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Travel tips

Viaggiare comodi in trasferta senza sforare il budget: è possibile?

Le trasferte dei dipendenti sono sempre più numerose nelle aziende contemporanee. Complice la crescente apertura internazionale del mercato, infatti molti professionisti si trovano ad affrontare spostamenti frequenti e a volte di lunga durata.

Diventa quindi importante, nell’organizzazione dei viaggi professionali, considerare come coniugare le esigenze di budget con quelle legate al comfort del dipendente.

A seguire alcuni aspetti su cui è possibile intervenire.

Business Class o Economy Class?

Le scelte effettuate in fase di prenotazione sono un primo punto focale da tenere in considerazione nell’organizzazione della trasferta aziendale. L’obiettivo in genere è scegliere le tariffe più convenienti possibili per le date desiderate. Tuttavia, va tenuto in conto anche il benessere del dipendente che affronterà il viaggio: se arriva a destinazione più riposato e rilassato, ciò influirà positivamente sulle sue performance lavorative.

Quindi un suggerimento utile è valutare sempre i costi in rapporto alla qualità dei servizi offerti: la business class, anche se ha costi superiori, garantisce un comfort di viaggio che diventa strategico per i voli di lunga durata, seguiti da un incontro importante a destinazione.

Inoltre, la scelta della business class offre spesso dei benefit a livello d’impresa, con programmi aziendali di fidelizzazione che permettono di accumulare punti per ogni viaggio prenotato, ottenendo sconti e vantaggi.

Ottimizzare la prenotazione

Anche nella scelta degli orari e dell’itinerario di volo, il fattore costo non è l’unico da considerare. Se è vero che alcune fasce orarie e combinazioni di volo possono risultare particolarmente appetibili in termini di budget, occorre anche considerare che, una volta a destinazione, il trasfertista dovrà affrontare degli impegni professionali. Per cui è consigliabile offrirgli il massimo comfort, evitando per quanto possibile partenze in orari disagevoli. Per gli impegni di breve durata, è possibile risparmiare scegliendo con anticipo la tratta migliore. Per gli spostamenti prolungati, l’ideale è identificare un orario che, restando nel budget, consenta l’arrivo a destinazione con un buon margine di anticipo rispetto agli appuntamenti previsti. Se l’atterraggio del volo è previsto per un’ora troppo ravvicinata rispetto all’appuntamento, eventuali ritardi o contrattempi possono infatti comportare notevoli disagi. Allo stesso tempo, per tenere sotto controllo i costi, è utile evitare spostamenti troppo anticipati, che fanno aumentare le spese per pasti e pernottamenti.

Prevenire gli inconvenienti

In una trasferta aziendale, come in ogni viaggio, possono accadere dei contrattempi. L’azienda o il dipendente può avere necessità di annullare o modificare all’ultimo un volo già prenotato. Per gestire questi cambiamenti senza che incidano negativamente sul budget, è fondamentale valutare le condizioni di modifica e rimborso già in fase di prenotazione, poiché cambiano a seconda della classe di viaggio e del tipo di biglietto acquistato. Spesso, con una minima spesa aggiuntiva, è possibile prenotare un volo che permetta maggior flessibilità. Inoltre, possono essere stipulate polizze dedicate, per garantire al trasfertista la massima tranquillità e supporto per qualsiasi inconveniente, in qualunque parte del mondo si trovi.

Migliorare il comfort a bordo

Durante il volo, specialmente se di lunga durata, è importante che il dipendente si rilassi, fruendo di tutti i comfort a sua disposizione. L’azienda può informarsi anticipatamente sui servizi inclusi nell’opzione di viaggio scelta, così che il dipendente possa conoscerli e utilizzarli.

Le compagnie aeree offrono oggi molte possibilità di intrattenimento multimediale a bordo, con un’ampia offerta di programmi, così come un’attenzione notevole alla qualità e varietà dei pasti serviti. Menù speciali, come quello vegetariano, vegano o per specifiche intolleranze possono soddisfare ogni tipo di esigenza e sono inoltre serviti per primi: in questo modo il dipendente potrà avere subito il suo pasto e avere in seguito più tempo per rilassarsi o lavorare.
In ogni caso, crearsi una routine di viaggio, programmando il più possibile i vari momenti in cui dormire, mangiare, riposare, anche in funzione del fuso orario di destinazione, è un accorgimento utile per ridurre il jet lag e avere un’esperienza di volo più piacevole.

Ci sono molti altri accorgimenti che permettono di realizzare trasferte confortevoli senza sforare il budget, tuttavia quelli argomentati sopra possono rappresentare un buon punto di partenza per ottimizzare certi aspetti. A volte, senza spendere nulla in più e aggiungendo solo un po’ di attenzione, si può scoprire un mondo di servizi inclusi nel viaggio prenotato a cui non si pensava di avere diritto, come possibilità di upgrade a classi di volo superiori o benefit su hotel e compagnie di noleggio, migliorando notevolmente la qualità della trasferta, sia per il dipendente sia per l’azienda.


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BT Trotter
Avventuroso giro il mondo per lavoro. Sono sempre alla ricerca delle migliori soluzioni per viaggiare. Condividere esperienze è la mia passione.

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