunicazione interna è decisiva: il dipendente deve percepire il sistema come uno strumento di tutela e non come una forma di controllo invasivo. Una governance chiara, policy trasparenti e limiti definiti nell’utilizzo dei dati sono elementi fondamentali per costruire fiducia. Quando la tecnologia è accompagnata da regole condivise e da un approccio etico, diventa un asset strategico e non un potenziale elemento di criticità.

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Photo credit: Pachon in Motion

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Quando si parla di duty of care nelle trasferte di lavoro, si pensa spesso a sicurezza, assicurazioni, coperture sanitarie o piani di emergenza. Molto più raramente il discorso parte da ciò che, invece, è il primo vero lasciapassare per la trasferta: il passaporto. Eppure, un documento non valido, in scadenza o non conforme alle regole del Paese di destinazione può bloccare un viaggio ancora prima di iniziare, con conseguenze operative, economiche e anche legali. Per le aziende che inviano dipendenti all’estero, il controllo dei documenti non è un dettaglio amministrativo, ma una componente a pieno titolo della responsabilità datoriale verso il lavoratore. Ecco allora cosa deve controllare il datore di lavoro, che sia nei panni del travel manager o del HR, rispetto al passaporto e duty of care.

Passaporto e duty of care come strumento di sicurezza del viaggiatore

Dal punto di vista normativo, il duty of care impone al datore di lavoro di adottare tutte le misure ragionevoli per tutelare la salute e la sicurezza dei propri dipendenti anche durante le trasferte. Questo principio, che affonda le sue radici nel diritto del lavoro e nella normativa sulla sicurezza, non si esaurisce nella scelta dell’hotel o del mezzo di trasporto. Un viaggio che parte con un passaporto scaduto, danneggiato o non idoneo rispetto alla destinazione espone il lavoratore a stress, respingimenti alla frontiera e situazioni di vulnerabilità che l’azienda avrebbe potuto prevenire. In questo senso, il controllo documentale non è un atto di sfiducia verso il dipendente, ma una forma di tutela reciproca. Sempre più spesso, in caso di contenziosi o verifiche, viene chiesto se l’azienda abbia messo in atto procedure preventive adeguate, e il passaporto rientra pienamente tra queste verifiche di base.

Nel business travel il passaporto non è solo un documento di identità, ma uno strumento di sicurezza. La sua validità residua, il numero di pagine disponibili, la presenza di eventuali visti e persino il suo stato fisico possono fare la differenza tra un ingresso regolare nel Paese e un fermo in aeroporto. Molti Paesi extra UE richiedono una validità residua di almeno sei mesi, altri impongono controlli stringenti su passaporti danneggiati o con dati poco leggibili. Dal punto di vista della sicurezza del viaggiatore, arrivare in una destinazione dopo essere stati respinti o trattenuti per problemi documentali significa esporsi a rischi inutili, soprattutto in contesti geopolitici complessi. Per questo motivo, le aziende più strutturate considerano oggi il passaporto come parte integrante del travel risk, al pari delle informazioni sanitarie o delle coperture assicurative.

Il collegamento con ISO 31030 e il Travel Risk Management

La norma ISO 31030 sul Travel Risk Management ha contribuito a chiarire che la gestione del rischio in trasferta non riguarda solo gli eventi eccezionali, ma anche gli aspetti apparentemente ordinari del viaggio. La documentazione di viaggio rientra a pieno titolo nella fase di preparazione del trip, quella in cui l’organizzazione deve valutare se il lavoratore è nelle condizioni di partire in sicurezza. Un passaporto non conforme è un rischio prevedibile e prevenibile, e come tale dovrebbe essere intercettato prima della partenza. ISO 31030 spinge le aziende a strutturare processi chiari, tracciabili e coerenti, in cui le responsabilità siano definite e non lasciate al caso. In questo quadro, il controllo dei documenti diventa un tassello fondamentale di una strategia di gestione del rischio più ampia, che tutela sia il dipendente sia l’azienda stessa.

Procedure consigliate per le aziende: prevenire è meglio che gestire l’emergenza

Dal punto di vista operativo, integrare il controllo del passaporto nelle procedure di viaggio non significa complicare i processi, ma renderli più robusti. Molte aziende stanno introducendo sistemi di monitoraggio delle scadenze documentali, avvisi automatici o semplici checklist pre-trasferta condivise tra HR, travel manager e dipendente. L’obiettivo non è quello di sostituirsi alla responsabilità individuale, ma di affiancarla, creando una rete di sicurezza che riduca il margine di errore. Quando il controllo avviene per tempo, si evitano richieste urgenti di rinnovo, costi extra, cancellazioni e situazioni di tensione che finiscono per ricadere su tutti gli attori coinvolti. In un contesto in cui la mobilità internazionale è sempre più regolata e digitalizzata, avere procedure chiare sul tema dei documenti non è solo una buona pratica, ma una dimostrazione concreta di attenzione verso le persone.

Parlare di passaporto e duty of care significa anche lavorare sulla cultura aziendale. Quando l’azienda dimostra di prendersi cura dei dettagli che incidono sulla sicurezza e sulla serenità della trasferta, manda un messaggio forte ai propri dipendenti: il viaggio di lavoro non è solo una prestazione, ma un’esperienza che deve svolgersi in condizioni di tutela e rispetto. Il controllo documentale, se inserito in un dialogo trasparente e collaborativo, rafforza il rapporto di fiducia tra azienda e lavoratore. E in un’epoca in cui il benessere delle persone è sempre più centrale nelle strategie HR, anche il passaporto diventa parte di un approccio responsabile e maturo al business travel.

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Da quando è stata pubblicata la norma ISO 31030 nel 2021, nel mondo del Travel Risk Management si è imposto un nuovo standard di riferimento per il modo in cui aziende, università e altre organizzazioni tutelano la sicurezza e il benessere delle persone in viaggio. Infatti questo standard definisce un minimo comune denominatore al quale aziende e organizzazioni di ogni tipo e dimensione dovrebbero attenersi per proteggere l’incolumità e il benessere delle persone sotto la loro tutela, riducendo i rischi di carattere operativo, legale e reputazionale.

Dalle valutazioni di conformità alla ISO 31030 condotte da GSA negli ultimi quattro anni, emergono evidenze chiare dell’impatto positivo della norma. Le organizzazioni più grandi stanno investendo in ruoli specifici dedicati al rischio di viaggio e alla sicurezza, figure che combinano competenze tecniche con una forte attenzione al benessere dei colleghi. Molte imprese hanno riconosciuto i limiti della gestione interna, creando partnership con fornitori specializzati come Healix per garantire assistenza medica e di sicurezza 24/7 a dipendenti e studenti in ogni destinazione. Assicurazioni e broker stanno iniziando a collegare i percorsi formativi alla riduzione del rischio, evidenziando quanto la prevenzione incida sui risultati. I professionisti del settore stanno imparando rapidamente dalle grandi crisi globali – eventi climatici estremi, conflitti, incidenti cyber con impatto sui viaggi – rafforzando la capacità di risposta.

International SOS Foundation, organizzazione indipendente che mira a migliorare la sicurezza, la salute e il benessere dei dipendenti all’estero, e lo studio legale internazionale Gianni & Origoni poco più di un anno fa aveva pubblicato il Libro Bianco “Duty of Care“: il modello in materia di gestione dei rischi di viaggio”. Questo documento analizzava lo standard ISO 31030 e la normativa italiana in ambito di Duty of Care, offrendo supporto alle aziende nell’implementazione di un approccio strutturato per garantire la conformità ai requisiti del Duty of Care e alla normativa italiana.

Scarica il Libro Bianco “Duty of Care”. Clicca qui

Dalla pubblicazione della ISO 31030, la consapevolezza sul travel risk è cresciuta enormemente. C’è ancora da lavorare sul coinvolgimento di tutti gli stakeholder, ma il progresso è evidente e suggerisce un forte potenziale di adozione su larga scala.

Che cosa è lo Standard ISO 31030

Il nuovo standard ISO 31030:2021 è stato creato per fornire alle organizzazioni di ogni tipo e dimensione le linee guida e le buone pratiche necessarie per gestire efficacemente i rischi legati ai viaggi di lavoro e rispettare gli obblighi legati alla duty of care. Questo standard internazionale è attualmente riconosciuto in 70 Paesi e contribuisce a ridurre l’esposizione a sanzioni legali e finanziarie, danni reputazionali e proteggere i datori di lavoro e i manager coinvolti nella gestione dei viaggi di lavoro.

La conformità a questo standard offre un vantaggio competitivo rispetto agli altri player di mercato e favorisce la tranquillità e la fiducia del personale viaggiante nei confronti dell’azienda, alimentando un ciclo virtuoso in termini di produttività e riduzione del turnover. Lo standard stabilisce nuove aspettative per la gestione del rischio di viaggio e rende necessaria una revisione e un eventuale adeguamento delle politiche esistenti. Inoltre, implica una chiara comprensione degli obiettivi e dei valori aziendali dell’organizzazione, favorendo l’adozione di nuovi modelli più adeguati alla natura e alla portata delle attuali minacce.

Lo standard ISO 31030 è nato come risposta all’aumento dei livelli di allerta nei confronti dei rischi legati ai viaggi, come emerso da una serie di studi condotti nell’ultimo quinquennio. È stato creato per colmare il gap normativo solo in parte mitigato dall’applicazione estensiva di leggi già esistenti e dall’evoluzione della giurisprudenza, quest’ultima favorita da un aumento dei casi di contenzioso nei confronti dei datori di lavoro.

L’implementazione dello standard ISO 31030:2021 rappresenta un insostituibile supporto per i datori di lavoro nella gestione delle numerose implicazioni legali in termini di gestione del rischio trasferte e costituisce una misura che consente di dimostrare che i datori di lavoro hanno adottato strumenti di tutela dei dipendenti da tale rischio, adempiendo ai loro obblighi esclusivi, personali e non delegabili.

Applicabile a tutte le organizzazioni, aziende, ONG, università, dovrebbe essere utilizzato all’interno di un sistema di gestione che integri anche altri standard che disciplinano ambiti contigui, come ISO 31000 sul Risk Management o ISO 45001 sulla salute e sicurezza nei luoghi di lavoro. La sua implementazione mira a promuovere una metodologia e una cultura finalizzate ad affrontare in modo adeguato e strutturato la gestione del rischio trasferta.

Perché è importante applicare lo standard

L’implementazione dello standard ISO 31030:2021 rappresenta un importante passo avanti nella gestione del rischio di viaggio e nella protezione dei dipendenti delle organizzazioni che si occupano di viaggi di lavoro. La conformità a questo standard non solo riduce l’esposizione a sanzioni legali e finanziarie, ma aumenta anche la produttività e la fiducia del personale viaggiante nell’azienda, creando un ciclo virtuoso per l’organizzazione. Inoltre, la ISO 31030 richiede una chiara comprensione degli obiettivi dell’organizzazione e va al cuore della sua strategia e dei suoi valori aziendali, favorendo l’adozione di nuovi modelli di gestione del rischio più adeguati alla natura e alla portata delle attuali minacce. In definitiva, l’adozione di questo standard rappresenta un investimento nella sicurezza e nella reputazione dell’organizzazione, nonché nella salute e nella sicurezza dei propri dipendenti.

Progressi dello Standard ISO 31030 dal 2021 ad oggi

Nonostante i miglioramenti, alcune criticità rimangono costanti. Le valutazioni di GSA, ad esempio, mostrano che quando il travel risk è integrato nell’area corporate security, il sistema risulta più robusto e meglio collegato ai framework di gestione del rischio. Quando invece ricade nelle funzioni travel o HR, il coordinamento è spesso meno solido. Molti professionisti del travel risk continuano a formarsi “sul campo”, senza un percorso strutturato, e alcuni riferiscono di sentirsi isolati all’interno della propria organizzazione. Allo stesso tempo, reparti chiave come HR, legale e procurement tendono a sottovalutare il loro ruolo nel travel risk management, percependolo come una responsabilità altrui.

La valutazione dei rischi legati all’alloggio rimane un punto debole: i viaggiatori scelgono spesso gli hotel basandosi sul prezzo più che sulla sicurezza, anche in aree a rischio medio. E mentre molte aziende dispongono di policy di gestione della crisi, queste non sono sempre supportate da ruoli chiari, formazione adeguata ed esercitazioni realistiche. Un’ulteriore criticità riguarda il coinvolgimento del top management. In molte organizzazioni, il travel risk appare tra le priorità solo quando si verifica un incidente – un promemoria del fatto che la duty of care deve essere applicata ogni giorno, non solo dichiarata.

Esistono però realtà che mostrano cosa succede quando leadership, competenze e comunicazione aperta lavorano insieme. In questi casi si sviluppa una cultura della partecipazione: la sicurezza viene percepita come una responsabilità collettiva, non come un adempimento burocratico. Questo approccio si traduce in risposte più rapide alle emergenze, minor numero di incidenti e viaggiatori più sicuri e preparati. È la differenza tra reagire ai problemi e anticiparli.

Guardando al futuro dello standard ISO 31030

L’ISO sta trasformando alcune parti della guida in uno standard certificabile, spostando l’attenzione da ciò che le organizzazioni dovrebbero fare a ciò che devono fare. È un’evoluzione importante verso maggiore coerenza e responsabilità. Inoltre, permetterà la certificazione non solo per le organizzazioni, ma anche per i fornitori dei servizi di cui esse si avvalgono. Le aree emergenti che con ogni probabilità plasmeranno le future integrazioni includono:

• sicurezza informatica, in particolare i rischi di social engineering
• uso dei droni, sia come minaccia sia come strumento di monitoraggio
• nuovi obblighi legali, come le normative britanniche che collegano gli obblighi anti-molestia ai viaggi di lavoro

La certificazione potrebbe essere il catalizzatore della prossima evoluzione del travel risk. La ISO 31030 sta diventando rapidamente un elemento indispensabile per i datori di lavoro che vogliono dimostrare seriamente la propria duty of care.

Possiamo quindi affermare che, a quattro anni dalla sua introduzione, la ISO 31030 ha reso il travel risk management più strutturato, visibile e misurabile. E, in un contesto globale in continuo cambiamento, ulteriori evoluzioni sono non solo inevitabili, ma necessarie. La sfida sarà mantenere i nuovi standard proporzionati, applicabili e supportati da competenze adeguate. Una buona gestione del travel risk non riguarda la burocrazia: riguarda le persone, la preparazione e la collaborazione.

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Per approfondire questo tema, abbiamo intervistato Rosa Guerra, Director Program Management – BCD Travel Italy. Ne emerge una visione chiara: la trasferta è una competenza, e richiede metodo.

Perché il viaggio di lavoro oggi merita un’attenzione così mirata?

La trasferta rappresenta un momento in cui l’azienda entra nel mondo attraverso una persona. Ogni incontro, ogni scelta sul campo, ogni relazione costruita durante il viaggio contribuisce a consolidare il posizionamento dell’impresa. Quando una persona parte, porta con sé competenze, stile, linguaggio e capacità di relazione. Tutto questo richiede una cornice che offra orientamento, sostegno e serenità. Per questo motivo molte organizzazioni stanno investendo in modelli strutturati di gestione del viaggio.

In questo quadro entra in gioco il concetto di Duty of Care. Come lo definirebbe?

Il Duty of Care è un impegno dell’azienda verso la sicurezza e il benessere dei propri collaboratori in ogni situazione di lavoro, comprese le trasferte. Ha base etica, culturale e strategica.

• Etica, perché la persona ha sempre centralità.
• Culturale, perché la protezione racconta la filosofia dell’organizzazione.
• Strategica, perché la continuità operativa dipende dalla presenza serena e lucida di chi viaggia.

Questo principio guida l’intero modello di gestione del viaggio.

Questo ci porta direttamente al Travel Risk Management. Come si struttura?

Il Travel Risk Management è un sistema organico composto da processi coordinati. Possiamo descriverlo attraverso quattro assi fondamentali.

1. Il primo riguarda la valutazione del contesto prima della partenza: analisi della destinazione, dei trasporti, delle infrastrutture, del clima sociale e culturale.
2. Il secondo riguarda la preparazione della persona che parte: conoscenze pratiche, strumenti utili, formazione sulla gestione delle situazioni.
3. Il terzo riguarda la capacità dell’azienda di mantenere collegamento costante durante il viaggio: comunicazione sempre raggiungibile e presenza.
4. Il quarto riguarda il supporto attivabile rapidamente quando serve: assistenza medica, logistica, organizzativa.

Quando questi quattro assi dialogano, la trasferta si sviluppa con ordine.

Spesso in BCD Travel emerge una definizione precisa: il viaggiatore come asset strategico.

Sì, corretto. La persona in viaggio porta con sé molto più di un incarico. Porta competenze, stile, sensibilità culturale, capacità di relazione, capacità di osservare e interpretare ciò che accade. Nel modo in cui si presenta, nel tono della voce, nella cura della comunicazione, prende forma la reputazione dell’azienda. Il viaggiatore è quindi ambasciatore della cultura organizzativa.

La preparazione, in questo senso, è un investimento sulla qualità della presenza aziendale nel mondo.

Questo si lega alla responsabilità condivisa tra organizzazione, viaggiatore e sistema di supporto.

Esattamente. La trasferta funziona quando esiste un’alleanza armonica.

• L’azienda crea la cornice: procedure, strumenti, partner, riferimenti.
• La persona interpreta la trasferta con consapevolezza, attenzione, eleganza comportamentale.
• Il sistema di supporto resta disponibile, raggiungibile, attivo.

Quando questi tre elementi avanzano in sincronia, il viaggio assume forma stabile e chiara.

Passiamo agli aspetti pratici. Le checklist che avete elaborato sono molto ricche e dettagliate. Ma a leggerle attentamente emerge soprattutto un approccio mentale.

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Infatti. La checklist non è un elenco di divieti o avvertimenti. È un metodo.
Prima della partenza, favorisce autonomia attraverso preparazione documentale, gestione intelligente dei dispositivi e conoscenza culturale della destinazione.
Durante il viaggio, guida scelte equilibrate negli aeroporti, negli hotel, negli spostamenti urbani.
Nella quotidianità in città, suggerisce eleganza comportamentale, discrezione, osservazione attenta del contesto.
La checklist, quindi, non impone ma sostiene e soprattutto permette di conservare lucidità, in particolar modo nei momenti in cui la fatica può affiorare.

Partiamo dalla preparazione prima della partenza. Cosa riguarda questa fase?

Preparare significa creare autonomia.
Documenti organizzati in formato digitale sicuro e in formato cartaceo facilmente accessibile.
Farmaci essenziali nel bagaglio personale, con confezioni identificabili e prescrizione.
Dispositivi snelli, con dati ridotti all’essenziale, per viaggi in contesti sensibili anche dispositivi dedicati unicamente alla trasferta.
Conoscenza della destinazione: aree consigliate, usi locali, mezzi più affidabili, dotazioni utili come adattatori elettrici e torcia compatta.
Si crea una base ordinata da cui muoversi.

Invece, in Aeroporto e volo quali accortezze bisogna tenere presente?

Il bagaglio a mano custodisce elementi essenziali.
In aeroporto, conversazioni discrete e attenzione alle connessioni digitali; preferenza per rete dati personale o VPN.
Durante il volo idratazione, movimento leggero, cura della postura.
Per la ricarica dei dispositivi, maggiore affidabilità tramite caricatore personale o power bank.
Il volo rappresenta un momento ideale per predisporre la mente all’arrivo.

Negli Hotel invece cosa è utile osservare e come impostare la permanenza?

Scegliere strutture con reception attiva e accessi controllati.
Al check-in, preferenza per piani intermedi.
In stanza, verifica di chiusure e vie di uscita.
Documenti e valori in un punto custodito.
Quando si esce, atmosfera che suggerisce presenza.
L’hotel diventa luogo di equilibrio e pianificazione.

Durante la permanenza, ad esempio in città, cosa suggerisce la check list per mantenere attenzione attiva?

Movimento consapevole.
Spostamenti con servizi referenziati, verifica delle identità e dei tragitti.
Oggetti personali vicino al corpo.
Abbigliamento sobrio.
Scelte alimentari basate su cottura e provenienza controllata.
Strade percorse con passo attento e orientamento preciso.
La trasferta acquisisce così un ritmo regolare.

E il rientro? Spesso questa fase sembra trascurata, ma forse può restituirci qualcosa di importante nella analisi.

Il rientro è fondamentale. La persona porta con sé esperienza reale: ciò che ha funzionato, ciò che può migliorare, ciò che può essere affinato.
Ascoltarla significa creare memoria operativa.
Quando la conoscenza del viaggio rientra in azienda e diventa patrimonio comune, il sistema cresce. La trasferta successiva sarà più fluida, più consapevole, più efficace.
È un ciclo virtuoso che alimenta maturità organizzativa.

Vorrei chiudere l’intervista con una prospettiva più ampia. Preparazione, attenzione culturale, consapevolezza situazionale: tutto questo può trasformare la trasferta anche sul piano umano?

Assolutamente. Viaggiare con metodo e consapevolezza amplia lo sguardo. Favorisce ascolto, rispetto delle differenze, capacità di interpretare linguaggi non verbali, sensibilità verso contesti nuovi.
Il Travel Risk Management non ha l’obiettivo di creare prudenza rigida, ma presenza mentale.
Da questa presenza nasce crescita: professionale e personale.

Tutti questi aspetti possono anche trasformare l’esperienza del viaggio in un’occasione di crescita?

Certamente. Quando si viaggia con consapevolezza, si sviluppa uno sguardo più ampio. Si imparano linguaggi culturali, sensibilità sociali, modi diversi di intendere il tempo, l’incontro, la relazione.

Il Travel Risk Management è proprio un abilitatore perché offre equilibrio, serenità, presenza mentale.

E da questa presenza emerge crescita personale, professionale e umana.

Grazie. Direi che questo dà un senso forte a tutto ciò che abbiamo discusso: la checklist come metodo, la preparazione come competenza, il viaggio come occasione di maturità.

Esattamente. Viaggiare con cura significa avere padronanza del mondo mentre ci si muove al suo interno.

Per scaricare la check list cliccare qui

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Dopo quasi vent’anni, il famigerato limite dei 100 ml per flacone dei liquidi bagaglio a mano sembra finalmente avviato verso il tramonto. Grazie ai nuovi scanner EDS di ultima generazione, installati progressivamente negli aeroporti europei, sarà possibile trasportare liquidi, gel e aerosol in cabina fino a 2 litri per contenitore. Una notizia che semplifica la vita di milioni di passeggeri, soprattutto di chi vola per lavoro e deve viaggiare leggero.
Ma attenzione: la novità non è valida ovunque. Alcuni scali hanno già aggiornato le procedure, altri no. Questo crea un quadro frammentato che, per i business travellers, significa una sola cosa: serve pianificare ogni dettaglio per evitare costi extra, ritardi e brutte sorprese ai controlli aerei. 

Perché è cambiata la regola dei 100 ml sui liquidi in aereo

La restrizione sui liquidi era stata introdotta nel 2006, in seguito all’allerta globale successiva agli attentati dell’11 settembre. L’obiettivo era impedire che esplosivi liquidi potessero essere portati a bordo nascosti in flaconi apparentemente innocui.
Oggi però la tecnologia è cambiata: i nuovi scanner EDS di standard C3 usano tomografia computerizzata e creano immagini 3D del contenuto dei bagagli a mano, consentendo di individuare materiali pericolosi con un’altissima precisione. Grazie a queste apparecchiature è possibile lasciare liquidi e dispositivi elettronici all’interno del bagaglio, senza estrarli o infilarli in bustine trasparenti. La decisione di introdurre questa tecnologia è arrivata dall’ECAC (Conferenza Europea dell’Aviazione Civile) con il via libera della Commissione Europea, che punta a uniformare le regole entro pochi anni.

liquidi da portare in aereo: gli aeroporti dove non c’è più il limite

Al momento i nuovi apparecchi di controllo non sono ovunque. In Italia, la nuova procedura è già operativa in questi aeroporti:

• Milano Malpensa (solo Terminal 1)
• Milano Linate
• Roma Fiumicino Terminal 1 (esclusi i voli verso USA e Israele)
• Bergamo Orio al Serio
• Bologna
• Catania
• Torino (solo corsie Fast Track)

Ma anche a livello europeo la situazione è ancora a macchia di leopardo. Nel continente, gli aeroporti dotati dei nuovi scanner sono:

• Londra City Airport e Belfast City nel Regno Unito
• Amsterdam Schiphol nei Paesi Bassi
• Madrid Barajas e Barcellona El Prat in Spagna
• Helsinki Vantaa in Finlandia
• Copenaghen in Danimarca
• Zurigo in Svizzera

Ma attenzione: non tutti gli scali con scanner attivi hanno aggiornato le regole. Alcuni aeroporti europei, pur dotati di tecnologia C3, continuano a mantenere il limite dei 100 ml per scelta interna o per lentezza burocratica. Quindi, prima di partire, è opportuno accertarsi delle procedure di controllo negli scali d’interesse.

la confusione su quanti ml si possono portare in aereo

La vera criticità è dovuta proprio al fatto che le nuove regole non sono uguali dappertutto. Alcuni Paesi europei hanno adottato gli scanner, altri no. E anche dove gli scanner ci sono, non sempre le regole sono state aggiornate. Il risultato è che un viaggiatore potrebbe partire da Milano con una bottiglia d’acqua da 500 ml senza problemi, ma ritrovarsi a doverla buttare al ritorno se lo scalo di arrivo applica ancora il vecchio limite.
Assoutenti ha lanciato l’allarme: questa confusione rischia di creare code chilometriche ai controlli, tensioni con il personale e soprattutto costi extra. Chi arriva con bagagli pieni di flaconi oltre i 100 ml negli aeroporti “vecchio sistema” potrebbe essere costretto a imbarcarli all’ultimo minuto, con supplementi che possono superare i 130 € sui voli intercontinentali. Per un business traveller che ha un’agenda serrata, perdere tempo ai controlli in aeroporto o pagare di più senza averlo previsto è un problema serio: si rischia di arrivare in ritardo a un meeting o di sforare i budget aziendali.

Regole liquidi bagaglio a mano: costi extra per ogni compagnia

Più nel dettaglio, chi scopre all’ultimo di non poter portare i liquidi oltre i 100 ml è spesso costretto a imbarcare il trolley in stiva. E i costi non sono trascurabili:

• Ryanair: da 35,99 € a 75 €
• Vueling: tra 40 € e 75 €
• WizzAir: 70 €
• EasyJet: 65 €
• ITA Airways (tariffe light): da 60 € in Italia a fino a 130 € per voli verso USA, Brasile, Giappone e Thailandia.

Per un business traveller che ha un’agenda serrata, perdere tempo ai controlli o pagare di più senza averlo previsto è un problema serio: si rischia di arrivare in ritardo a un meeting o di sforare i budget aziendali.

Novità per dispositivi elettronici in aereo

Un altro vantaggio per chi vola per lavoro riguarda i dispositivi elettronici. Nei terminal dove sono attivi gli scanner C3, non sarà più necessario estrarre laptop, tablet, power bank e smartphone dal bagaglio.
Una semplificazione enorme per i business travellers: niente più code interminabili mentre si cerca di sfilare computer, giacche e documenti con la conference call che parte tra dieci minuti. Dove la tecnologia è già attiva, i controlli scorrono più rapidamente e l’esperienza di viaggio migliora sensibilmente.

Travel manager: aggiornare subito le policy aziendali

Per chi vola per lavoro, la gestione dei liquidi nel bagaglio a mano non è un dettaglio. Basta pensare a un classico scenario: volo di andata Milano–Madrid, riunione in sede cliente e rientro in giornata. Con il nuovo sistema, si potrebbe viaggiare senza problemi con cosmetici, integratori o persino campioni di prodotto oltre i 100 ml. Ma se il volo di ritorno parte da uno scalo senza scanner EDS, bisogna comunque tornare al vecchio limite.
Risultato: senza informazione preventiva, il rischio è perdere tempo ai controlli, dover buttare materiale o pagare supplementi. Per il viaggiatore business significa ripensare la preparazione del bagaglio e tenere sempre d’occhio le policy della compagnia e le caratteristiche dell’aeroporto.

Cosa inserire nella policy di viaggio sui liquidi consentiti in aereo

Per chi si occupa di Travel Management, questo cambiamento va gestito subito. Serve aggiornare le linee guida interne con indicazioni chiare su quali aeroporti italiani ed europei permettono già flaconi oltre i 100 ml e su dove, invece, è meglio viaggiare “in sicurezza” portando solo formati piccoli. Ma è altresì importante fare chiarezza sul caos, indicando ai dipendenti in viaggio come gestire le tratte con scali intermedi: partire da uno scalo “liberalizzato” non significa poter rientrare senza problemi.

Assoutenti suggerisce di indicare le informazioni sugli scanner già al momento dell’acquisto del biglietto, così i viaggiatori possono organizzarsi prima e le aziende evitano costi extra e reclami. Per i travel manager è un’opportunità per migliorare la comunicazione interna: una semplice newsletter o un’area intranet aggiornata può fare la differenza tra una trasferta fluida e una piena di disagi.

Scopri la nostra guida completa ai liquidi in aereo.

Photo credit: aeroporto.net

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Quando si parla di sicurezza negli spostamenti pensiamo sempre agli imprevisti più concreti che si traducono in sinistri o avarie. Ma c’è anche una dimensione più sottile e quotidiana, fatta di piccole paure che si insinuano nei viaggi di lavoro, specialmente se in trasferta è una donna. Non è raro che una manager, dopo ore di riunioni o una cena di networking, debba prendere un’auto per tornare in hotel a tarda sera e senta il peso di quel tragitto solitario. Molte raccontano di aver vissuto conversazioni invadenti con autisti, sguardi insistenti o semplicemente la sensazione di non avere il pieno controllo della situazione. Per lanciare un segnale d’ascolto attivo verso questo timore, Uber lancia le corse “solo per donne”. Cioè ha introdotto la possibilità di scegliere un’autista donna che permette alle viaggiatrici di sentirsi meno esposte, soprattutto quando si trovano in città nuove o in Paesi con culture diverse, dove l’impatto della solitudine femminile nello spazio pubblico può essere ancora più forte. È un piccolo ma importante passo che parte dall’ascolto delle esigenze reali delle persone.

Corse di Uber per donne sono una sicurezza personale e per dati sensibili aziendali 

Chi lavora fuori sede lo sa bene: le giornate in trasferta non finiscono mai quando cala il sole. Può capitare di atterrare con un volo serale e dover raggiungere l’hotel dall’aeroporto, oppure di lasciare la sede di un cliente dopo un meeting interminabile e rientrare in albergo attraversando quartieri sconosciuti. In questi momenti la vulnerabilità si amplifica, soprattutto se si è sole, stanche e con documenti o dispositivi aziendali da custodire. Pensiamo a una consulente che, dopo aver presentato un progetto importante, si ritrova a mezzanotte a cercare un’auto in un parcheggio buio: con questa nuova opzione può selezionare una conducente donna e affrontare quel tragitto con maggiore serenità.Per chi si sposta spesso per lavoro, non è una questione di comfort, ma di sicurezza e concentrazione: sentirsi tutelate significa potersi dedicare alla propria missione professionale senza l’ansia costante di dover controllare ogni dettaglio del contesto intorno.

Un passo avanti per le aziende attente alle proprie dipendenti

Non si tratta solo di un beneficio individuale. Le aziende che hanno una forte componente di business travel devono pensare a questa novità come a uno strumento in più per la protezione delle proprie collaboratrici. Un’impresa che adotta policy di viaggio inclusive, prevedendo la possibilità di prenotare corse Uber con autiste donne, lancia un messaggio chiaro: “la tua sicurezza è importante per noi, tanto quanto il buon esito della trasferta”. E non è un valore di facciata: ridurre i fattori di rischio durante gli spostamenti significa anche migliorare la produttività e il benessere complessivo della persona. Una dipendente che non deve preoccuparsi di come tornerà in hotel dopo una cena di lavoro, può vivere la trasferta con più concentrazione e meno stress. Le aziende che hanno già introdotto servizi di sicurezza personalizzati per i viaggiatori d’affari – come assicurazioni mediche dedicate o piattaforme di localizzazione in tempo reale – possono ora integrare questa nuova funzione come ulteriore livello di tutela.

Un passo avanti per le aziende attente alle proprie dipendenti

Non si tratta solo di un beneficio individuale. Le aziende che hanno una forte componente di business travel devono pensare a questa novità come a uno strumento in più per la protezione delle proprie collaboratrici. Un’impresa che adotta policy di viaggio inclusive, prevedendo la possibilità di prenotare corse Uber con autiste donne, lancia un messaggio chiaro: “la tua sicurezza è importante per noi, tanto quanto il buon esito della trasferta”. E non è un valore di facciata: ridurre i fattori di rischio durante gli spostamenti significa anche migliorare la produttività e il benessere complessivo della persona. Una dipendente che non deve preoccuparsi di come tornerà in hotel dopo una cena di lavoro, può vivere la trasferta con più concentrazione e meno stress. Le aziende che hanno già introdotto servizi di sicurezza personalizzati per i viaggiatori d’affari – come assicurazioni mediche dedicate o piattaforme di localizzazione in tempo reale – possono ora integrare questa nuova funzione come ulteriore livello di tutela.

Non solo comfort ma fiducia, nonostante qualche polemica

Molte donne d’affari che viaggiano da sole raccontano esperienze in cui hanno dovuto mettere in atto vere e proprie strategie di difesa psicologica. Fingere di telefonare con tono deciso, evitare di rispondere a domande personali, sedersi dietro il conducente per avere sempre la porta a portata di mano: piccoli gesti che raccontano un disagio diffuso. Con la nuova opzione di Uber, questa tensione può diminuire sensibilmente. La possibilità di scegliere un’autista donna significa riconquistare un senso di fiducia nell’esperienza di viaggio, liberarsi dall’obbligo di essere costantemente in allerta e vivere con più naturalezza anche gli spostamenti più banali. Non è solo un servizio aggiuntivo, ma un cambio di prospettiva: la trasferta non è più vista come una sequenza di ostacoli da superare, ma come un’esperienza in cui la professionalità e la serenità della viaggiatrice vengono messe al centro. In altre parole, si passa da una logica di sopravvivenza a una logica di fiducia e qualità.

Come spesso accade per le novità che toccano temi delicati, anche questa iniziativa non è priva di discussioni. Alcuni parlano di rischio di discriminazione, altri temono che l’iniziativa possa creare una divisione artificiale tra autisti. Tuttavia, il senso della scelta non è escludere, ma offrire una risposta concreta a un bisogno di sicurezza che non può essere ignorato. Per molte donne viaggiare di notte non è mai stata un’esperienza neutra, ma sempre un terreno di potenziali pericoli. Se un servizio riesce a trasformare questa percezione, vuol dire che ha centrato un obiettivo importante.

Come attivare la funzione “woman rider preference” dall’app di Uber

La novità non è complicata da usare, ed è proprio qui che sta la sua forza. Una volta aperta l’app, basta accedere al proprio profilo e andare nella sezione dedicata alle preferenze di viaggio. Qui compare l’opzione “woman rider preference”, che può essere selezionata come impostazione permanente o attivata solo per singole corse, a seconda delle esigenze. Questo significa che una consulente in trasferta a Milano potrà mantenere il servizio attivo per tutta la settimana di meeting, mentre una manager che viaggia raramente potrà attivarlo soltanto per la corsa notturna dall’aeroporto. Il processo è intuitivo e veloce: pochi tocchi sullo smartphone e si ottiene la tranquillità di sapere che dall’altra parte ci sarà una professionista donna a condurre l’auto. È un dettaglio tecnologico semplice, ma con un impatto molto forte sul vissuto delle viaggiatrici, che possono così organizzare gli spostamenti in autonomia e senza esitazioni.

Photo credit: freestocks.org

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