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Travel management

Come misurare l’efficacia della negoziazione per l’acquisto del servizio di Business Travel

In un precedente articolo è già stato affrontato il tema della riduzione dei costi del Business Travel attraverso l’analisi del TCO, evidenziando, nel contempo, le potenzialità derivanti da una sua puntuale analisi e gestione e le difficoltà di identificazione dei componenti.

Proprio durante la valorizzazione del TCO, talvolta, il buyer individua possibili aree di saving ottenibili attraverso il cambio di processi e, sempre più frequentemente, l’adozione di strumenti informatici e soluzioni digitali.

Purtroppo, però l’introduzione di tecnologie digitali rappresenta un costo per l’azienda che, prima di decidere, vuole misurare qual è il ritorno economico dell’investimento. Per questo, il buyer che vuole promuovere, insieme al travel manager, nuove soluzioni tecnologiche per il Business Travel ha la necessità di produrre argomentazioni e dati a supporto della effettiva convenienza derivante dagli investimenti proposti.

Ottimizzare i costi e gli investimenti nel business travel

Volendo quindi fare un passo oltre l’analisi del TCO, il buyer dispone di un ulteriore strumento a supporto delle attività di ottimizzazione della spesa di Business Travel che comportino, oltre l’ottimizzazione dei costi, anche investimenti di capitale: il ROI (Return on investiment).

Il ROI è un indice tipicamente utilizzato nell’analisi di bilancio per misurare misura la redditività del capitale complessivamente investito nell’impresa, tenendo in considerazione sia il capitale portato a titolo di rischio sia quello sottoforma di debito in prestito. Le componenti, a cui si riferisce il ROI, appartengono alla gestione operativa o tipica; l’indice è uguale al rapporto il reddito operativo e il capitale investito in azienda.

L’indicatore è generalmente utilizzato per valutare, all’interno dell’azienda, la redditività degli investimenti industriali e commerciali, ma è possibile utilizzarlo anche in altri ambiti quali la spesa in Business Travel.

Nell’attuale contesto di forte ed accelerata automatizzazione e digitalizzazione dei processi del Business Travel, i fornitori spesso propongono investimenti in soluzioni tecnologiche ai buyer e ai travel manager, che quindi hanno un crescente esigenza di disporre di strumenti a supporto del processo decisionale verso l’adozione delle nuove tecnologie, misurandone l’effettivo ritorno sugli investimenti.
Il buyer che intende utilizzare l’indicatore ROI, che deve essere in grado di valutare con precisione i costi, non solo in termini monetari ma anche di effort per l’implementazione, al fine di determinare in modo esaustivo l’investimento che l’azienda deve sostenere.

Ma come calcolare il ROI nell’ambito del Business Travel?

Come per tutti gli indicatori, al fine di garantirne la rappresentatività, è importante identificare, anche per il ROI, in modo chiaro e preciso cosa, come e quando misurare, e più precisamente definire le componenti che lo determinano: capitale investito e reddito operativo.

Per quanto riguarda il capitale investito la valorizzazione è relativamente semplice, in quanto è rappresentata dal valore degli investimenti previsti in infrastrutture, tecnologie ed eventuali risorse umane necessarie per l’implementazione delle soluzioni che garantiscano un’ottimizzazione della gestione della spesa, favoriscano l’integrazione ed automatizzazione di processi di gestione dei viaggi, volte non solo al booking e alla gestione operativa ma anche al sourcing.

La valorizzazione del reddito operativo, nel calcolo del ROI, richiede sempre una grande attenzione; a maggior ragione nel Business Travel, in quanto, oltre agli aspetti di riduzione costi e tempi, facilmente misurabili, è necessario considerare la soddisfazione del cliente (duty of care,) che è un elemento difficilmente traducibile in valore economico, ma non per questo da sottovalutare o trascurare. Un business traveller insoddisfatto può assumere, durante la trasferta, comportamenti di consumo “fuori controllo” che possono generare costi non previsti e controllati, una sorta di “Maverick Buying” del Business Travel.

Per valorizzare in modo corretto il reddito operativo per il calcolo del ROI, è consigliabile considerare le fasi del processo di Business Travel (organizzazione e autorizzazione viaggio, viaggio, chiusura trasferta) ed individuare e valorizzare, per ognuna di esse, il beneficio in termini di minor costo o maggior servizio, derivante dal capitale investito nell’investimento di cui si sta valutando la redditività.

La fase pre trip per ottimizzare i servizi e la spesa del viaggio d’affari

Nella prima fase di organizzazione trasferta, maggior reddito può derivare dall’introduzione di tool che facilitino l’individuazione di migliori tariffe rispetto ai valori medi e che guidino velocemente i business travel verso la soluzione di viaggio più conveniente, riducendo i tempi necessari per l’iter autorizzativo; questi benefici sono facilmente valorizzabili come €/tempo.
Sempre nella prima fase, si possono prendere in considerazione strumenti che consentono di integrare la richiesta di trasferta, regolamentata dalla travel policy, con le esigenze personali del viaggiatore, al fine di individuare la soluzione di viaggio che sia di massima soddisfazione, per il business traveller e per l’azienda.

In questo caso valorizzare il reddito derivante dall’investimento per l’implementazione delle soluzioni non è facile; uno dei possibili indicatori del reddito operativo potrebbe essere la riduzione dei “Maverick Buying”.

La fase on trip se ben gestita ottimizza l’esperienza della mobilità aziendale

Anche la fase di viaggio presenta opportunità di generazione di reddito, grazie all’introduzione di soluzioni digitali e mobili che consentano una migliore esperienza ai business traveller, attraverso l’erogazione di servizi che facilitino la mobilità e consentano di accedere senza perdite di tempo a servizi diversi (prenotazione taxi, utilizzo carte virtuali per i pagamenti, scannerizzazione ricevute spese attraverso smarthphone etc.).

Per la valorizzazione del reddito operativo generato in questo caso, è possibile individuare, per alcuni indicatori, le varianze rispetto al periodo precedente l’introduzione dell’innovazione, a condizione che si disponga di un database storico della spesa.

La gestione della rendicontazione nella fase post trip

Infine, la fase di chiusura trasferta corrisponde spesso per il business traveller con l’oneroso compito della rendicontazione che richiede tempo per la predisposizione dei prospetti riassuntivi di spesa, la raccolta delle ricevute e l’autorizzazione finale delle spese sostenute; senza contare tutte le attività di registrazione e pagamento di carattere contabile gestite dall’Amministrazione aziendale.

Se le aziende provassero a valorizzare il tempo dedicato, dai business traveller e dagli uffici amministrativi, a queste attività, si renderebbero conto dell’importanza di introdurre strumenti di automazione più spinta del processo che, senza far perdere il controllo della spesa, lo semplificano e velocizzano.

Ottimizzare spesa e processi del servizio business travel

Dunque, per migliorare il servizio di Business Travel e ottimizzarne la spesa, nel rispetto di travel policy e soddisfazione del business travel, non sono gli strumenti a mancare, quanto piuttosto, la capacità delle aziende di valorizzare, in termini economici, i miglioramenti di processo ottenuti attraverso modifiche delle modalità di consumo e l’introduzione di nuove tecnologie, a fronte di investimenti di capitale.

Per questo è importante che il buyer, in collaborazione con il travel manager, inizi ad utilizzare, in fase di valutazione delle proposte economiche degli operatori del Business Travel, anche il ROI, per meglio evidenziare e valorizzare l’impatto economico, nel tempo, delle scelte strategiche di acquisto dei servizi di Business Travel e aiutare i “decision maker” aziendali a investire denaro per ricavarne profitto anche per questa classe merceologica.

Questo articolo è stato pubblicato sul Magazine numero 6 di Travel for business SPECIALE BUSINESS TRAVEL ROI. Se vuoi saperne  di  più SU COME ANALIZZARE E CALCOLARE IL T- ROI clicca qui

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