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Travel management

Come risparmiare tempo e danaro con un nuovo modo di gestire l’hotel procurement

“L’hotel sourcing è, nell’ambito del procurement aziendale, uno dei task in costante evoluzione, ed il 2019 non fa eccezione” ci racconta Marco D’Ilario, HRS Vice President Sourcing Solutions.

Già nel report di ACTE dello scorso anno, la ricerca mostrava come più del 10% delle aziende intervistate si stesse allontanando dalla tradizionale modalità di acquisto fatta con RFP “stagionali” per avvicinarsi ad un nuova modalità di sourcing degli hotel: il Continuos Sourcing.

Secondo HRS, il Continuos Sourcing offre un incredibile vantaggio nel controllo e monitoraggio degli acquisti alberghieri perché permette di trarre vantaggio dalla fluttuazione delle tariffe in mercati selezionati e modifica, quindi, anche la stessa strategia corporate degli acquisti hotel.

Proprio nel recente Report di HRS, questo aspetto emerge in modo molto chiaro poiché il 51% delle aziende ha dichiarato di aver modificato il proprio approccio all’hotel sourcing negli ultimi tre anni. “In aggiunta ai mutamenti di timing e di frequenza del sourcing, i programmi multinazionali stanno maggiormente facendo leva sui dati di performance globale e sul benchmarking per raggiungere migliori risultati” ha precisato D’Ilario.

Vantaggi registrati con la nuova modalità di acquistare gli hotel

I dati della Ricerca indicano che il 52% dei programmi che sperimentano il Continuous Sourcing registra sia maggiori risparmi sia maggiore flessibilità.

Ma si vuole dimostrare che i vantaggi non sono solo quelli riferiti ai costi: il report mostra che i benefici si estendono anche alla maggiore soddisfazione del viaggiatore (64%) e alla sua “migliore compliance con l’hotel programme” con un 44%

Settori merceologici a confronto per una buona strategia di hotel procurement

L’analisi evidenza che le aziende manifatturiere, che producono ed esportano in tutto il mondo -e quindi spesso impegnate in viaggi e trasferte di lavoro-, ottengono tariffe migliori tramite un sofisticato benchmarking ed una negoziazione mirata.

Sebbene il settore segua ancora delle logiche tradizionali,con acquisti di programmi alberghieri definiti su base annua, la modalità del Continuous sourcing permetterebbe loro di trarre sicuri vantaggi poiché si andrebbero a cogliere migliori condizioni (che cambiano costantemente nei vari mercati, e durante tutto l’anno) e anche a soddisfare  i requisiti di una maggiore compliance e attenzione ai temi legati alle policy aziendali incluse quelle della duty of care.

La ricerca cita che  “nel settore manifatturiero, le aziende che hanno preziosi insight all’interno delle prenotazioni
alberghiere e delle tariffe hanno certamente l’opportunità di risparmio in tutte le categorie di hotel” e i numeri sembrano parlar chiaro:

  • Sulle strutture classificate con 4 stelle, si possono ottenere condizioni  fino al 6% in meno rispetto alla media delle tariffe corporate.
  • Mentre per le strutture classificate come 5 stelle, si arriva al 14% in meno rispetto alla media delle tariffe corporate.

Dettagli delle negoziazioni alberghiere nel settore manifatturiero

La Last Room Availability (LRA) nei propri contratti alberghieri resta un elemento di grande interesse. Per le aziende manifatturiere lo studio mostra un range dal 60 all’87% di contratti che includono una clausola dedicata alla LRA.

Anche il  WiFi gratuito è un must. Più del 90% dei contratti include il WiFi gratuito. Riguardo questo settore, le aziende dovrebbero portare avanti tale richiesta in qualunque negoziazione alberghiera.

Fonte: analisi condotta da HRS su roomnights procurate a clienti del settore manifatturiero nel corso del 2018


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CEO, consulente e formatore senior con alle spalle trent’anni di esperienza maturati in prima linea in aziende top player del settore dei viaggi d’affari e della logistica internazionale. Dal 2017 direttore editoriale del Magazine Travel for business, una pubblicazione specializzata nei temi della gestione e organizzazione dei viaggi di lavoro e degli affari in viaggio. Travel for business diventa così il primo luogo, autentico e indipendente, per condividere esperienze nel business travel e mobility management in ottica di “cultura partecipativa”.

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