Come affrontare il colloquio di lavoro per la posizione di Travel Manager

Le ricerche per la posizione di Travel e Mobility Manager stanno crescendo. Ne avevo parlato qualche mese fa nell’articolo AAA Cercasi Travel Manager dove raccontavo con soddisfazione che non solo le aziende multinazionali ricercavano profili di manager gestori delle trasferte aziendali, ma sempre più anche quelle italiane di medio-grandi dimensioni.

Un segnale importante per il nostro Paese, che da anni valutava (o attingeva per questioni di comodità) risorse per questa posizione solo dall’interno della organizzazione e oggi, invece, è più propenso a cercare nuove professionalità anche all’esterno.

In questo articolo non voglio parlarvi delle solite “tattiche” o modelli di presentazione che si dovrebbero tenere in considerazione quando si affronta un colloquio di lavoro. La rete è piena di queste informazioni.

Certo, un buon curriculum vitae è fondamentale. Meglio se personalizzato per le attività-competenze specifiche per le quali andrete a candidarvi. Aggiungo anche che un buon layout nella presentazione può risultare efficace. Uno strumento gratuito come Canva può aiutare in questo senso.

Miei amici “cacciatori di testa” mi dicono spesso di ricevere pagine e pagine di informazioni troppo dettagliate che fanno perdere l’attenzione a chi legge. Un curriculum vitae sintetico di massimo due pagine è sicuramente più efficace. I propri dati e le proprie esperienze, uniti alle competenze, le cosiddette hard e soft skills,  ovvero le competenze professionali e personali, oltre che i i successi ottenuti, saranno estremamente utili per comprendere le aspettative e valutare il potenziale candidato.

Ma vediamo più in dettaglio in cosa consiste la ricerca per Travel e Mobility Manager.

In questo articolo capiremo meglio come prepararsi al colloquio in 5 step.

1 – Capire cosa cerca l’azienda

La prima cosa da fare è comprendere il livello di maturità dell’azienda nella selezione della figura di Travel Mobility Manager. Non è un passaggio banale! Spesso le aziende pensano di selezionare un “bigliettaio” in azienda e non un vero e proprio manager della mobilità aziendale. Se è vero che la ricerca di questa professionalità sta crescendo, non è altrettanto vero che le aziende abbiano chiaro che cosa fa esattamente un Travel e Mobility manager. Il rischio, se non si provvede in modo adeguato alla fase di indagine, è che vi possiate trovare ad affrontare un colloquio con qualcuno che pensa solo di farvi fare un’attività di carattere operativa e non manageriale.

Sappiamo bene che un Travel Mobility Manager è una risorsa che può offrire un grande valore aggiunto all’organizzazione, non solo in tema di gestione dei viaggi, ma anche di benefici e ritorno dell’investimento di una trasferta. Il Travel Manager facilita il raggiungimento degli obiettivi aziendali e lo fa anche attraverso processi motivazionali, di comunicazione, di strategia, di duty of care e benessere per chi si muove per lavoro.

Sempre nella fase d’indagine cercate di capire dove è posizionata l’azienda: in Italia e all’estero? I Paesi dove opera, dove intrattiene le sue relazioni commerciali e quali sono i trend del suo fatturato e la sua brand reputation, da quanto tempo opera sul mercato, quali sono i servizi o soluzioni che propone e qual è la mission dell’azienda.

Sono tutte informazioni che trovate tranquillamente in rete. Basta fare un po’ di ricerca sul sito dell’azienda ma anche nella sezione News di Google, ad esempio, per leggere qualche articolo o comunicato stampa.  Un’nalisi anche su LinkedIn non guasta. Cercate i manager di questa azienda, valutate che cosa dicono della loro organizzazione, in quali gruppi operano, qual è il loro “sentiment”.

Non vi sto dicendo certo di fare gli investigatori privati; come detto molte informazioni sono disponibili in rete e in modo pubblico; un’indagine preliminare vi permetterà di essere meglio preparati a un colloquio e affrontare con serenità il vostro selezionatore.

2 – Conoscere l’azienda

Come in ogni processo di vendita, c’è sempre qualcuno che compra e qualcuno che offre. Penso che dinamiche simili possano essere applicate anche nella ricerca di un nuovo posto di lavoro. Se non avete particolare urgenza di trovare una nuova occupazione, meglio dedicarsi prima a comprendere quali sono i buoni motivi per cui dovreste andare a lavorare in una determinata azienda.

Chi “compra” o meglio chi sta selezionando un nuovo candidato si aspetterà di capire il vostro livello di motivazione di “vendere” o meglio di farvi assumere. Aspettatevi quindi la classica domanda “perché dovremmo scegliere lei?” Ma se non ve lo siete chiesti prima voi, sarete impreparati nella risposta.

Ecco perché la fase preliminare è importante. Perché avrete compreso quali sono i valori che possono legarvi a quella organizzazione, quali possono essere le vostre aspettative o più semplicemente quale potrà essere il valore aggiunto per voi e per l’organizzazione.

L’analisi della Job Descripion, se sarà disponibile (ed è stata fatta in linea con la vera professionalità del travel mobility manager) vi sarà di grande utilità.

3 – Prepararsi al colloquio

Nei classici colloqui di lavoro vengono poste al candidato le solite domande: “Quali sono i tuoi punti di forza?”, “Quali sono le tue debolezze?,  “Quali sono i tuoi obiettivi a medio e lungo termine?”, “Se sei bravo a lavorare in team” e così via.

Uffa che barba, direi io! Le domande sembrano fatte per cliché, dove si pensa di poter inserire il candidato in categorie ben precise e spesso standard.
Non vorrei attirarmi le antipatie degli headhunter o dei selezionatori – a ognuno il suo mestiere –, ma se vi dovesse capitare di trovarvi di fronte un cliché di questo tipo, darei subito un segnale forte che il Travel e  Mobility Manager è un manager con qualità decisionali, abile nelle relazioni con i diversi reparti aziendali e interni,  nella leadership,  che è una persona dinamica perché deve stare al passo costante con una industria che cambia molto di frequente, oltre ad essere capace di elaborare strategie, pianificare azioni anche in situazioni di emergenza e controllare i risultati.

Se questo viene compreso, potrete indicare serenamente le vostre skill personali e professionali e naturalmente i vostri obiettivi, che dovranno necessariamente coincidere anche con gli obiettivi dell’azienda. Ma di questo ne parliamo nel paragrafo successivo.

4 – Parlare di obiettivi: cosa dire e come comportarsi

Quando mi occupavo di vendita dei servizi business travel in grandi multinazionali mi capitava spesso che il mio potenziale cliente si sentisse attratto dalla frase: riduzione della spesa dei viaggi d’affari.  Mi sono sempre rifiutata di utilizzarla nel mio processo di vendita. Non ho mai voluto dare l’impressione al mio cliente che avrei avuto la “bacchetta magica” che permettesse loro di viaggiare come volevano e spendere di meno. Trovavo questo tipo di fare vendita poco professionale e solo mirata alla “cattura veloce” del cliente senza un obiettivo di medio lungo termine.

Essere chiari nei propri obiettivi e di conseguenza con quelli che potrete mettere a disposizione nella futura azienda è essenziale: per voi e per il vostro interlocutore. Non si tratta solo di definire bene ruolo, livello contributivo e gli eventuali benefit, Ma della definizione della mansione che andrete a svolgere e in particolare che cosa vi viene chiesto di fare rispetto ai vostri obiettivi.

Se vi viene chiesto di ridurre la spesa dei viaggi d’affari, allora potrete far comprendere che un Travel Manager interviene non solo sui costi diretti (ormai all’osso come potenziali risparmi), ma ancor di più sui costi indiretti legati ai processi aziendali, che valgono spesso anche il 50% del totale della spesa.

Se vi viene chiesto di gestire le prenotazioni, allora potrete far leva sul fatto che voi gestite la produttività del viaggiatore che consente all’azienda di ottenere benefici ancora più rilevanti in termini di ritorno dell’investimento (T-ROI).

Se vi viene chiesto di risparmiare sui costi del travel, potrete mettere in luce come oggi il Travel Manager interviene anche sulla spesa complessiva della mobilità, in ottica di Total Travel Cost.

Se vi viene chiesto di controllare il comportamento dei viaggiatori, potete rispondere che come Manager della gestione delle trasferte aziendali il vostro compito è anche quello di assicurare sicurezza e tutela, e nel contempo attivare le garanzie che l’azienda applichi tutte le norme oggi indispensabili in tema di duty of care. Non bastano più solo le “assicurazioni per i viaggi”. C’è bisogno di competenze e professionalità che solo un Travel Manager o un Travel Risk Manager possono mettere in atto.

Non abbiate paura di far comprendere che il Trave Manager è una risorsa importante; osare spiegando quale potrebbe essere il vostro contributo all’interno dell’azienda, suggerendo anche miglioramenti e nuovi obiettivi, potrebbe darvi delle chance ulteriori. Sempre premesso che l’azienda non stia cercando una “segretaria efficiente” e non un travel manager. Allora in questo caso il posto non calza per voi.

Penso che i recruiter-selezionati vogliano anche capire se sarete persone con ambizioni realistiche e che assumerete l’impegno del ruolo con professionalità e determinazione.

4 – Le competenze del Travel Manager

Ma come è il “perfetto” Travel Manager? Me lo chiedono in tanti. Mi chiedono se bisogna avere esperienza nel travel, se bisogna sapere come si fanno i biglietti, se serve  qualche esperienza specifica.

Sebbene lavori da decenni nel settore del business travel management, devo ammetterlo: non ho mai prenotato dai sistemi di agenzia un biglietto aereo. Avrei avuto tante occasioni di imparare in questi anni, ma non ho mai ritenuto importante saper far i biglietti.

Essenziale per me è la capacità di analisi dei dati, l’elaborazione di report per comprendere come è posizionata la spesa rispetto agli obiettivi, target o mercato. Ci vogliono conoscenze approfondite di Excel o dei funzionamenti di sistemi di Business Intelligence che permettono la gestione manageriale del travel management.

Un Travel Manager dovrebbe conoscere le pratiche di negoziazione, per potersi relazionare in modo idoneo con i tanti attori-provider del mercato. Dovrebbe inoltre essere un buon venditore capace di sviluppare una comunicazione adeguata a un impatto positivo all’interno dell’azienda e dei viaggiatori e allo stesso tempo educare le parti interessate ai viaggi d’affari circa piani, politiche e strumenti. Dovrebbe, per natura, avere un atteggiamento positivo in ogni situazione, anche nelle emergenze, ed essere portatore di benessere e valore aggiunto per l’azienda.

Il Travel Manager dovrebbe conoscere le basi di una gestione amministrativa, le pratiche sulla gestione delle risorse umane in viaggio con i relativi aspetti fiscali, nonché le pratiche emergenti del travel welfare e smart working. E dovrebbe avere competenze in tema di sicurezza, non solo come risolutore di problemi (problem solving), ma anche per quanto concerne gli aspetti legali e assicurativi.

Un buon Travel Manager, per me, è colui che sa conciliare la gestione dei viaggi con le pratiche di mobilità sostenibile e fornire soluzioni a beneficio di tutta la comunità.

Tanta roba, direte voi! Ma non si tratta che delle skill primarie che un Travel Manager dovrebbe avere. E se non le ha, dovrebbe adoperarsi per aggiornarsi professionalmente con un’adeguata formazione.

5 –  Le soft skill del Travel Manager

A una buona preparazione professionale il Travel Manager deve aggiungere “attitudini” personali. Quali? Vediamole insieme.

Le soft skill che un Travel Manager deve avere quattro. Vediamole una a una.

Curiosità

Il mondo del travel cambia alla velocità della luce. Se non si è curiosi a sufficienza per scoprire nuove soluzioni che ogni giorno vengono immesse sul mercato si rischia dopo poco tempo di essere tagliati fuori.

Ma anche sapersi adattare a bruschi e repentini cambiamenti del mercato è una qualità che un travel manager deve possedere. Senza paura, mettere in campo le proprie abilità aiuta ad uscire dalle classiche zone di comfort e imparare costantemente dal mondo esterno.

Intuito

Proprio perché il mondo del business travel è ampio e articolato, il travel manager dovrebbe poter mettere in comune i collegamenti fra le diverse situazioni. A volte la risposta a certi problemi affiora nei momenti più inaspettati, ma derivano da una consapevolezza e intelligenza interiore.

Coraggio

Il coraggio di osare, perché si possano attivare cambiamenti in modo creativo, dinamico e straordinario. In un’era di incertezze e in una industria come quella del travel dove tutto non è mai troppo chiaro, trovare soluzioni innovative spesso aiuta a trovare soluzioni di successo. Avere il coraggio di cambiare, di trasformarsi in modo creativo penso sia uno delle skills più appropriati per un Travel Manager.

Determinazione

Si tratta della qualità di un buon manager, ancor di più di un Travel Manager il cui ruolo spesso non è sufficientemente riconosciuto o valorizzato dalla stessa azienda. Essere determinati e quindi avere uno scopo preciso della propria attività aiuta ad impegnarsi con metodo e con atteggiamento positivo. E soprattutto non abbattersi alle prime difficoltà e magari assumersi anche nuove sfide nel futuro.