“Paradossale dover dimostrare l’imprescindibile valenza di un ruolo.

Gli effetti di una guida esperta e competente nel travel management sono palesi per i più, li si riscontra nel benessere e nella soddisfazione di chi viaggia per l’azienda, li si legge dai risultati economici e persino dall’impatto che le policy hanno sull’ambiente.
Le capacità del travel manager spaziano tra i più diversi ambiti e l’azienda tutta può trarre incredibili giovamenti dalla sua attiva partecipazione a progetti e a tavoli di discussione, in un’ottica interdipartimentale.
Il travel manager è risorsa ineludibile, in momenti di crisi come di crescita e sviluppo. E se ancora c’è chi non sa come quantificare tale valore sono stati configurati modelli in grado di calcolarne il ROI”.

È da questa premessa che il discorso di apertura del Milan Education Forum di ACTE Global – che si è tenuto ieri a Milano – ha preso forma nelle parole di Graziella Pica, Business Travel Consultant & Researcher, Travel for business. Noi di Travel for business siamo stati media partner di questa importante iniziativa.

Pica ha da subito acceso i riflettori sul tema centrale delle conversazioni che si sono animate durante tutta la giornata, e un po’ come un tecnico delle luci ha fatto subito chiarezza su alcuni punti fondamentali che caratterizzano oggi il ruolo del Travel Manager, come Manager e non come un arranger o un coordinator.

Eppure, sembra che la letteratura, almeno in Italia, non abbia ancora fatto così chiarezza sulla qualificazione di questo importante ruolo.

Pica ha letto le definizioni che Wikipedia dà di Turismo d’Affari e Travel Management:

“Quella sul Turismo d’Affari è vaga ma possiamo accontentarci” ha asserito, aggiungendo che per Turismo d’Affari Wikipedia intende quella particolare forma di turismo che si riferisce a viaggi di tipo professionale.  Ma che si perde un po’ successivamente, quando parla delle categorie che ne fanno parte, ed include il MICE e quindi le prenotazioni dei servizi correlati, sino a quello delle traduzioni.

Sembra che vada meglio con il secondo in quanto con i termini Travel Management o Business Travel Management “si intende non solo la prenotazione e l’organizzazione di viaggi d’affari, ma anche l’intera gestione del processo di prenotazione e fatturazione dei viaggi. A ciò si aggiunge: l’acquisto strategico di servizi di viaggio, prenotazioni di hotel e vetture a noleggio, la fatturazione completa delle spese di viaggio e il controlling delle spese di viaggio; la gestione del parco veicoli e la gestione e il controllo del giornale di bordo (misterioso oggetto in questo contesto!); consulenza su qualsiasi tipo di problematiche legate al settore del business travel management, la creazione e il controllo delle direttive di viaggio interne all’azienda;  e anche qui include il MICE – Meeting, Incentive, Congress e Events”.

Travel Manager, un guscio ancora vuoto?

“Per tanto tempo il nome Travel Manager è stato un guscio che andava riempito secondo convenienza”, ha commentato, e però non ha mancato di ringraziare anche tutti coloro che ci hanno creduto e che ci credono, che hanno perseverato e perseverano affinché un ruolo così essenziale nelle organizzazioni aziendali sia invece percepito in toto come la risorsa ineludibile che in effetti rappresenta.

“Un cammino faticoso e lento ma progredente, nel corso del quale la vera chiave di volta è stata ed è l’educazione, declinata in formazione e aggiornamento costante, networking e condivisione. Il sapere ci dà consapevolezza e tale consapevolezza ci mette nella favorevole posizione di interloquire a testa alta e a ragion veduta”.

Cosa possiamo fare per affermare il ruolo di Travel Manager?

“Aiutandoci con un assessment procediamo a valutare oggettivamente la nostra posizione in azienda per comprendere se siamo effettivamente la risorsa che dovremmo e vorremmo essere.

Se ci occorre supporto in questo compito abbiamo tante leve da poter usare, dalle preziose associazioni di categoria, internazionali e nazionali, sino a consulenti specifici. 

Individuati gli ambiti su cui lavorare si può costruire il proprio percorso che non può in ogni caso mai prescindere dal networking e dalla formazione.

L’evoluzione del business travel è stata continua nei decenni. Il balzo in avanti degli ultimi anni ci ha fornito nuovi strumenti ed opportunità ma ci anche messo di fronte a nuove esigenze”

Il Travel e i Viaggiatori sono cambiati

L’approccio al viaggio e lo stesso viaggiatore sono cambiati. Internet spinge a saltare gli intermediari, semplifica l’accesso alle informazioni e amplifica i desideri di scoperta e ricerca di soluzioni alternative di mobilità, nonché di ospitalità e di condivisione degli spazi lavoro.

Tutto è più veloce, anche le aspettative. “È impensabile che ci sia un’interruzione del servizio. I controlli devono esservi in ogni fase della trasferta e si passa a livelli di sofisticazione e personalizzazione del viaggio che diventa esperienza. E si introducono nuovi parametri nella gestione: risparmio ed efficacia sì ma anche valore e soddisfazione, empatia ed ascolto, benessere e sicurezza.”

Il Travel Manager si trova a dover interloquire con una trasversalità generazionale: Z, Y, X, Boomers, Millennials… Non è solo questione di età anagrafica, è la mentalità che è cambiata e bisogna farci i conti.

Il viaggio non è più mero costo, si arricchisce di altri elementi, di scelte basate su principi di benessere e sostenibilità, qualità ed iperconnessione.

Riconoscere e comprendere le varie esigenze, inglobandole nella cultura e negli obiettivi dell’azienda è un’altra sfida da affrontare. Così come la valutazione delle reazioni allo stress dei nostri viaggiatori il cui livello potrebbe pregiudicarne la sicurezza in viaggio.

Il Travel e il bisogno di essere sempre connessi

“Torniamo al bisogno di essere sempre connessi. Succede anche a noi: leggerei il terrore negli occhi miei e vostri al pensiero di non poter utilizzare il PC o altro device in viaggio e che non ci sia internet. La perdita della connessione ci rende vulnerabili ma quanto invece la troppa connessione (pensiamo ai social) può causare danni se non regolamentata. Se non chiarite ai viaggiatori le conseguenze di un’esposizione poco attenta nei contenuti o troppo palese nella localizzazione dei propri spostamenti” ha precisato Graziella.

La sicurezza in viaggio passa anche dalla preparazione e conoscenza degli usi e costumi locali che va ad innestarsi su una corretta e preventiva informazione dei rischi e che deve includere un vademecum di soluzioni anche operative. Non si intende una mail prima del viaggio ma di formazione ed aggiornamento preventivi.

Travel Manager e interdipartimentalità

Altro punto interessante toccato durante l’intervento è stato quello dell’interdipartimentalità della funzione del travel manager.

Se tale ruolo non è parte integrante dell’azienda, informato, ad esempio delle strategie di ritiro da uno specifico mercato, o di sviluppo ed espansione in altri, ne sono colpite le sue prerogative, ma non solo relativamente ad un’efficace negoziazione (dalle tratte aeree all’ospitalità).

Entriamo infatti in ambiti di Duty of Care e Risk Management che presuppongono preparazione e conoscenza, a sua volta condivisa con i viaggiatori, e quindi l’integrazione con le altre funzioni aziendali per governare le trasferte secondo criteri di sicurezza. Consolidamento delle informazioni, valutazione delle aree di rischio e processo, inclusi gli aspetti assicurativi, le modalità di prenotazione.

Graziella Pica ha citato alcune aree a rischio che un Travel Manager dovrebbe valutare: “i mezzi e le modalità di trasporto, l’area geografica di destinazione e il suo stato geo-politico e di sicurezza, la situazione generale del dipendente. Prima del viaggio, durante e dopo”.

Le competenze di un Travel Manager e il T-ROI per valutare i benefici

Un Travel Manager deve essere dotato di competenze trasversali: comunicazione, gestione di processi integrati, di acquisto, di aspetti finanziari, legali, amministrativi, di tool digitali. E integrarsi anche con la mobilità, per servizi alternativi e logistica, per una figura professionale sempre più completa. Non tralasciando di essere anche creativi e dotati di intelligenza emotiva.

“Non basta?” Provoca buonariamente così la platea dei Travel Manager presenti all’evento. “Esistono modelli di analisi del Ritorno dell’investimento per i viaggi d’affari estremamente efficaci” E nel dire questo cita una precisa affermazione dell’ebook “Business Travel Magement, quale futuro per i viaggi d’affari” scritto da Rosemarie Caglia – consulente e formatore professionista in ambito di business travel management.

“Richiedono comprensione delle differenti metriche, valutazioni su efficacia, efficienza e sull’impatto che le trasferte di lavoro producono all’interno di un’organizzazione”.

“Non c’è nulla di più oggettivo dei numeri per dimostrare una tesi” ha in conclusione affermato Pica “Tuttavia, non sempre il viaggio produce risultati nell’immediato. L’interazione con i reparti coinvolti consente di mettere in piedi sistemi di misurazione successivi nel tempo. E di creare un circolo virtuoso che comprenda e faccia comprendere i vantaggi indiretti per l’azienda stessa che passano per la soddisfazione del dipendente e tiene conto del suo benessere e della sua motivazione”.