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Gestire i viaggi delle grandi opere nel mondo. L’intervista a Federica Berto

Investimenti continui, internazionalizzazione e espansione di nuovi mercati uniti ad un’evoluzione continua. Sono questi gli ingredienti vincenti che l’Impresa Pizzarotti & C. ha messo in campo dalla fine degli anni 50, consolidando la propria presenza nel settore delle costruzioni e delle grandi opere pubbliche ed infrastrutturali, per conto di enti statali e delle più importanti società private italiane.

Uno degli esempi italiani più interessanti che, grazie a innovazione costante e ricerca di tecnologia hanno permesso all’azienda di sviluppare competenze diversificate in vari settori come infrastrutture, edilizia immobiliare, energia e prefabbricati.

Parigi, Mosca, New York, Perù, Camerun, Arabia Saudita…sono solo alcuni dei Paesi in cui il gruppo ha consolidato il proprio posizionamento, mirando anche a progetti di edilizia sociale.

ImpresaPizzarotti_Travel_for_business

Un gruppo di 2500 dipendenti, molti dei quali impegnati in lunghe trasferte o viaggi d’affari per consolidare  e far crescere nuovi mercati. Una gestione complessa , visto le dimensioni dell’azienda e le molteplici destinazioni, curata egregiamente da Federica Berto, responsabile ufficio viaggi interno di Impresa Pizzarotti & C. S.p.A.

Finalista come “miglior travel manager”  nella prima edizione del premio “IMA” di Mission, coordina a 360° tutte le attività legate alle trasferte aziendali in sinergia con l’agenzia di viaggi. Lei è l’anima di riferimento per la gestione dei contratti con i fornitori di business travel, la gestione di tutte le attività di travel aziendali e non ultimo, il controllo e monitoraggio delle spese fino all’analisi dei rimborsi e degli estratti conto.

Qual è stata la sfida più interessante che hai affrontato nell’organizzare la gestione dei viaggi della tua azienda?

Sono arrivata in azienda 7 anni e mezzo fa e la sfida più impegnativa è stata quella di far comprendere il lavoro e le attività dell’ufficio viaggi.
Un servizio, che se messo bene a disposizione al personale viaggiante, può rappresentare un valore indispensabile per la riuscita del business dell’azienda e può essere di valido supporto in tutte le fasi di trasferta.
Ho iniziato con una nuova “impostazione”: un sistema di richiesta di trasferta on line per rendere il flusso delle informazioni coerente e immediatamente gestibili.
Successivamente ho lavorato sulla Travel Policy e in particolare sulla comunicazione interna con lo scopo dimostrare che la collaborazione, dai dirigenti agli impiegati, è il modo migliore per l’ufficio viaggi di rendere un servizio efficiente a tutti e a tutte le aree aziendali, inclusa la contabilità.

Viaggiare con successo: quali sono, secondo la tua esperienza, i cinque aspetti più importanti da valutare?

1)    Cortesia: ricordarmi SEMPRE che “movimento” persone, non bancali di merce.

2)    Massima attenzione verso le disposizione aziendali.

3)    Empatia: cercare di mettermi (per quanto possibile) nei panni di chi viaggia.

4)   Chiudere la trasferta e avere tutti i relativi documenti contabili a posto; questo per evitare di dimenticare dei passaggi che possono poi essere importanti (ad esempio, se devo ricevere un rimborso, o se devo comunicare dettagli rilevanti all’Ufficio Contabilità in merito a una data trasferta).

5)   Per quanto possa suonare banale: “Mai” accettare indicazioni date a voce. Organizzando i viaggi per circa 200 persone, la comunicazione verbale rischia di cadere “nel dimenticatoio”, creando poi problemi e disagi al viaggiatore.

Secondo la tua esperienza, quali sono le esigenze più difficili da soddisfare di un viaggiatore d’affari ?

Federica_Berto_Travel_for_businessRisulta spesso “noioso” far capire che le tessere di fidelizzazione delle compagnie aeree non devono essere prese in considerazione nell’impostare una trasferta.
Si viaggia alla miglior soluzione in termini di orari e costi, non necessariamente con quella data compagnia che regala tante miglia…
Per il resto, devo dire che i colleghi prendono con serietà le disposizioni aziendali e non hanno esigenze così complesse.
L’unica nota negativa è che spesso il viaggiatore pianifica all’ultimo minuto la propria partenza: questo comporta dover lavorare in urgenza, con l’impossibilità di ottimizzare tempi e costi.

Qual è la fonte di informazioni più affidabile per organizzare un viaggio?

A mio parere la nostra TMC con la quale l’Impresa Pizzarotti collabora oramai da anni. Si è rivelata nel tempo un partner affidabile e davvero prezioso. Estremamente importanti, poi, sono i riscontri che ricevo dai colleghi di rientro da un viaggio, oppure le informazioni che mi arrivano dal personale presente sui cantieri dell’Impresa Pizzarotti: la loro esperienza durante la trasferta e di vita sul posto, sono spunti fondamentali per organizzare al meglio i viaggi.

Quanto la tecnologia è importante per organizzare una trasferta di lavoro?

E’ fondamentale. Negli anni, ho visto come procedure che prima richiedevano un notevole dispendio di tempo per essere portate a termine, ora si risolvono in pochi minuti e qualche “click”.

E quali sono gli strumenti a cui ti affidi e che consiglieresti alle altre aziende?

Rtengo che il supporto di un’ottima TMC sia di estrema importanza: lo metterei quindi al primo posto. In seconda battuta, l’utilizzo di Internet e di APP apposite che consentono di velocizzare tantissime attività.

Quanto pensi sia importante il tuo ruolo in azienda per rendere un viaggio più produttivo e nel contempo consentire all’azienda di risparmiare sui costi di trasferta?

Non mi sento di parlare tanto del “mio” ruolo in azienda, ma più in generale del ruolo di un “Ufficio Viaggi” all’interno di una realtà aziendale medio/grande. L’Ufficio Viaggi ha modo di accentrare, ottimizzare, elaborare e condividere poi le informazioni con gli altri reparti interessati, oltre ad avere un contatto diretto con l’agenzia viaggi. Lo stesso risultato non credo si possa ottenere delegando l’organizzazione delle trasferte alle segreterie dei vari reparti.

Quali sono i momenti del viaggio che ritieni essere più critici?

La richiesta di visti d’ingresso, quando viene fatta troppo sotto data (come accennavo prima, in merito alla mancanza di pianificazione): il rischio di non rispettare una data di partenza prevista diventa alto.
L’organizzazione di viaggi per ospiti esterni di rilievo, che spesso si rivelano particolarmente difficili da accontentare.

La gestione delle trasferte nei periodi di grande affluenza (esempio: spostamenti in prossimità di feste religiose, grandi eventi internazionali, ecc.).

E dove devi essere pronta ad intervenire o supportare il tuo cliente interno.

I colleghi sanno di poter contare su di me a 360° gradi nell’organizzazione della loro trasferta. Quindi, che si tratti di un cambio volo o treno, di un imprevisto, o semplicemente di un dubbio da risolvere, sono sempre disponibile.

Il tuo consiglio migliore per le trasferte?

Migliore in senso assoluto non saprei. Le indicazioni che ripeto più spesso sono:

“Andate sempre in aeroporto con largo anticipo!” (consiglio banale ma efficace, quando poi mi sento dire che c’erano chilometri di coda in tangenziale a Milano…)

“Controllate la scadenza dei vostri documenti”

E quale il peggiore?

Anche in questo caso, mi risulta difficile identificare un “consiglio peggiore”. Sicuramente, in 15 anni di attività mi è capitato di fare errori di valutazione che si sono tradotti poi in pessime indicazioni di viaggio, così come di ricevere comunicazioni “spannometriche”, che hanno comportato dispendio di tempo (e di soldi…) per rimediare all’errore di un viaggiatore.

 


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